Bez klientów nie ma CRM.

System edrone automatycznie zbiera dane o każdej osobie odwiedzającej stronę, tworząc Profil Klienta, który jest na bieżąco aktualizowany.

Prawdopodobnie posiadasz już bazę kontaktów, przechowywaną na twojej platformie eCommerce, w narzędziu marketingowym, z którego korzystałeś w przeszłości lub nawet w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym.

Dlatego jedną z pierwszych rzeczy, którą musisz zrobić, podczas zakładania konta edrone, jest zaimportowanie posiadanej już bazy kontaktów.

Czytaj dalej aby dowiedzieć się wszystkiego na ten temat lub kliknij w linki poniżej, aby przejść bezpośrednio do pożądanej sekcji:


Pobranie bazy kontaktów, którą już posiadasz

Jest to jedyny krok, który zależy tylko od Ciebie, ponieważ każda platforma eCommerce i różne narzędzia marketingowe będą miały odmienne sposoby przechowywania i udostępniania istniejącej już bazy kontaktów. Ważną rzeczą w tym miejscu jest to, że otrzymasz arkusz kalkulacyjny, zawierający co najmniej kolumnę z adresami email.

Warto zauważyć, że nie ma ograniczeń, co do ilości kontaktów, które możesz posiadać w swojej bazie.

Formatowanie pliku

OK, teraz czas na sformatowanie arkusza kalkulacyjnego tak, by mógł być poprawnie przetworzony przez system edrone.

Kiedy już uporządkujesz swój arkusz kalkulacyjny, będziesz musiał zapisać go jako plik CSV, XLS lub XLSX.

Pliki CSV

Jeśli zapiszesz plik jako CSV, upewnij się, że wartości w pliku są oddzielone przecinkami lub średnikami i użyj kodowania UTF-8 (bez BOM) – jeśli wykryty zostanie inny format kodowania, import automatycznie się nie powiedzie. Nie używaj również znaków specjalnych, w tym kropek, w nazwie pliku.

UWAGA: Unikaj znaków takich jak ‘ (apostrof) i “ (cudzysłów), ponieważ może to stwarzać problemy podczas importu.

Poniżej znajduje się tabela, przedstawiająca obowiązkowe i opcjonalne pola do wypełnienia w pliku CSV oraz sposób wypełniania każdego z nich.

Pole

Jak to wypełnić

OPCJONALNE/
OBOWIĄZKOWE

E-mail

Aktualny adres mailowy

Obowiązkowe

Name (imię)

Tekst

Opcjonalne

Last name (nazwisko)

Tekst

Opcjonalne

Phone number (numer telefonu)

Tylko cyfry

Dopuszczalne są białe przestrzenie

i numery kierunkowe

Opcjonalne

Gender (płeć)

M dla mężczyzn

F dla kobiet

REFUSED w przypadku “odmowy udzielenia informacji”

NIEZNANY

INNY

Opcjonalne

Birth date (data urodzenia)

RRRR-MM-DD

Opcjonalne

City (miasto)

Tekst

Opcjonalne

Country (kraj)

Tekst

Opcjonalne

Language (język)

ISO 639-1 code (2 litery, PL dla polskiego)

Opcjonalne

Email subscription status (status subskrypcji mailowej)

1 dla subskrypcji

0 dla statusu wypisanego (unsubscribed)

Puste pole jest traktowane jako "status nieznany".

Obowiązkowe

SMS subscription status (status subskrypcji SMS)

1 dla subskrypcji

0 dla statusu wypisanego (unsubscribed)

Puste pole jest traktowane jako "status nieznany".

Opcjonalne

Email subscription request date (data zapytania o subskrypcję mailową)

RRRR-MM-DD

Opcjonalne

Email subscription confirmation date (data potwierdzenia subskrypcji mailowej)

RRRR-MM-DD

Opcjonalne

Tags

Tekst

Jeśli kontakt powinien mieć przypisanych kilka tagów, oddziel każdy tag przecinkiem.

Opcjonalne

Pliki XLS i XLSX

Jeśli zapiszesz plik jako XLS lub XLSX i zdecydujesz się na import plików w jednym z tych formatów, musisz pamiętać, że ŻADNA kolumna, ani ŻADEN wiersz nie może pozostać pusty. Jeśli którakolwiek kolumna lub wiersz pozostaną niewypełnione, zobaczysz błąd, a Twój import nie powiedzie się.

Dobre praktyki formatowania bazy danych

  • Wprowadź imię i nazwisko w osobne kolumny. Dzięki temu, będziesz mógł wysyłać spersonalizowane wiadomości, używając tylko imienia danej osoby ("Cześć, Mary!") zamiast pełnego imienia ("Cześć, Mary Ann Smith!").

  • Usuń wszystkie kolumny, które nie będą importowane do twojego CRM (np. adres, numer ubezpieczenia społecznego).

  • Usuń wszystkie duplikaty. Podczas importu nasz system automatycznie wykryje duplikaty maili i zignoruje je, dlatego nie jest to wymagane. Pomaga jednak utrzymać pliki tak lekkie, jak to tylko możliwe.

Wszystko w porządku? Świetnie, teraz teraz potrzebujemy załadować plik do systemu edrone!

Przesyłanie pliku do edrone Workspace

Zaloguj się do twojego Workspace i przejdź do zakładki USTAWIENIA > IMPORT. Kliknij przycisk NEW IMPORT.

Przejdziesz teraz w 5 krokach przez bardzo prosty proces.

Krok 1: Akcje

W pierwszym kroku należy określić cel importu:

  • Dodaj użytkowników – wybierz tę opcję, aby dodać nowych użytkowników, którzy nie istnieją w Twojej bazie danych.

    • Jeśli plik importu zawiera użytkowników, którzy są już w bazie, informacje o nich mogą zostać nadpisane.

  • Zaktualizuj status subskrybentów maila – aktualizacja informacji o istniejących użytkownikach

  • Zaktualizuj status subskrybentów sms – aktualizacja informacji o istniejących użytkownikach

  • Dodaj lub zaktualizuj tagi – aktualizacja informacji o istniejących użytkownikach

  • Aktualizacja niestandardowa – aktualizacja informacji o istniejących użytkownikach. Użyj tej opcji do niestandardowych aktualizacji, takich jak dodawanie dat urodzenia lub aktualizacja numerów telefonów dla istniejących klientów.

UWAGA: Jeśli wybierzesz dowolną opcję oprócz Add users (dodaj użytkowników), a w pliku importu znajdują się nowi klienci, nie zostaną oni dodani do bazy danych kontaktów. Opcje te służą jedynie do aktualizacji istniejących klientów.

W zależności od wybranego celu, wymagane będzie określenie dodatkowych ustawień:

  • Status subskrypcji

  • Duplikaty klientów

    • Ignoruj (nie modyfikuj danych o istniejących klientach)

    • Nadpisz (użyj danych z importowanego pliku do aktualizacji danych klientów)

  • Tagi

    • Dodaj / zaktualizuj (dodaj nowe tagi do całego importowanego pliku i zachowaj istniejące wcześniej tagi)

    • Nadpisz (przypisz tagi do całego importowanego pliku, zastępując wszelkie tagi przypisane wcześniej do istniejących klientów w bazie danych)

Po dokonaniu wyboru należy kliknąć przycisk CONTINUE.

Krok 2: Przesyłanie pliku

Teraz będziesz musiał przesłać swój plik. Kliknij na SELECT FILE TO UPLOAD i wybierz swój plik.

UWAGA: możliwe jest przesłanie więcej, niż jednego pliku w tym samym czasie.

Jak już wcześniej wspominaliśmy, możesz użyć formatów CSV, XLS lub XLSX. Oto ich ograniczenia:

  • Pliki CSV musi być mniejszy niż 60 MB

  • Pliki XLS muszą mieć mniej niż 65,000 wierszy i być mniejsze niż 60 MB

  • Pliki XLSX muszą mieć mniej niż 1,000,000 wierszy i być mniejsze niż 60 MB

  • Dla plików XLS i XLSX tylko pierwszy arkusz zostanie odczytany

  • Maksymalna liczba znaków w wierszu wynosi 1024.

UWAGA: Jeśli wystąpił błąd formatowania, import nie powiedzie się. Proszę zapoznać się z sekcją formatowania w tym artykule lub kliknąć How to format database file przed przesłaniem.

Po wybraniu właściwego pliku, kliknij CONTINUE.

Krok 3: Mapowanie pól

Teraz będziesz musiał zmapować każdą kolumnę w swoim pliku do odpowiednich pól w systemie edrone. System załaduje pierwsze 10 wierszy z Twojego pliku, aby pomóc Ci wybrać właściwe pola.

Wybierz z rozwijanej listy (1) odpowiednie pole dla każdej kolumny. Jeśli wybierzesz opcję “Ignore” (2), kolumna ta nie zostanie zaimportowana.

Na dole (4) system wyświetli całkowitą liczbę przetworzonych wierszy, która powinna być równa liczbie klientów do dodania do bazy danych. Czasami może się zdarzyć, że system błędnie odczyta plik. W takim przypadku należy spróbować to naprawić poprzez kliknięcie przycisku “show advanced” (3). System umożliwi wtedy pominięcie pierwszej linii i/lub wybranie separatora.

Jeśli z procesem mapowania związane są jakieś błędy, zostaną one wyświetlone na dole. Wówczas niemożliwe będzie przejście do następnego kroku.

Po zakończeniu mapowania kliknij CONTINUE.

Krok 4: Tagi (opcjonalny)

Ten krok umożliwia przypisanie tagów do klientów z zaimportowanego pliku. Możesz wybrać istniejące tagi, dodać nowe lub wykonać obie te czynności.

UWAGA: Należy pamiętać, że na jeden Workspace edrone przypada maksymalnie 62 tagi.

Po zakończeniu przypisywania tagów kliknij przycisk CONTINUE, aby przejść do kolejnego kroku.

Krok 5: Podsumowanie

W tym kroku zobaczysz status Twojego importu. Import może trwać od kilku sekund do kilku godzin, w zależności od rozmiaru pliku. Jeśli wszystkie kroki zostały wykonane poprawnie, system wyświetli status “in progress”.

Gdy import zostanie zakończony otrzymasz powiadomienie mailowe.

To wszystko! Teraz nadszedł czas, aby nawiązać nowe interakcje i zaangażować swoje kontakty :)


Historia importu

Każdy import jest rejestrowany w sekcji Import history, w ustawieniach importu (USTAWIENIA > IMPORT).

W tabeli Import history zobaczysz następujące informacje:

  • Import date: dzień i godzina importu

    • Proszę zauważyć, że lokalizacja (np. Europa/Warszawa) wskazuje strefę czasową

  • Filename: nazwa importowanego pliku

  • Status:

    • Completed – import zakończył się sukcesem

    • In Progress – import jest w toku lub w kolejce

    • Canceled – import został anulowany przez użytkownika

    • Failed – import nie został zakończony z powodu błędów

  • Rows: liczba wierszy, które zostały przetworzone

  • Import ID: unikalny kod identyfikujący import w systemie edrone. Jest on wykorzystywany przez dział supportu edrone do rozwiązywania problemów.

    • Jeśli chcesz przekazać import ID do działu obsługi klienta, kliknij na przycisk copy znajdujący się po prawej stronie tego pola.

  • Withdraw: Kliknij ten przycisk, aby cofnąć import. Możesz cofnąć import do 7 dni po przesłaniu pliku. Wszystkie zmiany, nowe wiersze itp. zostaną usunięte.

    • Możliwe jest cofnięcie tylko ostatniego importu. Oznacza to, że jeśli w przeciągu ostatnich 7 dni wykonałeś kilka importów, będziesz mógł cofnąć tylko ostatni z nich.

  • Dropdown: Kliknij ten przycisk, aby zobaczysz dodatkowe szczegóły dotyczące importu.

    • Duplicates – wiersze z mailami, które już istnieją w bazie danych.

    • Added – liczba nowych klientów dodanych do bazy danych.

    • Metadata (metadane)

    • Invalid – liczba niepoprawnych danych, które nie zostały dodane do bazy z powodu błędów (np. kolumna z numerem telefonu zmapowana do pola mail)

    • Updated – liczba zaktualizowanych klientów, którzy już istnieli w bazie danych

    • Deleted – liczba usuniętych klientów (usuniętych poprzez kliknięcie przycisku “delete” w Profilu Klienta).


Rozwiązywanie problemów

Podczas importowania twojej bazy kontaktów, mogą wystąpić następujące sytuacje:

  • Użyłeś nieprawidłowego separatora w pliku CSV
    Nasz system akceptuje pliki z wartościami oddzielonymi przecinkami lub średnikami. Jeśli napotkałeś ten problem, masz dwie możliwości: 1) spróbuj pobrać bazę kontaktów ze źródła (np. eCommerce platform) wybierając przecinki lub średniki jako separatory; albo 2) otwórz plik w edytorze arkusza kalkulacyjnego i zapisz go ponownie, zachowując prawidłowe formatowanie.

  • Pole zawiera niepoprawne wartości
    Na przykład, w systemie edrone, pole Status subskrypcji email powinno mieć wartość "0" lub "1". Każda inna wartość taka jak "zapisany" lub "tak" spowoduje pojawienie się błędu. Jeśli tak się stanie, zmień wartość zgodnie z tabelą z Kroku 1.

  • Rozmiar pliku jest większy, niż 60 MB
    Jeżeli twoja baza klientów jest zbyt duża (ponad 60 MB), proszę podziel go na osobne, mniejsze pliki i spróbuj ponownie.

  • Nazwa pliku posiada znaki specjalne, takie jak kropki
    W tym przypadku, baza kontaktów nie zostanie zaimportowana. Usuń wszelkie znaki specjalne z nazwy pliku i spróbuj ponownie.

  • Plik nie został zapisany z kodowaniem UTF-8
    Zapisz plik ponownie z właściwym kodowaniem (Unicode UTF-8) i spróbuj ponownie.


Potrzebujesz dodatkowej pomocy?

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące importowania kontaktów do edrone, skontaktuj się z nami pod adresem: hello@edrone.me.


Nie znalazłeś tego, czego szukałeś? Sprawdź linki poniżej:

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?