Como importar uma base de contatos na edrone?

Cadastre seus clientes existentes em seu CRM edrone!

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Escrito por Wioleta Jednaka
Atualizado há mais de uma semana

Uma das primeiras coisas que você deve fazer ao configurar sua conta edrone é importar seu banco de dados de contatos, ou base de contatos.

Provavelmente você já possui um banco de dados de contatos armazenado em sua plataforma de eCommerce, em alguma ferramenta de Marketing que você já utilizou, ou até mesmo em uma simples planilha.

Aqui você pode encontrar informações sobre como preparar o arquivo para importação.

A edrone captura automaticamente os dados de cada visitante do seu website, criando um Perfil de Cliente que é continuamente atualizado.

Continue lendo para saber tudo sobre esse processo, ou clique nos links abaixo para ir direto para a seção que você precisa:


Fazer o download da base que você já tem

Este é o único passo que depende apenas de você mesmo, pois cada plataforma de eCommerce ou ferramenta de Marketing terá uma forma diferente de armazenar e disponibilizar uma base de dados de contactos existente. O importante aqui é que você obtenha uma planilha contendo, pelo menos, uma coluna com endereços de e-mail.

Observe que não há limites para quantos contatos você pode ter em seu banco de dados.


Formatando o arquivo

Pronto, agora é hora de formatar a planilha de forma que ela seja processada corretamente pelo sistema edrone.

Depois que sua planilha estiver organizada, você precisará salvá-la como um arquivo CSV, XLS ou XLSX.

Arquivos CSV

Se você salvar o arquivo como CSV, certifique-se de que os valores no arquivo estejam separados por vírgulas ou ponto e vírgula e use a codificação UTF-8 - se um formato de codificação diferente for detectado, a importação falhará automaticamente. Além disso, não use caracteres especiais, incluindo pontos finais, no nome do arquivo.

NOTA: Evite caracteres como ' (apóstrofe) e " (aspas) pois eles podem gerar problemas na importação.

Abaixo segue uma tabela mostrando os campos obrigatórios e opcionais a serem preenchidos no arquivo CSV e como cada campo deve ser preenchido.

COLUNA

COMO DEVE SER PREENCHIDO

OPCIONAL / OBRIGATÓRIO

E-mail

Endereço de e-mail válido

Obrigatório

Nome

Texto

Opcional

Sobrenome

Texto

Opcional

Telefone

Apenas números

Espaços e códigos de área são aceitos

Opcional

Gênero

M para masculino

F para feminino

RECUSADO para "recusou-se a informar"

DESCONHECIDO para desconhecido

OUTRO para outro

Opcional

Aniversário

AAAA-MM-DD

Opcional

Cidade

Texto

Opcional

País

Texto

Opcional

Idioma

Código ISO 639-1 (2 letras, p. ex. PT para português)

Opcional

Status de inscrição do e-mail

1 para contatos inscritos

0 para não inscritos

Caso este campo esteja vazio, o contato será considerado "desconhecido"

Opcional

Status de inscrição de SMS

1 para contatos inscritos

0 para não inscritos

Caso este campo esteja vazio, o contato será considerado "desconhecido"

Opcional

Data da solicitação de inscrição de e-mail

AAAA-MM-DD

Opcional

Data da confirmação de inscrição de e-mail

AAAA-MM-DD

Opcional

Tags

Texto

Caso o contato tenha mais de uma tag, elas devem ser separadas por vírgula. Espaços são aceitos, mas não exigidos.

Opcional

Arquivos XLS e XLSX

Se você salvar um arquivo como arquivo XLS ou XLSX e decidir importar arquivos em um desses formatos, lembre-se de que NENHUMA coluna ou NENHUMA linha pode ser deixada em branco . Se alguma coluna ou linha for deixada sem preenchimento, você verá um erro e sua importação falhará.


Práticas recomendadas de formatação

  • Coloque nomes e sobrenomes em colunas separadas. Dessa forma, você poderá enviar mensagens personalizadas usando apenas o primeiro nome da pessoa ("Olá, Maria!") em vez do nome completo ("Olá, Maria da Silva Santos!").

  • Exclua todas as colunas que não serão importadas para o seu CRM (por exemplo, endereço completo, RG, CPF).

Tudo certo? Ótimo! Agora só falta fazer o upload do arquivo no sistema edrone!


Fazendo o upload do arquivo na edrone

Para começar, faça login na sua conta edrone e dentro do seu Painel de Controle navegue até CONFIGURAÇÕES > IMPORTAR. Clique no botão IMPORTAR .

Você verá um processo de 5 etapas.

Etapa 1: configurações

Na primeira etapa, ajuste as configurações de importação para status de inscrição e ação para os contatos duplicados e tags(caso haja):

  • Status da inscrição

    • Especifique o status de inscrição para o todo o arquivo

    • Atribuir status de inscrição a partir da coluna do arquivo

    • Não atualizar o status de inscrição (para novos clientes, o status será definido como desconhecido)

  • Duplicados - clientes já existentes no banco de dados

    • Não sobrescrever dados e tags - os dados presentes no sistema não serão substituídos.

    • Sobrescrever - os dados já presentes no sistema, atribuídos aos clientes, serão sobrescritos (substituídos pelos dados do arquivo).

Se você selecionar a opção "Sobrescrever", as seguintes configurações se aplicam apenas às tags:

  • Tag

    • Adicionar tags às já existentes - as tags da importação serão adicionadas ao cliente (não substituirão as já existentes).

    • Sobrescrever todas as tags atribuídos ao cliente - Importante: esta opção substituirá todas as tags presentes do cliente pelas tags selecionados durante a importação. Nenhuma seleção de tag ou um campo vazio nesta coluna no arquivo removerá todas as tags do cliente.

Depois de fazer sua seleção, clique no botão CONTINUAR .

Etapa 2: upload do arquivo

Agora você será solicitado a enviar seu arquivo. Clique em SELECIONE O ARQUIVO e escolha seu arquivo.

NOTE: Não é possível carregar mais de um arquivo por vez.

Conforme mencionado anteriormente, você pode usar os formatos CSV, XLS ou XLSX. Aqui estão suas restrições:

  • Os arquivos CSV devem ter menos de 60 MB

  • Os arquivos XLS devem ter menos de 65.000 linhas e ser menores que 60 MB

  • Os arquivos XLSX devem ter menos de 1.000.000 linhas e ser menores que 60 MB

  • Para arquivos XLS e XLSX, apenas a primeira folha será lida

  • O máximo de caracteres por linha é 1024

NOTE: Se o arquivo não estiver formatado corretamente, a importação falhará. Por favor consulte o tópico sobre formatação.

Depois de escolher o arquivo correto, clique em CONTINUAR .

Etapa 3: mapeamento de campos

Agora você será solicitado para mapear cada coluna em seu arquivo para os campos corretos no sistema edrone. O sistema carregará as primeiras 10 linhas do seu arquivo para ajudá-lo a selecionar os campos corretos.

Selecione nas listas suspensas o campo correto para cada coluna. Se você escolher "Ignorar" , essa coluna não será importada.

Se você selecionar "não atualizar status" na primeira etapa, não poderá selecionar uma coluna com status durante o mapeamento.

Na parte inferior, o sistema exibirá o número total de linhas processadas, que deve ser igual ao número de clientes a adicionar ao banco de dados.

Se você usar um separador de coluna diferente de vírgula, notará que o arquivo não separa as colunas durante o mapeamento. Nesse caso, clique em Mostrar opções avançadas e selecione o separador apropriado (o mesmo que você definiu para o seu arquivo). Aqui você também pode definir se o sistema deve ignorar a primeira linha do arquivo marcando ou desmarcando Pular a primeira linha.

Abaixo da tabela, você pode ver em vermelho se algo mais deve ser marcado durante o mapeamento (por exemplo, você não pode pular a coluna com endereços de e-mail).

Depois de concluir o mapeamento, clique em CONTINUAR .

Etapa 4: tags (opcional)

Nota: Se as tags já foram inseridas na sua planilha de importação, então não precisa selecionar tag nessa etapa, pode clicar no botão continuar e seguir pra próxima etapa.

Caso você selecione uma tag nessa etapa 4, então essa tag será aplicada a todos os clientes que estiverem nessa planilha de importação.

Esta etapa permite atribuir tags aos clientes do arquivo importado. Você pode escolher tags existentes, adicionar novas ou fazer as duas coisas.

Esta seção também leva em consideração as configurações de tags da primeira etapa. Se você escolher a opção de substituição, essas tags também substituirão as já existentes no cadastro do cliente. Se você escolher a opção de adicionar, as tags serão adicionadas e atribuídas ao cliente, somando com as anteriores.

Assim que terminar de atribuir tags, clique em CONTINUAR para a última etapa.

Passo 5: Resumo

Nesta etapa, você verá um breve resumo de todas as configurações selecionadas para a importação:

Se algo estiver errado, você pode clicar no botão Voltar e corrigir as configurações.

Se tudo estiver correto, clique em Confirmar configurações e executar a importação .

A importação pode levar de alguns segundos a várias horas, dependendo do tamanho do arquivo. Se todas as etapas foram concluídas corretamente, o sistema exibirá o status "em andamento".

Assim que a importação for concluída, você receberá uma notificação por e-mail.

É isso! Agora é hora de interagir com todos esses novos contatos :)


Histórico de importação

Todas as importações são registradas na seção Histórico de importação em Configurações de importação (CONFIGURAÇÕES > IMPORTAÇÃO).

Na tabela Histórico de importação, você verá as seguintes informações:

  • Data de importação: Dia e hora da importação

    • Observe que a localização (por exemplo, Europa/Varsóvia) indica o fuso horário

  • Nome do arquivo: o nome do arquivo importado

  • Status:

    • Concluído - a importação foi bem-sucedida

    • Em andamento – a importação está em andamento ou na fila

    • Cancelado – a importação foi cancelada pelo usuário

    • Falhou – a importação não foi concluída devido a erros

  • Linhas: o número de linhas que foram processadas

  • Import ID: código único para identificar a importação dentro do sistema edrone. Isso é usado pela equipe de suporte da edrone para ajudar a resolver problemas.

    • Sempre que houver necessidade de compartilhar o ID de importação com a equipe de suporte da edrone, clique no botão copiar à direita deste campo.

Clicando no botão Dropdown (seta para baixo ao final de cada linha da tabela com importações históricas) abre-se um resumo com informações sobre quais dados foram importados e quantos endereços do banco de dados foram atualizados.


Solução de problemas

Ao importar seu banco de dados de contatos, você pode encontrar as seguintes situações:

  • Você usou um separador inválido no arquivo CSV
    Nosso sistema aceita arquivos com colunas separadas por vírgulas, ponto e vírgula, espaços ou tabulações. Se você encontrou esse problema, tem duas opções: 1) tente baixar o banco de dados de contatos de uma fonte (por exemplo, plataformas de comércio eletrônico) selecionando uma das opções acima como separador de coluna; ou 2) abra o arquivo em um editor de planilha e salve-o novamente selecionando o separador correto para coluna e formatação adequada (UTF-8)

  • O campo inclui um valor inválido.
    Por exemplo, no sistema edrone, o campo Status da assinatura de e-mail deve ter "0" ou "1" como valor. Qualquer outro valor, como "inscrito" ou "sim", gerará um erro. Neste caso, altere o valor de acordo com a tabela da seção de formatação .

  • O tamanho do arquivo é maior que 60 MB
    Se o seu banco de dados de contatos for muito grande (mais de 60 MB), divida-o em arquivos menores separados e tente novamente.

  • O nome do arquivo possui caracteres especiais, como pontos.
    Nesse caso, o banco de dados de contatos não será importado. Remova todos os caracteres especiais do nome do arquivo e tente novamente.

  • O arquivo CSV não foi salvo com codificação UTF-8
    Salve o arquivo novamente com a codificação adequada (Unicode UTF-8) e tente novamente.


Precisa de mais ajuda?

Se você tiver mais dúvidas sobre a importação de contatos para o edrone, não hesite em nos contatar em hello@edrone.me


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