Funkcja jest w wersji Beta. Jeśli nie widzisz jej na swoim koncie, oznacza to, że nie należysz jeszcze do grupy testowej — dostęp otrzymasz wkrótce. Chcesz przetestować ten widok przed oficjalną publikacją? Napisz do nas na hello@edrone.me.

Część kontaktów w Twojej bazie nie otworzyła żadnej wiadomości od miesięcy. Nie kupują, nie klikają, a mimo to podbijają Twój rachunek i przybliżają Cię do kolejnego progu cenowego.

Rozliczana baza kontaktów daje Ci nad tym kontrolę. Sam decydujesz, które kontakty są rozliczane, a które trafiają do archiwum — bez kontaktu z opiekunem i bez czekania. Płacisz tylko za kontakty, do których faktycznie wysyłasz komunikację.

Na karcie Kontakty rozliczane widzisz podział bazy na dwie grupy:

Po kliknięciu Zarządzaj kontaktami otworzy się ekran, na którym zarządzasz całą bazą: suwak aktywności, sekcja Twój plan z kwotą za bieżący miesiąc oraz wykres Struktura Twojej bazy, który pokazuje proporcje kontaktów rozliczanych i zarchiwizowanych w jednym rzucie oka.

​

Pod spodem, na ekranie zarządzania, znajdziesz trzy liczby:

Sercem ekranu jest suwak uporządkowany według ostatniej aktywności kontaktu: od najbardziej aktywnych, przez 180 dni, 1 rok, 2 lata i 3 lata, aż po wszystkie.

Możesz też klikać + i − obok licznika, żeby ustawić liczbę co do jednego kontaktu.

Wolisz podać konkretną liczbę? Kliknij Wpisz liczbę nad suwakiem i w polu Kontakty do zarchiwizowania wpisz, ile kontaktów chcesz przenieść do archiwum. Kolejność jest taka sama jak przy suwaku: zaczynamy od kontaktów nieaktywnych najdłużej. Pod polem od razu widzisz, ile kontaktów będzie rozliczanych po zmianie. Zmianę zatwierdzasz przyciskiem u góry strony, a do suwaka wracasz przyciskiem Wróć do suwaka.

Kolejność kontaktów na suwaku nie opiera się wyłącznie na e-mailach. Pod uwagę brana jest pełna aktywność klienta:

Dzięki temu kontakt, który nie otwiera newsletterów, ale regularnie wchodzi na sklep i kupuje, nie zostanie potraktowany jak nieaktywny.

Aktywność w sklepie liczy się wtedy, gdy klient jest zidentyfikowany. O pozycji kontaktu decyduje najświeższe z tych zdarzeń. Kontakty z hard bounce’em (adresy, na które poczta nie dociera) trafiają do archiwum jako pierwsze, niezależnie od daty aktywności.

Jeśli przesuniesz suwak na tyle daleko, że w archiwum wylądują kontakty aktywne w ciągu ostatnich 24 miesięcy, pod suwakiem pojawi się żółte ostrzeżenie: „Nie archiwizuj kontaktów aktywnych w ciągu ostatnich 12 miesięcy”. To osoby, które wciąż otwierają wiadomości i kupują — oszczędność na rachunku zwykle nie zrekompensuje utraconych przychodów z newsletterów i automatyzacji. Potraktuj ten komunikat jako sygnał, żeby cofnąć suwak.

Kwota w sekcji Twój plan przelicza się na bieżąco — zanim cokolwiek zatwierdzisz, widzisz dokładnie, ile zapłacisz. Zmiany zapisujesz przyciskiem w prawym górnym rogu. Dopóki nic nie zmieniasz, widnieje na nim Brak zmian do zapisania; gdy przesuniesz suwak w lewo, zmienia się w Zarchiwizuj X kontaktów, a gdy w prawo — w Przywróć X kontaktów.

Kontakty z archiwum przywrócisz tym samym suwakiem. Przesuń go w prawo, sprawdź podsumowanie i kliknij Przywróć X kontaktów. W oknie potwierdzenia zobaczysz komunikat Przywracasz kontakty z archiwum.

Jak działa przywracanie:

W trakcie przywracania na górze ekranu widzisz komunikat Przywracamy kontakty z archiwum. Ponowna zmiana bazy będzie możliwa po zakończeniu. Listę przywróconych kontaktów pobierzesz jako plik CSV z Historii zmian bazy.

Jedna rada: jeśli przywracasz dużo kontaktów, do komunikacji mogą wrócić też adresy z hard bounce’ami (są na końcu kolejki). Przywracaj tyle kontaktów, ile faktycznie potrzebujesz.

Oprócz suwaka możesz zarchiwizować wszystkie kontakty z wybranego segmentu, np. osoby, które nigdy nic nie kupiły, albo kontakty z jednego, nieudanego źródła zapisu.

O czym warto wiedzieć:

Opcja Zarchiwizuj kontakty jest widoczna na kontach z aktywnym planem i dla użytkowników, którzy mają dostęp do płatności.

Na ekranie Rozliczana baza kontaktów znajdziesz Historię zmian bazy. Każdą zmianę możesz rozwinąć i zobaczyć:

Przy każdej zmianie możesz pobrać plik CSV z listą zarchiwizowanych albo przywróconych kontaktów. Plik przechowujemy 90 dni, potem wygasa.

Na karcie Kontakty rozliczane widzisz pasek postępu do kolejnego progu cenowego — np. „Zostało 619 do progu 3000”, przy bazie 2382 kontaktów.

Pod nim znajdziesz prognozę opartą na Twoich danych z ostatnich 90 dni: za ile dni przy obecnym tempie osiągniesz kolejny próg (na przykładzie wyżej — za około 358 dni). Dzięki temu wiesz z wyprzedzeniem, kiedy rachunek się zmieni — i możesz wcześniej uporządkować bazę.

Wykres trendu (30 / 90 / 180 / 365 dni) pokazuje, jak w czasie zmieniała się liczba kontaktów rozliczanych i zarchiwizowanych względem linii kolejnego progu.

Pełną tabelę stawek otworzysz przyciskiem Zobacz progi cenowe (lub Zobacz cennik na ekranie zarządzania).

1. Upewnij się, że faktycznie wysyłałeś do tych kontaktów. Kontakt oznaczony jako nieaktywny nie zawsze jest „martwy”. Jeśli nie trafiła do niego żadna wiadomość — nie miał na co zareagować. Brak aktywności mówi wtedy o Twoich wysyłkach, nie o kontakcie. Zanim przesuniesz suwak, sprawdź w historii wysyłek, czy te osoby w ogóle dostawały od Ciebie komunikację.

2. Daj im najpierw szansę na powrót. Zanim uznasz kontakt za stracony, wyślij do uśpionej części bazy kampanię reaktywacyjną — np. newsletter z rabatem powitalnym, przypomnieniem o nowościach albo prostym pytaniem „chcesz dalej otrzymywać nasze wiadomości?”. Część osób wróci i zacznie kupować. Do archiwum przenieś dopiero te kontakty, które mimo wysyłek nie zareagowały.

Taka kolejność — najpierw wysyłka, potem reaktywacja, na końcu archiwum — sprawia, że obniżasz rachunek bez ryzyka odcięcia sobie realnych przychodów.

Suwak to Twoja świadoma decyzja. Poza nim system archiwizuje kontakty sam, na podstawie błędów dostarczania. Chodzi o adresy, na które wiadomości po prostu nie docierają — nie ma sensu za nie płacić ani psuć nimi reputacji Twojej domeny.

Hard bounce — archiwizacja natychmiast. Hard bounce to trwały błąd: adres e-mail nie istnieje albo serwer odbiorcy na stałe odrzuca wiadomości. Taki kontakt trafia do archiwum od razu, po pierwszym takim zdarzeniu.

Soft bounce — archiwizacja po serii błędów. Soft bounce to problem chwilowy: pełna skrzynka odbiorcy, tymczasowo niedostępny serwer, zbyt duża wiadomość. Pojedynczy soft bounce nic nie zmienia. Kontakt trafia do archiwum dopiero wtedy, gdy soft bounce powtórzy się 7 razy z rzędu w okresie co najmniej 14 dni. Serię przerywa każda udana dostawa lub interakcja klienta — wtedy licznik startuje od zera.

Jedna rada: nie przywracaj ręcznie kontaktów zarchiwizowanych po hard bounce ani po serii błędów. Wysyłka na adresy, które nie istnieją, obniża reputację Twojej domeny i pogarsza dostarczalność do pozostałych klientów. Więcej o samym statusie znajdziesz w artykule Status Zarchiwizowany w edrone.

Rabat wolumenowy jest przyznawany za wielkość rozliczanej bazy i zmniejsza się proporcjonalnie do liczby rozliczanych kontaktów. Im mniej rozliczanych kontaktów, tym mniejszy rabat — dlatego archiwizacja działa tu w dwie strony i część oszczędności „zjada” niższy rabat.

Gdy masz rabat, sekcja Twój plan pokazuje go wprost — pod kwotą za bieżący miesiąc widnieje Twój obecny rabat (kwotowo). Po ruszeniu suwaka obok pojawia się kolumna PO ZMIANIE z ceną i rabatem po zatwierdzeniu, a między kolumnami — realna różnica na rachunku.

Poniżej okno Potwierdź zmianę dla konta z rabatem wolumenowym:

Archiwizacja 1 062 kontaktów zbija cenę bazową o 125,00 zł, ale rabat topnieje z 618,00 zł do 570,00 zł — o 48,00 zł. Realna oszczędność to 77,00 zł miesięcznie, nie 125,00 zł. Oszczędność jest prawdziwa, tylko mniejsza, niż wynikałoby z samego spadku ceny bazowej.

Po kliknięciu przycisku zapisu zobaczysz okno z pełnym podsumowaniem decyzji. W dwóch kolumnach — TERAZ i PO ZMIANIE — porównasz cztery wartości:

Zawsze porównuj wiersz „Cena po rabacie”, zanim klikniesz „Potwierdź zmianę”. Cena bazowa zmienia się skokowo, progami: jeśli po archiwizacji nadal mieścisz się w tym samym progu (np. wciąż „do 14 000 kontaktów”), rachunek zostanie taki sam mimo zarchiwizowania setek kontaktów. Tracisz wtedy zasięg, nie zyskując nic — kliknij Anuluj i skoryguj ustawienie suwaka.

1. Archiwizacja trwale obniża Twój rabat. Rabat wolumenowy topnieje wraz z archiwizacją kontaktów i nie wróci na tym samym poziomie, nawet jeśli później je przywrócisz. Archiwum jest odwracalne — wysokość rabatu już nie.

2. Aktualizacja może potrwać do 24 godzin. Zmianę zapisujemy od razu, ale przeliczenie bazy kontaktów i liczb na ekranie może potrwać do doby. Jeśli tuż po zatwierdzeniu widzisz jeszcze stare wartości — to normalne, nie ponawiaj zmiany. Kolejną zmianę bazy zrobisz po przetworzeniu poprzedniej, najwcześniej 24 godziny po niej.

Czy tracę zarchiwizowane kontakty? Nie. Zostają w Twojej bazie razem z całą historią. Po prostu nie otrzymują komunikacji i nie są rozliczane.

Czy mogę je przywrócić? Tak — przesuń suwak w prawo i kliknij Przywróć X kontaktów. Najpierw wrócą najbardziej aktywne kontakty. Wrócą do komunikacji i zostaną wliczone do planu, a cena zaktualizuje się po przeliczeniu bazy, zwykle następnego dnia. Kontakty wypisane nie wracają.

Czy zarchiwizowane kontakty liczą się do progu cenowego? Nie. Do progu wliczają się wyłącznie kontakty rozliczane.

Czy archiwum wpływa na automatyzacje i newslettery? Tak — zarchiwizowane kontakty nie otrzymują żadnych wiadomości.

Kontakt wygląda na nieaktywny, ale nigdy nic do niego nie wysłałem. Archiwizować? Nie. Taki kontakt nie miał okazji zareagować. Najpierw włącz go do wysyłek albo wyślij kampanię reaktywacyjną — decyzję o archiwum podejmij dopiero na podstawie jego reakcji.

Zarchiwizowałem kontakty, a cena się nie zmieniła. Dlaczego? Bo zmiana nie przełożyła się na niższy próg — wciąż mieścisz się w tym samym przedziale cenowym. Zawsze porównuj wiersz Cena po rabacie w oknie potwierdzenia: jeśli kwoty w kolumnach TERAZ i PO ZMIANIE są identyczne, archiwizacja nic nie da, a Ty tracisz zasięg.

Zatwierdziłem zmianę, a liczby na ekranie są stare. Co dalej? Nic — zmiana jest zapisana, a aktualizacja bazy kontaktów i liczb na tej stronie może potrwać do 24 godzin.

Liczba w archiwum wzrosła, choć nie ruszałem suwaka. Skąd się to wzięło? To automatyczna archiwizacja po błędach dostarczania: hard bounce archiwizuje kontakt od razu, a soft bounce dopiero po 7 nieudanych próbach z rzędu w okresie co najmniej 14 dni. Nie płacisz za takie kontakty.

Skąd system wie, że kontakt jest nieaktywny? Z jego realnych zachowań: otwarć wiadomości, wyświetleń produktów, dodań do koszyka i zamówień, o ile klient jest zidentyfikowany. Nieaktywny to ktoś, kto od dawna nie zrobił żadnej z tych rzeczy.

Czy przywrócenie kontaktów przywróci mój rabat wolumenowy? Nie. Same kontakty wrócą do komunikacji, ale rabat nie wróci na poziom sprzed archiwizacji. Dlatego decyzję o archiwum podejmij raz, po weryfikacji bazy.

Mam rabat — czy archiwizacja w ogóle mi się opłaca? Zależy od skali. Rabat jest liczony od wielkości rozliczanej bazy, więc razem z kontaktami maleje też rabat, a realna oszczędność jest mniejsza niż spadek ceny bazowej. Zawsze sprawdzaj wiersz Cena po rabacie w oknie potwierdzenia — to on mówi, ile faktycznie zaoszczędzisz. Jeśli różnica jest symboliczna, nie warto oddawać rabatu.

Czy przywrócenie cofa moją ostatnią archiwizację? Nie. Przywracamy najbardziej aktywne kontakty z całego archiwum, a nie konkretną listę z jednej zmiany. Listę kontaktów zarchiwizowanych przy danej zmianie znajdziesz w pliku CSV w Historii zmian bazy.

Przywróciłem kontakty, a cena się nie zmieniła. Dlaczego? Cena aktualizuje się po najbliższym przeliczeniu rozliczanych kontaktów, zwykle następnego dnia.

Nie widzę opcji „Zarchiwizuj kontakty” przy segmencie. Dlaczego? Opcja jest widoczna na kontach z aktywnym planem, z dostępem do Rozliczanej bazy kontaktów, i dla użytkowników z dostępem do płatności. Jeśli te warunki są spełnione, a opcji nadal nie ma, napisz do nas przez czat.

Dlaczego nie mogę teraz zmienić bazy? Trwa przetwarzanie poprzedniej zmiany albo minęło mniej niż 24 godziny od ostatniej. Komunikat na górze ekranu pokazuje, kiedy i przez kogo zmiana została zlecona.

Jeśli masz jakiekolwiek dodatkowe pytania, skontaktuj się z nami przez czat lub napisz na hello@edrone.me.