Może będzie to dla Ciebie zaskakujące, ale w Email Marketingu (jak i w wielu innych rzeczach), „więcej” nie zawsze znaczy „lepiej”.

Wielkość Twojej bazy kontaktów jest tak zwaną „metryką próżności” – miło jest mieć pokaźną liczbę, ale sama w sobie nie ma ona żadnej wartości. To, co naprawdę się liczy to, jaki procent tej bazy jest faktycznie zaangażowany przez Twoje wiadomości.

Na przykład, załóżmy, że firma A ma bazę 100,000 kontaktów z 5% wskaźnikiem wyświetleń (Open Rate), podczas gdy firma B ma bazę 25,000 kontaktów z 20% Open Rate. Obie firmy posiadają tę samą liczbę osób czytających ich wiadomości, ale komunikacja firmy B jest o wiele bardziej efektywna. Firma B nie traci czasu, wysiłku i pieniędzy na próby zaangażowania klientów, którzy po prostu ignorują wiadomości – lub co gorsza, nawet ich nie widzą, ponieważ trafiają one prosto do folderu Spam.

Warto wspomnieć, że Open Rate jest ważnym czynnikiem wpływającym na współczynnik dostarczalności, więc jeśli chcesz uniknąć tego, że Twoje wiadomości trafią do folderu Spam, dbaj o czystość swojej bazy kontaktów.

Ale co właściwie oznacza „higienizacja bazy kontaktów”?

Cóż, oznacza to wyfiltrowanie z bazy subskrybentów użytkowników nieaktywnych od danego przedziału czasu — przykładowo adresy mailowe, które od pół roku i więcej nie zareagowały (nie otworzyły ani nie kliknęły) na żadną wiadomość od Ciebie. Gotowej liście tych „nieaktywnych” zmieniamy w systemie status na nieznany. To pozwala nam zachować w bazie subskrybentów tylko tych użytkowników, którzy faktycznie reagują na newslettery i automatyzacje, czyli de facto chcą otrzymywać od nas wiadomości. :)

Zachęcamy do regularnej higienizacji swojej bazy subskrybentów, np. co sześć miesięcy.

Może się to wydawać kłopotliwe, ale nie martw się – ułatwimy Ci to.

Zobaczmy więc, jak możesz utrzymać swoją bazę kontaktów w czystości!


Jak zmienić status nieaktywnym subskrybentom?

Istnieją dwa sposoby, aby to zrobić: sposób „szybki i łatwy” (zalecamy go dla większości przypadków) lub sposób „zaawansowany” (zalecany dla bardzo specyficznych potrzeb).

Omówmy każdy z nich.

Higienizacja bazy kontaktów – proces szybki i łatwy

Aby rozpocząć, zaloguj się do Twojego Workspace’a edrone i przejdź do zakładki USTAWIENIA > EKSPORTUJ.

Z rozwijanego menu u góry strony wybierz KLIENCI DO HIGIENIZACJI i kliknij EKSPORTUJ.

Plik CSV zostanie automatycznie pobrany. Ten arkusz kalkulacyjny będzie zawierał wszystkich klientów, którzy byli subskrybentami Twojego newslettera (bez subskrybentów SMS lub Push) nieprzerwanie przez co najmniej 6 miesięcy ORAZ nie otworzyli co najmniej jednego z Twoich maili w ciągu ostatnich 6 miesięcy.

To jest lista klientów, których chcesz usunąć z listy aktywnych subskrybentów. Jak to zrobić?

To bardzo proste: po prostu wgraj ten sam plik CSV to systemu edrone (USTAWIENIA > IMPORTUJ) i wybierz którąś z opcji:

  • Email = Unknown

  • Set subscription statuses = ręcznie

  • Purpose for import = Aktualizuj status subskrybenta

UWAGA: Jeśli chcesz, możesz również przypisać tag (np. “WYCZYSZCZONE”) do tych kontaktów. Pomoże Ci to znaleźć je wtedy, gdy będziesz ich potrzebował.

Zakończ proces importu i voilà! Twoja baza kontaktów jest teraz czysta. Upewnij się tylko, że wysyłasz swoje Newslettery i Zautomatyzowane Emaile tylko do klientów ze statusem “Subskrybcji”.

Higienizacja bazy kontaktów – proces zaawansowany

Jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad tym, które kontakty zostaną usunięte z listy aktywnych subskrybentów – możesz na przykład przefiltrować tych, którzy nie otworzyli wiadomości w ciągu ostatnich 3 miesięcy, a nie 6 – możesz zrobić to ręcznie.

Ponownie przejdź do sekcji USTAWIENIA > EKSPORTUJ i z rozwijanego menu wybierz WSZYSCY KLIENCI. Kliknij EKSPORTUJ aby pobrać plik CSV.

Otwórz plik CSV, używając ulubionego edytora arkuszy, upewniając się, że wybrałeś następujące ustawienia:

  • Character set (zestaw znaków) = Unicode (UTF-8)

  • Separated by (oddzielone znakiem) = średnik + przecinek

  • Text delimiter (ogranicznik tekstu) = ' (apostrof)

Tak to wygląda w OpenOffice:

Po otwarciu dokumentu należy przefiltrować bazę danych. Filtr ten będzie łączył wartość z dwóch kolumn: DataOtwarciaOstatniegoMaila (kolumna T) i StatusSubskrypcji (kolumna Q).

Poniżej znajduje się instrukcja krok po kroku, jak zrobić to w Open Office – możesz wybrać inny program, ale ogólny proces wygląda tak samo: chcemy uzyskać kontakty, których SubscriptionStatus = Subscribed i LastEmailEventOpenDate < [wybrana data].

W Open Office:

  1. Zaznacz cały arkusz kalkulacyjny, klikając w lewym górnym rogu;

  2. Przejdź do Dane > Filtr > Standardowy filtr;

  3. W pierwszym kryterium filtra wybierz:

    1. Nazwa pola: Kolumna T

    2. Warunek: =

    3. Wartość: Subskrypcja

  4. W drugim kryterium filtra wybierz:

    1. Operator: AND

    2. Nazwa pola: Kolumna Q

    3. Warunek: < (mniej niż)

    4. Wartość: Wybierz datę z rozwijanego menu. Twój wybór pokaże wszystkich klientów, którzy nie otworzyli żadnego z Twoich maili od tej daty.

UWAGA: Jeśli chcesz, możesz filtrować jeszcze dalej i dodać kolejne kryterium filtrowania oparte na ostatnim kliknięciu Twojego kontaktu w jeden z Twoich maili. Aby to zrobić, powtórz krok 4, ale zamiast kolumny Q wybierz kolumnę R (DataOtwarciaOstatniegoMaila).

Teraz Twoja lista kontaktów będzie kompletna i spełniająca Twoje kryteria. Kolejny krok jest bardzo ważny: skopiuj to wszystko do nowego arkusza kalkulacyjnego i zapisz jako plik CSV. Dzięki temu nie stracisz nic ze swojej pracy, a do systemu edrone załadujesz tylko właściwy plik z kontaktami.

Teraz możesz już tylko wgrać plik CSV do systemu edrone (USTAWIENIA > IMPORTUJ), wybierając następujące opcje:

  • Email = Unknown

  • Set subscription statuses = ręcznie

  • Purpose for import = Aktualizuj status subskrybenta

UWAGA: Jeśli chcesz, możesz również przypisać tag (np. “WYCZYSZCZONE”) do tych kontaktów. Pomoże Ci to w przyszłości odnaleźć je bez problemu.

Potem kontynuuj proces importowania.

I to wszystko! Dobra robota! Teraz Twoja baza kontaktów jest wyczyszczona i wygląda świetnie!


Potrzebujesz dodatkowej pomocy?

Jeśli masz jakiekolwiek dodatkowe pytania, dotyczące higienizacji bazy kontaktów, skontaktuj się z nami na hello@edrone.me


Nie znalazłeś tego, czego szukałeś? Sprawdź linki poniżej:

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?