Bez klientów nie ma CRM.

System edrone automatycznie zbiera dane o każdej osobie odwiedzającej stronę, tworząc Profil Klienta, który jest na bieżąco aktualizowany.

Prawdopodobnie posiadasz już bazę kontaktów, przechowywaną na twojej platformie eCommerce, w narzędziu marketingowym, z którego korzystałeś w przeszłości lub nawet w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym.

Dlatego jedną z pierwszych rzeczy, którą musisz zrobić, podczas zakładania konta edrone, jest zaimportowanie posiadanej już bazy kontaktów. Proces ten odbywa się w trzech prostych krokach:

  1. Pobieranie bazy kontaktów, którą już posiadasz;

  2. Formatowanie pliku według parametrów edrone;

  3. Załączenie pliku do edrone Workspace.


Krok 1: Pobranie bazy kontaktów, którą już posiadasz

Jest to jedyny krok, który zależy tylko od Ciebie, ponieważ każda platforma eCommerce i różne narzędzia marketingowe będą miały odmienne sposoby przechowywania i udostępniania istniejącej już bazy kontaktów. Ważną rzeczą w tym miejscu jest to, że otrzymasz arkusz kalkulacyjny, zawierający conajmniej kolumnę z adresami email.

Warto zauważyć, że nie ma ograniczeń, co do ilości kontaktów, które możesz posiadać w swojej bazie.

Poniżej znajduje się tabela, przedstawiająca obowiązkowe i opcjonalne pola do przesyłania bazy kontaktów w edrone oraz sposób wypełniania każdego z nich.

Field

HOW TO FILL IT OUT

OPTIONAL / MANDATORY

E-mail

Valid email address

Mandatory

Name

Text

Optional

Last name

Text

Optional

Phone number

Numbers only

Optional

Gender

Text

Optional

Birth date

YYYY-MM-DD

Optional

City

Text

Optional

Country

Text

Optional

Language

ISO 639-1 code (2 letters, EN for english)

Optional

Email subscription status

1 for subscribed
0 for unsubscribed

If this field is left empty, it will be considered "unkown"

Mandatory

SMS subscription status

1 for subscribed
0 for unsubscribed

If this field is left empty, it will be considered "unkown"

Optional

Email subsciption request date

YYYY-MM-DD

Optional

Email subscription confirmation date

YYYY-MM-DD

Optional

Tags

Text
If the contact should have multiple tags assigned, separate each tag with a comma.

Optional

UWAGA: Podczas importu, nasz system automatycznie wykryje duplikaty emaili i zignoruje je. Dlatego nie ma potrzeby filtrowania bazy danych pod kątem duplikatów.

Krok 2: Formatowanie pliku

OK, teraz czas sformatować arkusz kalkulacyjny w taki sposób, aby był on poprawnie przetwarzany przez system edrone.

Po zorganizowaniu arkusza kalkulacyjnego należy zapisać go jako plik CSV. Upewnij się, że wartości w pliku są oddzielone przecinkami i używaj kodowania UTF-8 (bez BOM). Nie używaj także znaków specjalnych, w tym kropek w nazwie pliku.

UWAGA: Unikaj znaków takich jak ' (apostrofy) i " (cudzysłowy), ponieważ mogą one powodować problemy podczas importowania.

Kiedy otworzysz twój plik CSV w notatniku, powinien wyglądać tak, jak poniżej:

Dobre praktyki

  • Wprowadź imię i nazwisko w osobne kolumny. Dzięki temu, będziesz mógł wysyłać spersonalizowane wiadomości, używajac tylko imienia danej osoby ("Cześć, Mary!") zamiast pełnego imienia ("Cześć, Mary Ann Smith!").

  • Usuń wszystkie kolumny, które nie będą importowane do twojego CRM (np. adres, numer ubezpieczenia społecnego).

Wszystko w porządku? Świetnie, teraz przejdźmy do ostatniego kroku!

Krok 3: Prześlik plik do edrone Workspace

Zaloguj się do twojego Workspace i przejdź do zakładki USTAWIENIA > IMPORT. Kliknij przycisk WGRAJ CSV i wybierz twój plik CSV.

Będziesz musiał dopasować kolumny w swoim pliku do pól w systemie edrone:

YOUR FILE

EDRONE SYSTEM

E-mail

EMAIL

Name

FIRST_NAME

Last name

LAST_NAME

Phone number

PHONE

Gender

GENDER

Birth date (YYYY-MM-DD)

BIRTH_DATE (YYYY-MM-DD)

City

CITY

Country

COUNTRY

Language

LANGUAGE

Email subscription status

EMAIL_SUBSCRIPTION_STATUS

SMS subscription status

SMS_SUBSCRIPTION_STATUS

Email subscription request date

EMAIL_SUBSCRIPTION_REQUEST_DATE

Email subscription confirmation date

EMAIL_SUBSCRIPTION_CONFIRMATION_DATE

Tagi

TAGS

UWAGA: Jeśli w eksportowanym pliku nie posiadasz rozdzielenia na imię i nazwisko – i w kolumnie NAME umieszczasz zarówno jedno, jak i i drugie – to powinieneś rozdzielić tekst na kolumny, ponieważ może nie zostać rozpoznany. Aby rozdzielić tekst na kolumny, należy zaznaczyć kolumne z danymi. Następnie na karcie Dane wybrać polecenie Tekst jako kolumny. W dalszej kolejności wybierz opcję Rozdzielony i przejdź dalej. Zobaczysz więcej opcji wyboru tekstu.

Dla każdego obszaru, będziesz mógł wybrać opcję Nadpisz istniejący. To spowoduje, że to pole zostanie zaktualizowane nawet jeśli klient jest już w CRM i posiada informacje z nim związane (np. jeśli klient ma już przypisany numer telefonu do swojego profilu, a ty wybierzesz tę opcję podczas wgrywania bazy kontaktów, z tym samym adresem email i innym numerem telefonu, to ten kontakt zostanie zaktualizowany o nowy numer telefonu, a poprzedni zostanie utracony). Jest to wygodny sposób na aktualizację lub korektę danych wcześniej przypisanych lub pobranych od danego kontaktu.

UWAGA: W przypadku tagów, jesli wybierzesz opcję Nadpisz istniejący, wszystkie tagi przypisane wcześniej do danego kontaktu zostaną usunięte, a uzględnione zostaną tylko tagi z nowego pliku CSV. Jeśli chcesz zachować stare tagi i dodać nowe, zaimportuj plik bez zaznaczania opcji Nadpisz istniejący.

UWAGA: Jeśli w swoim pliku posiadasz więcej, niż jeden tag, powinieneś rozdzielić je przecinkami, nie używając spacji, np. tag1,tag2,tag3.

Po ukończeniu procesu mapowania, będziesz mógł wybrać opcje, dotyczące całego importu:

UWAGA: Opcje, które wybrałeś w tej sekcji nadpiszą informacje z pliku CSV. Dlatego, jeśli wewnątrz pliku CSV, masz kilka kontaktów, oznaczonych jako "wypisany", ale wybrałeś "zapisany" w sekcji Status subskrypcji email, wszystkie kontakty zostaną zaimportowane jako "zapisane".

Inne ustawienia

  • Przywróć usuniętych klientów: wybierz tę opcję jeśli chcesz, aby wcześniej usunięte kontakty zostały "przywrócone" (w tym przypadku, system stworzy nowy profil dla tych kontaktów).

  • Pomiń pierwszy wiersz: wybierz tę opcję, by zingorować pierwszy wiersz arkusza kalkulacyjnego, na przykład dlatego, że zawiera on pola ("IMIĘ", "EMAIL") zamiast informacji kontaktowych.

Status subskrypcji e-mail

W tej sekcji, możesz określić status subskrypcji całej listy, w przypadku gdy jest ona jednorodna (ta sama wartość dla wszystkich kontaktów). W tym przypadku wybierz, czy twoja lista składa się z kontaktów o statusie Zapisany, Wypisany lub Status nieznany.

W tym miejscu możesz także wybrać opcję Nadpisz subskrypcję email. Jest to przydatne w przypadku, gdy w twoim CRM znajdują się kontakty z nieznanym statusem subskrypcji, oznaczone jako "unknown", które są zapisane na twój newsletter, lub przeciwnie - kontakty, które w CRM posiadają status "zapisany", jednak nie jest on już aktualny.


Status subskrypcji SMS

W tej sekcji, obowiązują te same warunki, które zostały opisane w wyżej wspomnianej sekcji Status subskrypcji e-mail, ale w odniesieniu do wiadomości SMS.

Tagi

W przypadku, gdy w twoim pliku CSV nie dodałeś tagów, ale nadal chcesz przypisać je do całej listy kontaktów, po prostu wybierz je z sekcji tagów.

Należy jednak pamiętać, że podczas wgrywania nowych kontaktów, tagi można przypisywać tylko jedną z dwóch metod: albo są one 1) przypisywane wewnątrz pliku CSV; albo 2) wybrane z sekcji Tagi. Jeśli obie metody zostaną użyte jednocześnie, system pokaże komunikat o błędzie i nie zaimportuje bazy kontaktów.

UWAGA: Tagi, które chcesz dodać w tej sekcji powinny być utworzone przed zaimportowaniem pliku CSV. KLIKNIJ TUTAJ, by dowiedzieć się o nich więcej.



Rozwiązywanie problemów

Podczas importowania twojej bazy kontaktów, mogą wystąpić następujące sytuacje:

  • Użyłeś nieprawidłowego separatora w pliku CSV
    Nasz system akceptuje pliki z wartościami oddzielonymi przecinkami lub średnikami. Jeśli napotkałeś ten problem, masz dwie możliwości: 1) spróbuj pobrać bazę kontaktów ze źródła (np. eCommerce platform) wybierając przecinki lub średniki jako separatory; albo 2) otwórz plik w edytorze arkusza kalkulacyjnego i zapisz go ponownie, zachowując prawidłowe formatowanie.

  • Pole zawiera niepoprawne wartości
    Na przykład, w systemie edrone, pole Status subskrypcji email powinno mieć wartość "0" lub "1". Każda inna wartość taka jak "zapisany" lub "tak" spowoduje pojawienie się błędu. Jeśli tak się stanie, zmień wartość zgodnie z tabelą z Kroku 1.

  • Mapujesz kolumnę tagów, ale zawiera ona jeden lub więcej tagów, które nie zostały wcześniej utworzone w systemie. Przed zaimportowaniem bazy kontaktów, utwórz niezbędne tagi. Kliknij tutaj, by dowiedzieć się jak to zrobić.

  • Rozmiar pliku CSV jest większy, niż 20 MB
    Jeżeli twoja baza klientów jest zbyt duża (ponad 20 MB), proszę podziel go na osobne, mniejsze pliki.

  • Nazwa pliku posiada znaki specjalne, takie jak kropki
    W tym przypadku, baza kontaktów nie zostanie zaimportowana. Usuń wszelkie znaki specjalne z nazwy pliku i spróbuj ponownie.

  • Plik nie został zapisany z kodowaniem UTF-8
    Zapisz plik ponownie z właściwym kodowaniem (Unicode UTF-8) i spróbuj ponownie.

  • Plik CSV zawiera pole "tagi", ale zostały one również wybrane z sekcji "tagi"
    W tym przypadku system nie będzie wiedział, którą metodę powinien zastosować. Spróbuj ponownie, używając tylko jednej z tych dwóch metod.


Komunikaty o błędach

Jeśli mimo to import nie powiódł się, możesz sprawdzić komunikat o błędzie wygenerowany przez system. Aby to zrobić kliknij na nazwę pliku:

W tym przypadku problem to "INVALID EMAIL" czyli nieprawidłowa wartość kolumny "e-mail".

Podążając za wytycznymi i przeglądając tabelę z Kroku 1., możemy stwierdzić, że w tym przypadku problemem było użycie cudzysłowu ("). Po jego usunięciu i zaimportowaniu pliku ponownie, problem zostanie rozwiązany.

Lista możliwych komunikatów o błędach:

KOMUNIKAT O BŁĘDZIE

PROBLEM

ROZWIĄZANIE

FIELD TOO LONG

Zbyt obszerna zawartość pola.

Zredukuj zawartość pola lub usuń, gdy jest niepotrzebna.

ERROR EMPTY LINE

W środku pliku znajduje się conajmniej jedna pusta linijka.

Usuń pustą linijkę.

ERROR INVALID TAG

Jeden lub więcej tagów z pliku nie istnieje w twoim CRM.

Stwórz tagi przed zaimportowaniem bazy kontaktów.

ERROR UNTERMINATED QUOTED FIELD AT THE END OF CSV LINE

Jeden wpis zajmuje dwa wiersze.

Użyj tylko jednej linii dla każdego wpisu.

ERROR NOT ENOUGH FIELDS

Podczas mapowania wybrano więcej kolumn, niż jest dostępnych w pliku.

Wybierz tylko te kolumny, które są dostępne w pliku.

ERROR EMPTY FIELD

Puste pole.

Wypełnij pole lub usuń, jeśli nie jest potrzebne.

ERROR NO EMAIL

Plik bez adresu email.

Dodaj adres email do twojego kontaktu.

EXCEPTION

Błąd systemu.

Zgłoś problem do naszego zespołu wsparcia.

Jeżeli, po przejściu przez wszystkie kroki powyższej tabeli, nadal nie jesteś w stanie zaimportować poprawnie twojej bazy kontaktów, kliknij na przycisk POMOC i zgłoś problem do naszego zespołu wsparcia. Twój plik zostanie zapisany na naszym serwerze, a my będziemy mogli Ci pomóc.


Potrzebujesz dodatkowej pomocy?

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące importowania kontaktów do edrone, skontaktuj się z nami pod adresem: hello@edrone.me.


Nie znalazłeś tego, czego szukałeś? Sprawdź linki poniżej:

Czy udało Ci się znaleźć odpowiedź na swoje pytanie?