Una de las primeras cosas que debes hacer al crear una cuenta en edrone es importar la base de datos de contactos que ya tienes.
Probablemente ya tengas una base de datos de contactos almacenada en tu plataforma de comercio electrónico, en una herramienta de marketing que hayas utilizado en el pasado o incluso en una simple hoja de cálculo.
Exporta tu base de datos de clientes actual y prepárala siguiendo las instrucciones del siguiente vídeo:
El sistema edrone recopila automáticamente datos sobre cada persona que visita la página, creando un perfil de cliente que se actualiza constantemente.
Sigue leyendo para saberlo todo al respecto o haz clic en los enlaces siguientes para ir directamente a la sección que te interese:
Descargar la base de datos de contactos que ya tienes
Este es el único paso que depende exclusivamente de usted, ya que cada plataforma de comercio electrónico y las diferentes herramientas de marketing tendrán formas diferentes de almacenar y compartir la base de contactos ya existente. Lo importante aquí es que obtendrá una hoja de cálculo que contenga al menos una columna con las direcciones de correo electrónico.
Cabe señalar que no hay límites en cuanto al número de contactos que puedes tener en tu base de datos.
Formateo del archivo
Bien, ahora es el momento de formatear la hoja de cálculo para que pueda ser procesada correctamente por el sistema edrone.
Una vez que hayas organizado tu hoja de cálculo, tendrás que guardarla como un archivo CSV, XLS o XLSX.
Archivos CSV
Si guardas el archivo como CSV, asegúrate de que los valores del archivo estén separados por comas o punto y coma y utiliza la codificación UTF-8 (sin BOM); si se detecta otro formato de codificación, la importación fallará automáticamente. Tampoco utilices caracteres especiales, incluidos puntos, en el nombre del archivo.
NOTA: Evita caracteres como ‘ (apóstrofo) y “ (comillas), ya que pueden causar problemas durante la importación.
A continuación se muestra una tabla con los campos obligatorios y opcionales que deben rellenarse en el archivo CSV y cómo rellenar cada uno de ellos.
Campo | Cómo rellenarlo | OPCIONAL/ |
Correo electrónico | Dirección de correo electrónico actual | Obligatorio |
Nombre | Texto | Opcional |
Apellido (apellido) | Texto | Opcional |
Número de teléfono | Solo números Se permiten espacios en blanco
y los prefijos
| Opcional |
Género (sexo) | M para hombres
F para mujeres
REFUSED en caso de «denegación de información»
DESCONOCIDO OTRO | Opcional |
Fecha de nacimiento | AAAA-MM-DD | Opcional |
Ciudad | Texto | Opcional |
País | Texto | Opcional |
Idioma | Código ISO 639-1 (2 letras, PL para polaco) | Opcional |
Estado de la suscripción por correo electrónico | 1, sí, suscribirse, activo, activar, verdadero, sim; puede utilizar estas marcas para el estado guardado 0 para el estado cancelado (en el siguiente paso de la importación, puede elegir si las personas marcadas con el valor cero deben tener el estado guardado o cancelado) Un campo vacío se considera como «estado desconocido». | Obligatorio |
Estado de la suscripción por SMS | 1 para suscripción 0 para el estado cancelado (unsubscribed) El campo vacío se considera «estado desconocido». | Opcional |
Fecha de solicitud de suscripción por correo electrónico | AAAA-MM-DD | Opcional |
Fecha de confirmación de la suscripción por correo electrónico | AAAA-MM-DD | Opcional |
Etiquetas | Texto Si el contacto debe tener varias etiquetas asignadas, sepárelas con comas. | Opcional |
Archivos XLS y XLSX
Si guardas el archivo como XLS o XLSX y decides importar archivos en uno de estos formatos, debes recordar que NINGUNA columna ni NINGUNA fila puede quedar vacía. Si alguna columna o fila queda sin rellenar, aparecerá un error y la importación no se completará.
Buenas prácticas para formatear bases de datos
Introduce el nombre y los apellidos en columnas separadas. De este modo, podrás enviar mensajes personalizados utilizando solo el nombre de la persona («Hola, Mary») en lugar del nombre completo («Hola, Mary Ann Smith»).
Elimina todas las columnas que no se importarán a tu CRM (por ejemplo, la dirección o el número de la seguridad social).
Elimina todos los duplicados. Durante la importación, nuestro sistema detectará automáticamente los correos duplicados y los ignorará, por lo que no es necesario hacerlo. Sin embargo, ayuda a mantener los archivos lo más ligeros posible.
¿Todo en orden? ¡Genial, ahora tenemos que cargar el archivo en el sistema edrone!
Importación del archivo a edrone Workspace
Ahora seguirás un proceso muy sencillo en 4 pasos.
Paso 1: ARCHIVO
Ahora tendrás que subir tu archivo. Haz clic en el botón Seleccionar archivo para importar y carga tu archivo:
Como ya hemos mencionado anteriormente, puedes utilizar los formatos CSV, XLS o XLSX. Estas son sus limitaciones:
Los archivos CSV deben tener un tamaño inferior a 60 MB.
Los archivos XLS deben tener menos de 65 000 filas y ser inferiores a 60 MB
Los archivos XLSX deben tener menos de 1 000 000 de filas y ser inferiores a 60 MB
En el caso de los archivos XLS y XLSX, solo se leerá la primera hoja
El número máximo de caracteres por fila es 1024.
NOTA: Si el archivo no está formateado correctamente, la importación fallará. Consulte la sección de formateo de este artículo.
Una vez seleccionado el archivo adecuado, haga clic en Siguiente.
Paso 2: Asignación
El sistema asigna automáticamente los campos correspondientes de su archivo:
Sin embargo, puede ocurrir que la validación automática de la asignación falle o que desee cambiar la asignación de una columna determinada. En ese caso, seleccione el campo adecuado para cada columna en la lista desplegable:
Si selecciona la opción «Ignorar», esa columna no se importará:
Recuerde que siempre debe asignarse una columna con la dirección de correo electrónico o el número de teléfono. Si no la asigna, verá un mensaje rojo en la parte inferior:
Una vez finalizada la asignación, haga clic en Siguiente.
Paso 3: Etiquetas (opcional)
Este paso le permite asignar etiquetas a los clientes del archivo importado. Puede seleccionar etiquetas existentes o añadir otras nuevas:
Recuerda también seleccionar la configuración adecuada para las etiquetas en el campo «¿Cómo se deben aplicar las etiquetas?».
Añadir etiquetas a las ya existentes: las etiquetas importadas se añadirán a la ficha del cliente (no sustituirán a las ya existentes).
Sobrescribir las etiquetas de los clientes: importante, esta opción sobrescribirá todas las etiquetas presentes en la ficha del cliente con las seleccionadas durante la importación. Si no se selecciona ninguna etiqueta o se deja el campo vacío en esta columna del archivo, se eliminarán todas las existentes.
Una vez finalizada la asignación de etiquetas, haga clic en el botón Siguiente para pasar al siguiente paso.
Paso 4: Resumen
En este paso, seleccione la configuración del estado de la suscripción para los tres canales: SMS, WhatsApp, correo electrónico (a menos que haya añadido una columna con los estados de suscripción a su archivo):
También puede seleccionar la opción No actualizar: el resto de datos se actualizarán y, si hay nuevas direcciones en el archivo, se les asignará el estado Desconocido:
A continuación, confirma la configuración e inicia la importación:
La importación puede tardar desde unos segundos hasta varias horas, dependiendo del tamaño del archivo. Si todos los pasos se han realizado correctamente, el sistema mostrará el estado «en curso».
Cuando la importación haya finalizado, recibirá una notificación por correo electrónico.
Historial de importación
Cada importación se registra en la sección Historial de importaciones, en la configuración de importación (CLIENTES > IMPORTAR).
En la tabla Historial de importaciones verá la siguiente información:
Fecha de importación: día y hora de la importación
Ten en cuenta que la ubicación (por ejemplo, Europa/Varsovia) indica la zona horaria
Nombre del archivo: nombre del archivo importado
Estado:
Completed: la importación se ha completado con éxito
En curso: la importación está en curso o en cola
Canceled: la importación ha sido cancelada por el usuario
Failed: la importación no se ha completado debido a errores
Contactos: número de contactos
Al hacer clic en el botón Detalles, se despliega un resumen con información sobre los datos que se han importado y cuántas direcciones de la base de datos se han actualizado:
Solución de problemas
Al importar su base de datos de contactos, pueden darse las siguientes situaciones:
Ha utilizado un separador incorrecto en el archivo CSV
Nuestrosistema acepta archivos con valores separados por comas, punto y coma, espacios o tabulaciones. Si se encuentra con este problema, tiene dos opciones:
1) Intenta descargar la base de datos de contactos desde la fuente (por ejemplo, la plataforma de comercio electrónico) seleccionando una de las opciones anteriores como separador. 2) Abre el archivo en un editor de hojas de cálculo y vuelve a guardarlo seleccionando el separador adecuado y el formato correcto (UTF-8).
El campo contiene valores incorrectos
Porejemplo, en el sistema edrone, el campo Estado de la suscripción al correo electrónico debe tener el valor «0» o «1». Cualquier otro valor, como «guardado» o «sí», provocará un error. Si esto ocurre, cambia el valor según la tabla del paso 1.
El tamaño del archivo es superior a 60 MB
Sisu base de datos de clientes es demasiado grande (más de 60 MB), divídala en archivos más pequeños e inténtelo de nuevo.
El nombre del archivo contiene caracteres especiales, como puntos
Eneste caso, la base de datos de contactos no se importará. Elimine todos los caracteres especiales del nombre del archivo e inténtelo de nuevo.
El archivo no se ha guardado con la codificación UTF-8
Vuelvaaguardarel archivo con la codificación correcta (Unicode UTF-8) e inténtelo de nuevo.
¡Eso es todo! Ahora es el momento de establecer nuevas interacciones y comprometer a tus contactos :)
¿Necesitas más ayuda?
Si tienes alguna pregunta sobre la importación de contactos a edrone, ponte en contacto con nosotros en: hello@edrone.me.