En esta guía encontrarás instrucciones paso a paso que te ayudarán a preparar eficazmente la base de datos de contactos. Trataremos los siguientes temas:
Cómo eliminar columnas innecesarias para que tu base de datos solo contenga los datos necesarios que utiliza nuestro sistema. Encontrarás más información sobre los campos obligatorios y opcionales que deben rellenarse en el archivo CSV aquí.
Cómo dividir los datos en columnas separadas (por ejemplo, separar los nombres y apellidos).
Cómo buscar y eliminar caracteres adicionales que pueden dificultar el procesamiento posterior de los datos (por ejemplo, espacios, caracteres especiales).
Cómo cambiar el formato de una columna, por ejemplo, para la fecha de nacimiento o el número de teléfono.
Cómo seleccionar fácilmente varias filas/columnas en un archivo.
Cómo guardar un archivo en formato CSV para cargarlo en edrone.
Siguiendo las siguientes instrucciones, obtendrás un archivo de datos claro y ordenado, listo para importarlo al sistema edrone.
¡Manos a la obra!😊
Los datos contenidos en la base de datos de prueba que se muestra en las siguientes imágenes son datos generados aleatoriamente con la herramienta ChatGPT. No son datos reales de personas físicas.
Nota: Las instrucciones de este artículo se han elaborado basándose en las hojas de cálculo de Google, una herramienta online fácil de usar e intuitiva. Si utilizas otro programa, como Microsoft Excel o LibreOffice Calc, algunas opciones pueden tener un aspecto diferente o funcionar de forma ligeramente distinta. Es recomendable adaptar los pasos a las posibilidades del software elegido.
1. Eliminación de columnas innecesarias en la hoja de cálculo
A continuación, le mostraremos cómo eliminar una sola columna del archivo. Para obtener más información sobre los campos obligatorios y opcionales que debe rellenar en el archivo CSV, haga clic aquí.
Abre tu archivo en una hoja de cálculo de Google.
Seleccione la columna que desea eliminar:
Haga clic en la letra situada en la parte superior de la columna (por ejemplo, «A», «B»).
Elimina la columna:
Haz clic con el botón derecho del ratón en la columna seleccionada.
En el menú contextual, selecciona la opción «Eliminar columna».
4. ¡Listo! La columna se ha eliminado.
2. Dividir los datos de una columna (por ejemplo, nombre y apellidos en columnas separadas)
En este apartado verás lo fácil que es dividir los datos de una columna en dos columnas separadas, por ejemplo, los nombres y apellidos de tus clientes en un archivo exportado desde tu plataforma de tienda. Recuerda que la base de datos «sin procesar» descargada de tu plataforma debe formatearse adecuadamente antes de cargarla en el sistema edrone. Encontrarás las instrucciones completas para formatear el archivo aquí.
Abre el archivo en una hoja de cálculo de Google y selecciona la columna que deseas dividir.
Ve a la pestaña «Datos» (en la parte superior de la pantalla).
En la sección «Herramientas de datos», haz clic en el botón «Dividir texto en columnas».
En la ventana del asistente , haz clic en Separador:
Seleccione el separador de datos (por ejemplo , Espacio, Coma u otro carácter utilizado para separar los datos) y haga clic en Intro para guardar su selección.
Los datos se separarán en columnas independientes.
3. Buscar y eliminar caracteres adicionales en las columnas
Ahora le mostraremos cómo eliminar fácilmente espacios innecesarios, puntos adicionales u otros caracteres.
Seleccione la columna con los datos.
Haga clic en «Editar» o CTR+H para abrir la herramienta«Buscar y reemplazar».
En la ventana:
En el campo «Buscar y reemplazar», escribe el carácter que deseas eliminar (por ejemplo, «-» para la pausa o «.» para los puntos).
Deja el campo «Reemplazar por» vacío.
Haga clic en «Reemplazar todo». Se eliminarán todos los caracteres indicados.
4. Cambiar el formato de los datos en la columna (número de teléfono o fecha de nacimiento)
Si desea cargar en el sistema edrone información sobre sus clientes, como sus números de teléfono o fechas de nacimiento, debe recordar el formato correcto en la columna para estos datos. Las instrucciones completas para el archivo se encuentran aquí.
Cambiar el formato del número de teléfono
Si desea formatear los números de teléfono (por ejemplo, eliminar separadores o añadir espacios/guiones), siga estos pasos:
Seleccione la columna con los números de teléfono:
Haz clic en la letra de la columna (por ejemplo, «D») para seleccionar toda la columna.
Vaya a la pestaña «Datos»:
Si los datos están en formato de texto (por ejemplo, con caracteres adicionales), vaya al paso«Buscar y reemplazar»(descrito a continuación).
Utilice la herramienta «Buscar y reemplazar» para eliminar o modificar caracteres:
En el campo«Buscar», escriba el carácter que desea eliminar (por ejemplo, «-», «+» o «(»).
En el campo«Reemplazar por», añada un espacio (o déjelo en blanco para eliminar los caracteres).
Haga clic en «Reemplazar todo».
Después de eliminar los caracteres especiales «-»:
Cambiar el formato de la fecha de nacimiento
Si desea cambiar el formato de la fecha (por ejemplo, DD.MM.AAAA) al requerido por nuestro sistema (AAAA-MM-DD), siga estos pasos:
Seleccione la columna con las fechas que desea cambiar
∘ Haga clic en el encabezado de la columna (por ejemplo, «E») para seleccionar toda la columnaVaya a la pestaña Formato > Número > Fecha y hora personalizadas
En la ventana que se abre, seleccione el formato «AAAA-MM-DD» de la lista y haga clic en Aplicar.
El formato de fecha de la columna se ha modificado.
5. Selección sencilla de varias filas o columnas en un archivo
Para seleccionar varias filas en un archivo, puede utilizar uno de los siguientes métodos, dependiendo de la situación 🙂
Método 1: Selección de filas contiguas (una al lado de la otra)
Haz clic en el número de la primera fila que deseas seleccionar (en la parte izquierda de la hoja, por ejemplo, «2» para la segunda fila).
Mantén pulsada la tecla Mayús del teclado.
Haz clic en el número de la última fila que deseas seleccionar.
La hoja seleccionará automáticamente todas las filas entre la primera y la última.
Método 2: Seleccionar filas no contiguas (filas separadas)
Haga clic en el número de la fila que desea seleccionar primero.
Mantenga pulsada la tecla Ctrl del teclado.
Haga clic en los números de las filas que desee seleccionar.
Las filas pueden estar dispersas en diferentes partes de la hoja de cálculo.
Método 3: Seleccionar todas las filas de la hoja de cálculo
Haga clic en el rectángulo situadoen la esquina superior izquierda de la hoja (encima del número «1» y junto a la letra «A»).
Esto seleccionará toda la hoja, incluyendo todas las filas y columnas.
Método 4: Seleccionar filas con el teclado
Vaya a la primera fila que desea seleccionar utilizando las flechas del teclado.
Mantenga pulsada la tecla Mayús y, a continuación, utilice las flechas hacia abajo o hacia arriba para seleccionar las filas siguientes.
Estos métodos funcionan tanto para rangos de datos pequeños como grandes.
6. Guardar el archivo en formato CSV
Una vez que hayas ordenado tu hoja de cálculo, tendrás que guardarla como un archivo en formato .csv, .xls o .xlsx. Solo admitimos estos formatos de archivo.
Si guardas el archivo como CSV (el formato que recomendamos), asegúrate de que las columnas del archivo estén separadas por punto y coma (o comas) y de que el archivo esté guardado en el sistema de codificación UTF-8. Tampoco utilices caracteres especiales (por ejemplo, puntos) en el nombre del archivo. Las instrucciones completas para preparar la base de datos se encuentran aquí.
Abra su archivo en Google Sheets
Haga clic en Archivo → Descargar -> Valores separados por comas.
¡Listo! Tu archivo se ha guardado como un archivo CSV.
Estos son todos nuestros consejos para las operaciones básicas en la herramienta Google Sheets, para que puedas preparar de forma fácil y eficaz el archivo adecuado para importar la base de datos a edrone. ¡Buena suerte!
¿Necesitas ayuda adicional?
Si tienes alguna pregunta adicional sobre la importación de la base de datos a edrone, ponte en contacto con nosotros a través del chat o en hello@edrone.me.