Probablemente ya dispongas de una base de datos de contactos almacenada en tu plataforma de comercio electrónico, en una herramienta de marketing que hayas utilizado en el pasado o incluso en una simple hoja de cálculo.
Al descargar la base de datos de contactos, recibirás una hoja de cálculo que contiene al menos una columna con direcciones de correo electrónico. No hay límites en cuanto al número de contactos que puedes tener en tu base de datos.
Exporta tu base de datos de clientes actual y prepárala siguiendo las instrucciones que se indican a continuación.
Una vez que hayas ordenado tu hoja de cálculo, tendrás que guardarla como un archivo en formato .csv, .xls o .xlsx. Solo admitimos estos formatos de archivo.
Si guardas el archivo como CSV (formato recomendado por nosotros), asegúrate de que las columnas del archivo estén separadas por punto y coma (o comas) y de que el archivo esté guardado en el sistema de codificación UTF-8.
No utilices caracteres especiales (por ejemplo, puntos) en el nombre del archivo.
Ejemplo de archivo CSV:
Abrir el archivo en LibreOffice, por ejemplo:
Formateo del archivo
A continuación se muestra una tabla con los campos obligatorios y opcionales que deben rellenarse en el archivo CSV, así como la forma de rellenar y formatear cada una de las columnas.
Columna | Modo de cumplimentación y formato |
Correo electrónico (obligatorio) | dirección de correo electrónico |
nombre | texto |
apellido | texto |
teléfono | solo números (se admiten espacios en blanco y prefijos) |
sexo | M (para hombres) F (para mujeres) REFUSED (en caso de negarse a facilitarlo) DESCONOCIDO
OTRO
|
fecha de nacimiento | AAAA-MM-DD (formato de fecha obligatorio) |
ciudad | texto |
país | texto |
idioma | de acuerdo con la norma ISO 639-1 código
dos letras minúsculas, p. ej., pl para los hablantes de polaco
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estado de la suscripción por correo electrónico (obligatorio si se trata de un archivo) | 1 para suscriptores 0 para los que se han dado de baja campo vacío para estado desconocido |
estado de la suscripción por SMS | 1 para suscriptores 0 para los que se han dado de baja campo vacío para estado desconocido |
etiquetas | texto: si desea asignar varias etiquetas, sepárelas con comas |
fecha de confirmación de la suscripción por correo electrónico | AAAA-MM-DD (formato de fecha obligatorio) |
Así es como se ve un archivo de ejemplo preparado adecuadamente para la importación:
Archivos XLS y XLSX
Si guardas el archivo en formato XLS o XLSX y decides importar archivos en uno de estos formatos, debes recordar que ninguna columna ni fila puede quedar vacía. Si alguna columna o fila queda sin rellenar, aparecerá un error y la importación no se realizará correctamente.
Buenas prácticas para formatear la base de datos
Introduce el nombre y los apellidos en columnas separadas. De este modo, podrás enviar mensajes personalizados utilizando solo el nombre de la persona («Hola, Mary») en lugar del nombre completo («Hola, Mary Smith»).
Elimina del archivo todas las columnas que no se importarán a tu CRM (por ejemplo, la dirección o el número de la seguridad social).
Elimine todos los duplicados. Durante la importación, nuestro sistema detectará automáticamente los correos electrónicos duplicados y los ignorará, por lo que no es necesario hacerlo. Sin embargo, ayuda a mantener los archivos lo más ligeros posible.
¿Necesitas más ayuda?
Si tienes alguna pregunta adicional sobre cómo preparar el archivo para la importación, ponte en contacto con nosotros en hello@edrone.me.