Sem clientes, não há CRM.

O sistema edrone coleta dados automaticamente sobre cada visitante no seu site, criando um Perfil do Cliente que será continuamente atualizado ao longo do tempo.

No entanto, você provavelmente já tem uma base de contatos registrada em sua plataforma de eCommerce, em algum outro sistema de Marketing que você tenha usado no passado, ou mesmo em uma simples planilha.

Por isso, uma das primeiras coisas que você precisa fazer ao configurar sua conta na edrone é importar esta base de contatos que você já tem.

Continue lendo para saber tudo sobre como este processo funciona no sistema edrone, ou clique nos links abaixo para pular direto ao que você está buscando:


Fazer o download da base que você já tem

Este é o único passo que depende unicamente de você, pois cada plataforma de eCommerce ou sistema de Marketing terá uma forma diferente de disponibilizar a base de contatos. O importante é que você obtenha uma planilha contendo, ao menos, uma coluna com uma lista de e-mails.

Note que não há limite de quantos contatos você pode ter em sua base.


Formatar o arquivo

OK, agora vamos formatar a sua planilha de modo que o arquivo possa ser processado sem problemas pelo sistema edrone.

Uma vez que a sua planilha esteja organizada, será necessário salvá-la como arquivo CSV, XLS ou XLSX. Caso salve como CSV, assegure-se de que o arquivo tenha valores separados por vírgula ou ponto-e-vírgula e use codificação UTF-8 (sem BOM) – caso o sistema detecte outro tipo de codificação, a importação falhará. Além disso, assegure-se de não usar caracteres especiais no nome do arquivo, incluindo pontos.

NOTA: Evite caracteres como ' (apóstrofe) e " (aspas) pois eles podem gerar problemas na importação.

Abaixo você encontra uma tabela mostrando os campos obrigatórios e opcionais, bem como uma descrição de como cada campo deve ser preenchido.

CAMPO

COMO DEVE SER PREENCHIDO

OPCIONAL / OBRIGATÓRIO

E-mail

Endereço de e-mail válido

Obrigatório

Nome

Texto

Opcional

Sobrenome

Texto

Opcional

Phone number

Apenas números

Espaços e códigos de área são aceitos

Opcional

Gênero

M, MAN ou PERSON_MALE para Homem

F, W, K, WOMAN ou PERSON_FEMALE para Mulher

REFUSED para "não quis informar"

NIEZNANY para “desconhecido”

INNY para “outro”

Opcional

Aniversário

AAAA-MM-DD

Opcional

Cidade

Texto

Opcional

País

Texto

Opcional

Idioma

Código ISO 639-1 (2 letras, p. ex. PT para português)

Opcional

Status de inscrição do e-mail

1 para contatos inscritos

0 para não inscritos

Caso este campo esteja vazio, o contato será considerado "desconhecido"

Opcional

Status de inscrição de SMS

1 para contatos inscritos

0 para não inscritos

Caso este campo esteja vazio, o contato será considerado "desconhecido"

Opcional

Data da solicitação de inscrição de e-mail

AAAA-MM-DD

Opcional

Data da confirmação de inscrição de e-mail

AAAA-MM-DD

Opcional

Tags

Texto

Caso o contato tenha mais de uma tag, elas devem ser separadas por vírgula. Espaços são aceitos, mas não exigidos.

Opcional

Boas práticas de formatação da base de contatos

  • Coloque os nomes e sobrenomes em colunas separadas. Assim, você poderá enviar e-mails personalizados usando apenas o primeiro nome da pessoa ("Olá, Maria!") em vez do nome completo ("Olá, Maria Gonçalves da Silva!").

  • Exclua as colunas que não serão usadas (p. ex. endereço, CPF).

  • Remova todas as duplicatas. Ao importar sua base de contatos, o sistema edrone irá automaticamente detectar e ignorar contatos duplicados, portanto isto não é uma exigência. No entanto, é uma boa prática pois ajuda a reduzir o tamanho dos arquivos ao mínimo necessário.

Tudo certo? Agora vamos importar o arquivo no sistema edrone!


Fazer o upload do arquivo no edrone Workspace

Para começar, acesse seu edrone Workspace e vá até CONFIGURAÇÕES > IMPORTAR. Clique no botão IMPORTAR.

Você verá um processo de 5 passos.

Passo 1: Ações

Neste primeiro passo, você deferá especificar o propósito da importação:

  • Adicionar usuários – selecione esta opção para adicionar novos usuários que ainda não estão cadastrados em seu Workspace.

    • Caso o seu arquivo contenha usuários que já estão cadastrados, os dados destes usuários podem ser atualizados.

  • Atualizar status de inscrição (e-mail) – atualiza os dados de usuários já cadastrados

  • Atualizar status de inscrição (SMS) – atualiza os dados de usuários já cadastrados

  • Adicionar ou atualizar tags – atualiza os dados de usuários já cadastrados

  • Atualização customizada – atualiza os dados de usuários já cadastrados. Use esta opção para atualizações de campos específicos, como por exemplo adicionar datas de nascimento ou atualizar números de telefone.

NOTA: Caso você selecione qualquer opção exceto Adicionar usuários e seu arquivo de importação tenha novos clientes (ainda não cadastrados), estes clientes não serão adicionados ao seu Workspace. Estas opções são apenas para atualizar clientes existentes.

Dependendo do propósito selecionado, você deverá preencher algumas configurações adicionais:

  • Status de inscrição

  • Registros duplicados

    • Ignorar (não modifica os dados de clientes existentes)

    • Substituir (usa os dados do arquivo de importação para atualizar os dados dos clientes já exitentes)

  • Tags

    • Adicionar tags novas ou faltantes (atribui novas tags a todos os contatos no arquivo de importação, mantendo as tags previamente atribuídas aos usuários)

    • Substituir todas as tags atribuídas ao usuário (atribui as novas tags a todos os contatos no arquivo de importação, substituindo quaisquer tags previamente atribuídas aos usuários)

Após fazer sua escolha, clique em CONTINUAR.

Passo 2: Fazer upload

Agora será necessário fazer upload do seu arquivo. Clique em SELECIONE O ARQUIVO e selecione o arquivo.

NOTA: Não é possível fazer o upload de mais de um arquivo por vez.

Como já mencionado, você pode usar arquivos nos formatos CSV, XLS ou XLSX, respeitando as seguintes restrições:

  • Arquivos CSV devem ser menores que 60 MB

  • Arquivos XLS devem ter menos de 65.000 linhas e ser menores que 60 MB

  • Arquivos XLSX devem ter menos de 1.000.000 linhas e ser menores que 60 MB

  • Para arquivos XLS and XLSX, apenas os dados da primeira aba serão importados

  • O limite máximo de caracteres por linha é 1024

NOTA: Caso haja algum erro de formatação, a importação falhará. Por favor consulte a seção de formatação neste artigo, ou clique no botão Como formatar o arquivo antes de fazer o upload.

Uma vez que tenha escolhido o arquivo certo, clique em CONTINUAR.

Passo 3: Mapear campos

Agora você deverá associar cada coluna em seu arquivo aos campos corretos no sistema edrone. O sistema carregará as primeiras 10 linhas do seu arquivo para auxiliar na definição correta dos campos.

Selecione o campo correto nas listas drop-down (1). Caso você escolha “Ignorar” (2), aquela coluna não será importada.

No canto inferior esquerdo (4), o sistema apresentará o número de linhas que serão processadas, que deve ser igual ao número de contatos adicionados ao sistema. Eventualmente, pode haver algum erro de leitura do arquivo. Nestes casos, você pode tentar corrigir o problema clicando no botão Mostrar opções avançadas (3). O sistema então oferecerá a opção de pular a primeira linha e/ou alterar o separador.

Caso haja algum erro associado ao processo de mapeamento, ele será apresentado no canto inferior esquerdo. Não é possível prosseguir enquanto houver algum erro apresentado.

Quando concluir o mapeamento, clique em CONTINUAR.

Passo 4: Tags (opcional)

Esta etapa permite atribuir tags aos contatos no arquivo de importação. Você pode escolher entre as tags já existentes, adicionar novas, ou ambos.

NOTA: Tenha em mente o limite de até 62 tags por Workspace.

Uma vez que tenha terminado, clique em CONTINUAR para seguir ao último passo.

Passo 5: Sumário

Este passo apresentará o status da sua importação. O processo pode levar desde alguns segundos até algumas horas, dependendo do tamanho do arquivo. Caso todos os passos tenham sido concluídos corretamente, o sistema mostrará o status “Processando”.

Quando a importação estiver concluída, você receberá uma notificação por e-mail.

Pronto! Agora é hora de engajar com todos os novos contatos :)


Histórico de importações

Todas as importações estão registradas na seção Histórico de importações dentro das configurações de importação (CONFIGURAÇÕES > IMPORTAR).

Você encontrará as seguintes informações na tabela de histórico de importações:

  • Data da importação: dia e hora da importação

    • Note que a localização (p. ex. Europe/Budapest) indica o fuso horário

  • Nome do arquivo: o nome do arquivo importado

  • Status:

    • Completo – a importação foi bem-sucedida

    • Processando – a importação está em andamento

    • Cancelado – a importação foi cancelada pelo usuário

    • Erro – a importação não foi concluída devido a um erro

  • Linhas: o número de linhas que foram processadas

  • ID da importação: código único para identificar a importação dentro do sistema edrone. Esta ID é usada pela equipe de suporte da edrone para ajudar na solução de problemas.

    • Sempre que houver a necessidade de compartilhar a ID da importação com a equipe de suporte da edrone, clique no botão de copiar à direita deste campo.

  • Desfazer esta importação: clique neste botão para desfazer a importação. É possível desfazer importações ao longo de até 7 dias após a importação. Todas as mudanças geradas pela importação serão desfeitas.

    • Só é possível desfazer a importação mais recente. Ou seja, se você tiver feito múltiplas importações ao longo dos últimos 7 dias, apenas a última importação poderá ser desfeita.

  • Botão de seta para baixo: Clique para ver detalhes adicionais sobre a importação.

    • Duplicatas – linhas com e-mails que já estavam cadastrados

    • Adicionados – número de clientes novos cadastrados

    • Metadados

    • Inválidos – número de dados inválidos que não foram adicionados devido a algum erro (p. ex. uma coluna com número de telefone mapeada com campo de nome).

    • Atualizados – número de clientes que já estavam cadastrados e foram atualizados

    • Deletados – número de clientes deletados (deletados manualmente no Perfil do Cliente). É impossível importar clientes que foram previamente deletados.


Solução de problemas

Ao fazer a importação da sua base de contatos, você pode encontrar problemas nas seguintes situações:

  • Você usou um separador inválido no arquivo CSV
    Nosso sistema aceita apenas arquivos separados por vírgula ou ponto e vírgula. Neste caso, você tem duas opções: 1) tentar fazer o download do arquivo diretamente da plataforma da sua loja escolhendo vírgula ou ponto e vírgula como separadores; ou 2) abrir o arquivo fornecido pela plataforma da sua loja em um software de planilhas e salvá-lo novamente como CSV seguindo as nossas orientações de formatação do arquivo.

  • O campo inclui um valor inválido
    Por exemplo, em nosso sistema, o status de inscrição de e-mail deve ter valor “0” ou “1”. Portanto, qualquer outro valor, como "cadastrado" ou "sim" irá gerar um erro. Neste caso, mude o valor de acordo com a tabela na seção sobre formatação do arquivo.

  • O tamanho do arquivo é maior que 60 MB
    Se a sua base de contatos é muito extensa fica com mais de 60 MB, divida-a em arquivos separados e menores.

  • O nome do arquivo inclui pontos
    Neste caso, a base de dados não será importada. Retire o ponto do nome do arquivo e tente novamente.

  • O arquivo não foi salvo com codificação UTF-8

    Salve o arquivo novamente com a codificação correta (Unicode UTF-8).


Precisa de mais ajuda?

Se você tem mais dúvidas sobre como importar sua base de contatos, fique à vontade para entrar em contato conosco pelo e-mail hello@edrone.me


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