Jedną z pierwszych rzeczy, którą musisz zrobić, podczas zakładania konta edrone, jest zaimportowanie posiadanej już bazy kontaktów.
Prawdopodobnie posiadasz już bazę kontaktów, przechowywaną na twojej platformie eCommerce, w narzędziu marketingowym, z którego korzystałeś w przeszłości lub nawet w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym.
Wyeksportuj obecną bazę klientów i przygotuj ją według poniższego filmu:
System edrone automatycznie zbiera dane o każdej osobie odwiedzającej stronę, tworząc Profil Klienta, który jest na bieżąco aktualizowany.
Czytaj dalej aby dowiedzieć się wszystkiego na ten temat lub kliknij w linki poniżej, aby przejść bezpośrednio do pożądanej sekcji:
Pobranie bazy kontaktów, którą już posiadasz
Jest to jedyny krok, który zależy tylko od Ciebie, ponieważ każda platforma eCommerce i różne narzędzia marketingowe będą miały odmienne sposoby przechowywania i udostępniania istniejącej już bazy kontaktów. Ważną rzeczą w tym miejscu jest to, że otrzymasz arkusz kalkulacyjny, zawierający co najmniej kolumnę z adresami email.
Warto zauważyć, że nie ma ograniczeń, co do ilości kontaktów, które możesz posiadać w swojej bazie.
Formatowanie pliku
OK, teraz czas na sformatowanie arkusza kalkulacyjnego tak, by mógł być poprawnie przetworzony przez system edrone.
Kiedy już uporządkujesz swój arkusz kalkulacyjny, będziesz musiał zapisać go jako plik CSV, XLS lub XLSX.
Pliki CSV
Jeśli zapiszesz plik jako CSV, upewnij się, że wartości w pliku są oddzielone przecinkami lub średnikami i użyj kodowania UTF-8 (bez BOM) – jeśli wykryty zostanie inny format kodowania, import automatycznie się nie powiedzie. Nie używaj również znaków specjalnych, w tym kropek, w nazwie pliku.
UWAGA: Unikaj znaków takich jak ‘ (apostrof) i “ (cudzysłów), ponieważ może to stwarzać problemy podczas importu.
Poniżej znajduje się tabela, przedstawiająca obowiązkowe i opcjonalne pola do wypełnienia w pliku CSV oraz sposób wypełniania każdego z nich.
Pole | Jak to wypełnić | OPCJONALNE/ |
Aktualny adres mailowy | Obowiązkowe | |
Name (imię) | Tekst | Opcjonalne |
Last name (nazwisko) | Tekst | Opcjonalne |
Phone number (numer telefonu) | Tylko cyfry Dopuszczalne są białe przestrzenie
i numery kierunkowe
| Opcjonalne |
Gender (płeć) | M dla mężczyzn
F dla kobiet
REFUSED w przypadku “odmowy udzielenia informacji”
NIEZNANY INNY | Opcjonalne |
Birth date (data urodzenia) | RRRR-MM-DD | Opcjonalne |
City (miasto) | Tekst | Opcjonalne |
Country (kraj) | Tekst | Opcjonalne |
Language (język) | ISO 639-1 code (2 litery, PL dla polskiego) | Opcjonalne |
Email subscription status (status subskrypcji mailowej) | 1, yes, tak, subscribe, active, toggle on, true, sim tych oznaczeń możesz użyć dla statusu zapisanego 0 dla statusu wypisanego (w kolejnym kroku importu możesz wybrać, czy osoby oznaczone wartością zero powinny mieć status zapisany, czy wypisany) Puste pole jest traktowane jako "status nieznany". | Obowiązkowe |
SMS subscription status (status subskrypcji SMS) | 1 dla subskrypcji 0 dla statusu wypisanego (unsubscribed) Puste pole jest traktowane jako "status nieznany". | Opcjonalne |
Email subscription request date (data zapytania o subskrypcję mailową) | RRRR-MM-DD | Opcjonalne |
Email subscription confirmation date (data potwierdzenia subskrypcji mailowej) | RRRR-MM-DD | Opcjonalne |
Tags | Tekst Jeśli kontakt powinien mieć przypisanych kilka tagów, oddziel każdy tag przecinkiem. | Opcjonalne |
Pliki XLS i XLSX
Jeśli zapiszesz plik jako XLS lub XLSX i zdecydujesz się na import plików w jednym z tych formatów, musisz pamiętać, że ŻADNA kolumna, ani ŻADEN wiersz nie może pozostać pusty. Jeśli którakolwiek kolumna lub wiersz pozostaną niewypełnione, zobaczysz błąd, a Twój import nie powiedzie się.
Dobre praktyki formatowania bazy danych
Wprowadź imię i nazwisko w osobne kolumny. Dzięki temu, będziesz mógł wysyłać spersonalizowane wiadomości, używając tylko imienia danej osoby ("Cześć, Mary!") zamiast pełnego imienia ("Cześć, Mary Ann Smith!").
Usuń wszystkie kolumny, które nie będą importowane do twojego CRM (np. adres, numer ubezpieczenia społecznego).
Usuń wszystkie duplikaty. Podczas importu nasz system automatycznie wykryje duplikaty maili i zignoruje je, dlatego nie jest to wymagane. Pomaga jednak utrzymać pliki tak lekkie, jak to tylko możliwe.
Wszystko w porządku? Świetnie, teraz teraz potrzebujemy załadować plik do systemu edrone!
Importowanie pliku do edrone Workspace
Przejdziesz teraz w 4 krokach przez bardzo prosty proces.
Krok 1: PLIK
Teraz będziesz musiał przesłać swój plik. Kliknij na przycisk Wybierz plik do importu i załaduj swój plik:
Jak już wcześniej wspominaliśmy, możesz użyć formatów CSV, XLS lub XLSX. Oto ich ograniczenia:
Pliki CSV musi być mniejszy niż 60 MB
Pliki XLS muszą mieć mniej niż 65,000 wierszy i być mniejsze niż 60 MB
Pliki XLSX muszą mieć mniej niż 1,000,000 wierszy i być mniejsze niż 60 MB
Dla plików XLS i XLSX tylko pierwszy arkusz zostanie odczytany
Maksymalna liczba znaków w wierszu wynosi 1024.
UWAGA: Jeśli plik nie jest poprawnie sformatowany, import nie powiedzie się. Proszę zapoznać się z sekcją formatowania w tym artykule!
Po wybraniu właściwego pliku, kliknij Dalej.
Krok 2: Mapowanie
System automatycznie mapuje odpowiednie pola z twojego pliku:
Możesz jednak zdarzyć się, że automatyczna walidacja mapowania nie powiedzie się bądź chcesz zmienić mapowanie dla danej kolumny. Wtedy wybierz z rozwijanej listy odpowiednie pole dla każdej kolumny:
Jeśli wybierzesz opcję “Ignoruj”, kolumna ta nie zostanie zaimportowana:
Pamiętaj, że zawsze musi zostać zmapowana kolumna z adresem mail bądź numerem telefonu. Jeśli jej nie zmapujesz zobaczysz na dole czerwony komunikat:
Po zakończeniu mapowania kliknij Dalej.
Krok 3: Tagi (opcjonalny)
Ten krok umożliwia przypisanie tagów do klientów z zaimportowanego pliku. Możesz wybrać istniejące tagi bądź dodać nowe:
Pamiętaj również o wyborze odpowiednich ustawień dla tagów w polu - “Jak mają być stosowane tagi?”
Dodaj tagi do już istniejących - tagi z importu zostaną dodane na karcie klienta (nie zastąpią tych, które już istnieją)
Nadpisz tagi klientów - Ważne: ta opcja spowoduje nadpisanie wszystkich tagów obecnych na karcie klienta przez te wybrane podczas importu. Brak wybrania tagu lub puste pole w tej kolumnie w pliku spowoduje usunięcie wszystkich obecnych.
Po zakończeniu przypisywania tagów kliknij przycisk Dalej, aby przejść do kolejnego kroku.
Krok 4: Podsumowanie
W tym kroku wybierz ustawienia statusu subskrypcji dla wszystkich trzech kanałów: SMS, WhatsApp, Email (o ile nie dodałeś kolumny ze statusami subskrypcji do swojego pliku):
Możesz również wybrać opcję nie aktualizuj - inne dane zostaną zaktualizowane, a jeśli w pliku są nowe adresy, to zostanie im przypisany status nieznany:
Następnie potwierdź ustawienia i rozpocznij import:
Import może trwać od kilku sekund do kilku godzin, w zależności od rozmiaru pliku. Jeśli wszystkie kroki zostały wykonane poprawnie, system wyświetli status “in progress”.
Gdy import zostanie zakończony otrzymasz powiadomienie mailowe.
Historia importu
Każdy import jest rejestrowany w sekcji Import history, w ustawieniach importu (KLIENCI > IMPORT).
W tabeli Import history zobaczysz następujące informacje:
Import date: dzień i godzina importu
Proszę zauważyć, że lokalizacja (np. Europa/Warszawa) wskazuje strefę czasową
Filename: nazwa importowanego pliku
Status:
Completed – import zakończył się sukcesem
In Progress – import jest w toku lub w kolejce
Canceled – import został anulowany przez użytkownika
Failed – import nie został zakończony z powodu błędów
Contacts: liczba kontaktów
Klikając przycisk Szczegóły rozwija się podsumowanie z informacją jakie dane zostały zaimportowane oraz ile adresów w bazie zostało zaktualizowanych:
Rozwiązywanie problemów
Podczas importowania twojej bazy kontaktów, mogą wystąpić następujące sytuacje:
Użyłeś nieprawidłowego separatora w pliku CSV
Nasz system akceptuje pliki z wartościami oddzielonymi przecinkami, średnikami, spacjami lub tabulatorami. Jeśli napotkałeś ten problem, masz dwie możliwości:
1) spróbuj pobrać bazę kontaktów ze źródła (np. eCommerce platform) wybierając jedną z powyższych opcji jako separator; albo 2) otwórz plik w edytorze arkusza kalkulacyjnego i zapisz go ponownie wybierając odpowiedni separator i właściwe formatowanie (UTF-8)
Pole zawiera niepoprawne wartości
Na przykład, w systemie edrone, pole Status subskrypcji email powinno mieć wartość "0" lub "1". Każda inna wartość taka jak "zapisany" lub "tak" spowoduje pojawienie się błędu. Jeśli tak się stanie, zmień wartość zgodnie z tabelą z Kroku 1.
Rozmiar pliku jest większy, niż 60 MB
Jeżeli twoja baza klientów jest zbyt duża (ponad 60 MB), proszę podziel go na osobne, mniejsze pliki i spróbuj ponownie.
Nazwa pliku posiada znaki specjalne, takie jak kropki
W tym przypadku, baza kontaktów nie zostanie zaimportowana. Usuń wszelkie znaki specjalne z nazwy pliku i spróbuj ponownie.
Plik nie został zapisany z kodowaniem UTF-8
Zapisz plik ponownie z właściwym kodowaniem (Unicode UTF-8) i spróbuj ponownie.
To wszystko! Teraz nadszedł czas, aby nawiązać nowe interakcje i zaangażować swoje kontakty :)
Potrzebujesz dodatkowej pomocy?
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące importowania kontaktów do edrone, skontaktuj się z nami pod adresem: hello@edrone.me.