Jedną z pierwszych rzeczy, którą musisz zrobić, podczas zakładania konta edrone, jest zaimportowanie posiadanej już bazy kontaktów.
Prawdopodobnie posiadasz już bazę kontaktów, przechowywaną na twojej platformie eCommerce, w narzędziu marketingowym, z którego korzystałeś w przeszłości lub nawet w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym.
Wyeksportuj obecną bazę klientów i przygotuj ją według poniższego filmu:
System edrone automatycznie zbiera dane o każdej osobie odwiedzającej stronę, tworząc Profil Klienta, który jest na bieżąco aktualizowany.
Czytaj dalej aby dowiedzieć się wszystkiego na ten temat lub kliknij w linki poniżej, aby przejść bezpośrednio do pożądanej sekcji:
Pobranie bazy kontaktów, którą już posiadasz
Jest to jedyny krok, który zależy tylko od Ciebie, ponieważ każda platforma eCommerce i różne narzędzia marketingowe będą miały odmienne sposoby przechowywania i udostępniania istniejącej już bazy kontaktów. Ważną rzeczą w tym miejscu jest to, że otrzymasz arkusz kalkulacyjny, zawierający co najmniej kolumnę z adresami email.
Warto zauważyć, że nie ma ograniczeń, co do ilości kontaktów, które możesz posiadać w swojej bazie.
Formatowanie pliku
OK, teraz czas na sformatowanie arkusza kalkulacyjnego tak, by mógł być poprawnie przetworzony przez system edrone.
Kiedy już uporządkujesz swój arkusz kalkulacyjny, będziesz musiał zapisać go jako plik CSV, XLS lub XLSX.
Pliki CSV
Jeśli zapiszesz plik jako CSV, upewnij się, że wartości w pliku są oddzielone przecinkami lub średnikami i użyj kodowania UTF-8 (bez BOM) – jeśli wykryty zostanie inny format kodowania, import automatycznie się nie powiedzie. Nie używaj również znaków specjalnych, w tym kropek, w nazwie pliku.
UWAGA: Unikaj znaków takich jak ‘ (apostrof) i “ (cudzysłów), ponieważ może to stwarzać problemy podczas importu.
Poniżej znajduje się tabela, przedstawiająca obowiązkowe i opcjonalne pola do wypełnienia w pliku CSV oraz sposób wypełniania każdego z nich.
Pole | Jak to wypełnić | OPCJONALNE/ |
Aktualny adres mailowy | Obowiązkowe | |
Name (imię) | Tekst | Opcjonalne |
Last name (nazwisko) | Tekst | Opcjonalne |
Phone number (numer telefonu) | Tylko cyfry Dopuszczalne są białe przestrzenie
i numery kierunkowe
| Opcjonalne |
Gender (płeć) | M dla mężczyzn
F dla kobiet
REFUSED w przypadku “odmowy udzielenia informacji”
NIEZNANY INNY | Opcjonalne |
Birth date (data urodzenia) | RRRR-MM-DD | Opcjonalne |
City (miasto) | Tekst | Opcjonalne |
Country (kraj) | Tekst | Opcjonalne |
Language (język) | ISO 639-1 code (2 litery, PL dla polskiego) | Opcjonalne |
Email subscription status (status subskrypcji mailowej) | 1, yes, tak, subscribe, active, toggle on, true, sim tych oznaczeń możesz użyć dla statusu zapisanego 0 dla statusu wypisanego (w kolejnym kroku importu możesz wybrać, czy osoby oznaczone wartością zero powinny mieć status zapisany, czy wypisany) Puste pole jest traktowane jako "status nieznany". | Obowiązkowe |
SMS subscription status (status subskrypcji SMS) | 1 dla subskrypcji 0 dla statusu wypisanego (unsubscribed) Puste pole jest traktowane jako "status nieznany". | Opcjonalne |
Email subscription request date (data zapytania o subskrypcję mailową) | RRRR-MM-DD | Opcjonalne |
Email subscription confirmation date (data potwierdzenia subskrypcji mailowej) | RRRR-MM-DD | Opcjonalne |
Tags | Tekst Jeśli kontakt powinien mieć przypisanych kilka tagów, oddziel każdy tag przecinkiem. | Opcjonalne |
Pliki XLS i XLSX
Jeśli zapiszesz plik jako XLS lub XLSX i zdecydujesz się na import plików w jednym z tych formatów, musisz pamiętać, że ŻADNA kolumna, ani ŻADEN wiersz nie może pozostać pusty. Jeśli którakolwiek kolumna lub wiersz pozostaną niewypełnione, zobaczysz błąd, a Twój import nie powiedzie się.
Dobre praktyki formatowania bazy danych
Wprowadź imię i nazwisko w osobne kolumny. Dzięki temu, będziesz mógł wysyłać spersonalizowane wiadomości, używając tylko imienia danej osoby ("Cześć, Mary!") zamiast pełnego imienia ("Cześć, Mary Ann Smith!").
Usuń wszystkie kolumny, które nie będą importowane do twojego CRM (np. adres, numer ubezpieczenia społecznego).
Usuń wszystkie duplikaty. Podczas importu nasz system automatycznie wykryje duplikaty maili i zignoruje je, dlatego nie jest to wymagane. Pomaga jednak utrzymać pliki tak lekkie, jak to tylko możliwe.
Wszystko w porządku? Świetnie, teraz teraz potrzebujemy załadować plik do systemu edrone!
Importowanie pliku do edrone Workspace
Zaloguj się do twojego Workspace i przejdź do zakładki KLIENCI > IMPORT. Kliknij przycisk IMPORTUJ DANE.
Przejdziesz teraz w 5 krokach przez bardzo prosty proces.
Krok 1: Ustawienia
W pierwszym kroku należy dostosować ustawienia importu odnośnie statusów subskrypcji oraz zachowania w przypadku duplikatów:
Status subskrypcji
Ustaw ręcznie dla całego importu
Ustaw na podstawie kolumny w pliku
Nie aktualizuj - inne dane zostaną zaktualizowane, a jęśli w pliku sa nowe adresy, to im zostanie przypisany status nieznany.
Negatywne wartości w kolumnie
Traktuj negatywne wartości jako nieznany status subskrypcji, ta opcja pozwoli nadal na wysyłanie wiadomości transakcyjnych
Traktuj negatywne wartości jako status wypisany, ta opcja zablokuje wszelką komunikację z klientem
Przykładowa negatywna wartość to 0
Duplikaty klientów którzy istnieją już w bazie
Nie nadpisuj danych oraz tagów - obecne w systemie dane nie zostaną nadpisane
Nadpisz dane oraz tagi - dane obecne już w systemie, przypisane klientom zostaną nadpisane (zastąpione danymi z pliku)
W przypadku wyboru opcji "Nadpisz dane oraz tagi" pojawiają się poniżej kolejne ustawienia dotyczące już tylko tagów:
Tagi
Dodaj tagi do już istniejących - tagi z importu zostaną dodane na karcie klienta (nie zastąpią tych, które już istnieją)
Nadpisz tagi klientów - Ważne: ta opcja spowoduje nadpisanie wszystkich tagów obecnych na karcie klienta przez te wybrane podczas importu. Brak wybrania tagu lub puste pole w tej kolumnie w pliku spowoduje usunięcie wszystkich obecnych.
Po dokonaniu wyboru należy kliknąć przycisk Dalej.
Krok 2: Przesyłanie pliku
Teraz będziesz musiał przesłać swój plik. Kliknij na przycisk Wybierz plik do importu
i załaduj swój plik.
Jak już wcześniej wspominaliśmy, możesz użyć formatów CSV, XLS lub XLSX. Oto ich ograniczenia:
Pliki CSV musi być mniejszy niż 60 MB
Pliki XLS muszą mieć mniej niż 65,000 wierszy i być mniejsze niż 60 MB
Pliki XLSX muszą mieć mniej niż 1,000,000 wierszy i być mniejsze niż 60 MB
Dla plików XLS i XLSX tylko pierwszy arkusz zostanie odczytany
Maksymalna liczba znaków w wierszu wynosi 1024.
UWAGA: Jeśli plik nie jest poprawnie sformatowany, import nie powiedzie się. Proszę zapoznać się z sekcją formatowania w tym artykule lub kliknąć Jak przygotować plik do importu przed przesłaniem.
Po wybraniu właściwego pliku, kliknij Dalej.
Krok 3: Mapowanie pól
Teraz będziesz musiał zmapować każdą kolumnę w swoim pliku do odpowiednich pól w systemie edrone. System załaduje pierwsze 10 wierszy z Twojego pliku, aby pomóc Ci wybrać właściwe pola.
Wybierz z rozwijanej listy (1) odpowiednie pole dla każdej kolumny. Jeśli wybierzesz opcję “Ignore” (2), kolumna ta nie zostanie zaimportowana.
Jeśli w pierszym kroku wybierzesz opcję "nie aktualizuj statusów", podczas mapowania nie będziesz mógł wybrać kolumny ze statusami.
Na dole system wyświetli całkowitą liczbę przetworzonych wierszy, która powinna być równa liczbie klientów do dodania do bazy danych.
Jeśli skorzystasz z innego separatora kolumn niż przecinek, zauważysz że plik podczas mapowania nie rozdziela kolumn. W takim przypadku kliknij Zaawansowane i wybierz odpowiedni separator (tan sam, który ustwiłeś dla swojego pliku). W tym miejscu możesz też ustawić czy system ma pominąć pierwszą linię w pliku zaznaczając lub odznaczając Pomiń nagłówek.
Poniżej tabeli możesz zobaczyć na czerwono informacje, czy coś jeszcze powinno zostać oznaczone podczas mapowania (np. nie możesz pominąć kolumny z adresami mailowymi).
Po zakończeniu mapowania kliknij Dalej.
Krok 4: Tagi (opcjonalny)
Ten krok umożliwia przypisanie tagów do klientów z zaimportowanego pliku. Możesz wybrać istniejące tagi, dodać nowe lub wykonać obie te czynności.
Ta sekcja także uwzględnia ustawienia dostyczące tagów z pierwszego kroku. Jeśli wybrałeś opcję nadpisz to te tagi także nadpiszą te już istniejące już na karcie klienta, jeśli wybierzesz opcję dodaj, to zostaną one dodane jako kolejne przypisane do danego klienta.
Po zakończeniu przypisywania tagów kliknij przycisk Dalej, aby przejść do kolejnego kroku.
Krok 5: Podsumowanie
W tym kroku zobaczysz krótkie podsumowanie wszystkich ustawień, które wybrałeś dla danego importu:
Jeśli coś się nie zgadza możesz kliknąć przycisk Powrót i poprawić ustawienia.
Jeśli wszystko jest w porządku kliknij przycisk Potwierdź ustawienia i rozpocznij import.
Import może trwać od kilku sekund do kilku godzin, w zależności od rozmiaru pliku. Jeśli wszystkie kroki zostały wykonane poprawnie, system wyświetli status “in progress”.
Gdy import zostanie zakończony otrzymasz powiadomienie mailowe.
Instrukcję importu nowych kontaktów do bazy możesz znaleźć również w tym wideo:
To wszystko! Teraz nadszedł czas, aby nawiązać nowe interakcje i zaangażować swoje kontakty :)
Historia importu
Każdy import jest rejestrowany w sekcji Import history, w ustawieniach importu (KLIENCI > IMPORT).
W tabeli Import history zobaczysz następujące informacje:
Import date: dzień i godzina importu
Proszę zauważyć, że lokalizacja (np. Europa/Warszawa) wskazuje strefę czasową
Filename: nazwa importowanego pliku
Status:
Completed – import zakończył się sukcesem
In Progress – import jest w toku lub w kolejce
Canceled – import został anulowany przez użytkownika
Failed – import nie został zakończony z powodu błędów
Rows: liczba wierszy, które zostały przetworzone
Import ID: unikalny kod identyfikujący import w systemie edrone. Jest on wykorzystywany przez dział supportu edrone do rozwiązywania problemów.
Jeśli chcesz przekazać import ID do działu obsługi klienta, kliknij na przycisk copy znajdujący się po prawej stronie tego pola.
Klikając przycisk Dropdown (strzałka w dół na końcu każdego wiersza tabeli z historycznymi importami) rozwija się podsumowanie z informacją jakie dane zostały zaimportowane oraz ile adresów w bazie zostało zaktualizowanych.
Rozwiązywanie problemów
Podczas importowania twojej bazy kontaktów, mogą wystąpić następujące sytuacje:
Użyłeś nieprawidłowego separatora w pliku CSV
Nasz system akceptuje pliki z wartościami oddzielonymi przecinkami, średnikami, spacjami lub tabulatorami. Jeśli napotkałeś ten problem, masz dwie możliwości:
1) spróbuj pobrać bazę kontaktów ze źródła (np. eCommerce platform) wybierając jedną z powyższych opcji jako separator; albo 2) otwórz plik w edytorze arkusza kalkulacyjnego i zapisz go ponownie wybierając odpowiedni separator i właściwe formatowanie (UTF-8)
Pole zawiera niepoprawne wartości
Na przykład, w systemie edrone, pole Status subskrypcji email powinno mieć wartość "0" lub "1". Każda inna wartość taka jak "zapisany" lub "tak" spowoduje pojawienie się błędu. Jeśli tak się stanie, zmień wartość zgodnie z tabelą z Kroku 1.
Rozmiar pliku jest większy, niż 60 MB
Jeżeli twoja baza klientów jest zbyt duża (ponad 60 MB), proszę podziel go na osobne, mniejsze pliki i spróbuj ponownie.
Nazwa pliku posiada znaki specjalne, takie jak kropki
W tym przypadku, baza kontaktów nie zostanie zaimportowana. Usuń wszelkie znaki specjalne z nazwy pliku i spróbuj ponownie.
Plik nie został zapisany z kodowaniem UTF-8
Zapisz plik ponownie z właściwym kodowaniem (Unicode UTF-8) i spróbuj ponownie.
Potrzebujesz dodatkowej pomocy?
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące importowania kontaktów do edrone, skontaktuj się z nami pod adresem: hello@edrone.me.