En esta guía encontrarás instrucciones paso a paso que te ayudarán a preparar tu base de datos de contactos de forma rápida y eficiente antes de importarla a edrone.
Explicamos, entre otros temas:
Cómo eliminar columnas innecesarias, para que tu base de datos contenga únicamente los datos que utiliza nuestro sistema.
Para más información sobre los campos obligatorios y opcionales que deben completarse en un archivo CSV, haz clic aquí.Cómo dividir datos en columnas separadas (por ejemplo, separar nombre y apellido).
Cómo buscar y eliminar caracteres adicionales que pueden dificultar el procesamiento posterior de los datos (por ejemplo, espacios innecesarios o caracteres especiales).
Cómo guardar un archivo en formato CSV para subirlo a edrone.
Cómo cambiar el formato de los datos en una columna, por ejemplo, la fecha de nacimiento.
Cómo seleccionar fácilmente varias filas o columnas dentro de un archivo.
Siguiendo los pasos que se describen a continuación, obtendrás un archivo de datos claro, ordenado y correctamente estructurado, listo para ser importado a edrone.
¡Así que manos a la obra! 😊
Los datos contenidos en la base de datos de prueba, que se muestran en las imágenes a continuación, son datos generados aleatoriamente utilizando la herramienta ChatGPT. No se trata de datos reales de personas físicas.
Nota: Las instrucciones de este artículo se basan en Google Sheets, una herramienta online fácil de usar e intuitiva. Si utilizas otro programa, como Microsoft Excel o LibreOffice Calc, algunas opciones pueden verse diferentes o funcionar de manera ligeramente distinta. Conviene adaptar los pasos a las posibilidades del software que estés utilizando.
1. Eliminación de columnas en un archivo
A continuación, te mostramos cómo eliminar una sola columna en un archivo.
Para más información sobre los campos obligatorios y opcionales que deben completarse en un archivo CSV, haz clic aquí.
Paso a paso:
Abre tu archivo en Google Sheets.
Selecciona la columna que deseas eliminar:
Haz clic en la letra situada en la parte superior de la columna (por ejemplo, “A”, “B”).
Elimina la columna:
Haz clic derecho sobre la columna seleccionada.
En el menú contextual, selecciona “Eliminar columna”.
¡Listo! La columna ha sido eliminada.
2. División de datos (por ejemplo, nombre y apellido) en columnas separadas
En esta sección verás cómo dividir fácilmente los datos en dos columnas separadas, por ejemplo cuando el nombre y el apellido de tus clientes aparecen juntos en el archivo de base de datos exportado desde la plataforma de tu tienda.
Recuerda que el archivo “en bruto” descargado desde tu plataforma debe formatearse correctamente antes de subirlo al sistema edrone. Las instrucciones completas sobre cómo preparar el archivo se pueden encontrar aquí.
Paso a paso:
Abre el archivo en Google Sheets y selecciona la columna que deseas dividir.
Ve a la pestaña “Datos” (en la parte superior de la pantalla).
En la sección “Datos”, haz clic en el botón “Dividir texto en columnas”.
Haz clic en “Separador”:
Selecciona un separador de datos (por ejemplo, espacio, coma u otro carácter utilizado para separar los datos) y pulsa Enter para guardar tu selección.
Los datos se dividirán en columnas separadas.
3. Búsqueda y eliminación de caracteres adicionales en las columnas
A continuación, te mostramos cómo eliminar fácilmente espacios innecesarios, puntos adicionales u otros caracteres.
Selecciona la columna de datos.
Haz clic en “Editar” o pulsa Ctrl + H para abrir la herramienta “Buscar y reemplazar”.
En la ventana:
En el campo “Buscar”, introduce el carácter que deseas eliminar (por ejemplo, “ ” para espacios o “.” para puntos).
Deja el campo “Reemplazar con” vacío.
Haz clic en “Reemplazar todo”. Haz clic en “Reemplazar todo”.
4. Cambiar el formato de una columna (número de teléfono o fecha de nacimiento)
Si deseas subir información de tus clientes, como números de teléfono o fechas de nacimiento, al sistema edrone, debes asegurarte de que los datos tengan el formato correcto en la columna correspondiente.
Las instrucciones completas sobre el formato del archivo se pueden encontrar aquí.
Cambiar el formato de un número de teléfono
Si deseas dar formato a los números de teléfono (por ejemplo, eliminar separadores o añadir espacios/guiones), sigue los pasos que se indican a continuación:
Selecciona la columna que contiene los números de teléfono:
Haz clic en la letra de la columna (por ejemplo, “D”) para seleccionar toda la columna.
Ve a la pestaña “Datos”:
Si los datos están en formato de texto (por ejemplo, con caracteres adicionales), pasa al paso de “Buscar y reemplazar” (descrito a continuación).
Utiliza la herramienta “Buscar y reemplazar” para eliminar o modificar caracteres:
En el campo “Buscar”, introduce el carácter que deseas eliminar (por ejemplo, “-” o “(”).
En el campo “Reemplazar con”, escribe el nuevo carácter (o déjalo vacío para eliminarlo).
Haz clic en “Reemplazar todo”.
Después de eliminar los caracteres especiales “-”:
Cambiar el formato de la fecha de nacimiento
Si deseas cambiar el formato de la fecha (por ejemplo, DD.MM.AAAA) al requerido por nuestro sistema (AAAA-MM-DD), sigue los pasos a continuación:
Selecciona la columna que contiene las fechas que deseas cambiar.
Haz clic en el encabezado de la columna (por ejemplo, “E”) para seleccionar toda la columna.
Ve a Formato > Número > Fecha y hora personalizada.
3. En la nueva ventana, selecciona el formato “AAAA-MM-DD” de la lista y haz clic en “Aplicar”.
4. El formato de la fecha en la columna ha sido cambiado.
5. Selección sencilla de varias filas o columnas en un archivo
Para seleccionar varias filas en Google Sheets, puedes utilizar uno de los siguientes métodos, según la situación 🙂
Método 1: Seleccionar filas adyacentes (una junto a otra)
Haz clic en el número de la primera fila que deseas seleccionar (en el lado izquierdo de la hoja, por ejemplo, “2” para la segunda fila).
Mantén presionada la tecla Shift en tu teclado.
Haz clic en el número de la última fila que deseas seleccionar.
Google Sheets seleccionará automáticamente todas las filas comprendidas entre la primera y la última.
Método 2: Seleccionar filas no adyacentes (filas separadas)
Haz clic en el número de la primera fila que deseas seleccionar.
Mantén presionada la tecla Ctrl en tu teclado.
Haz clic en los números de las demás filas que deseas seleccionar.
Las filas pueden estar distribuidas en diferentes partes de la hoja.
Método 3: Seleccionar todas las filas de la hoja
Haz clic en el rectángulo situado en la esquina superior izquierda de la hoja (se encuentra encima del número “1” y junto a la letra “A”).
Esto seleccionará toda la hoja de cálculo, incluidas todas las filas y columnas.mns.
Método 4: Seleccionar filas usando el tecladoDesplázate hasta la primera fila que deseas seleccionar utilizando las flechas del teclado.
Mantén presionada la tecla Shift y utiliza las flechas arriba o abajo para seleccionar las filas siguientes.
Estos métodos funcionan tanto para rangos pequeños como grandes de datos.
6. Guardar como archivo CSV
Una vez que hayas organizado tu hoja de cálculo, deberás guardarla como un archivo en formato .csv, .xls o .xlsx. Solo estos formatos de archivo son compatibles con nuestro sistema.
Si guardas el archivo como CSV (formato recomendado):
Asegúrate de que las columnas estén separadas por punto y coma (o, en algunos casos, por comas).
Verifica que el archivo esté guardado con la codificación UTF-8.
No utilices caracteres especiales (por ejemplo, puntos) en el nombre del archivo.
Las instrucciones completas para preparar tu base de datos se pueden encontrar aquí.
Paso a paso:
Abre tu archivo en Google Sheets.
Haz clic en Archivo → Descargar → Valores separados por comas (.csv).
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