Una de las primeras cosas que tienes que hacer al crear una cuenta en edrone es importar la base de datos de contactos que ya tienes.
Probablemente ya tengas una base de datos de contactos almacenada en tu plataforma de comercio electrónico, en una herramienta de marketing que hayas usado en el pasado o incluso en una simple hoja de cálculo.
Exporta tu base de clientes actual y prepárala siguiendo el vídeo que te mostramos a continuación:
El sistema de edrone recopila automáticamente datos de cada persona que visita la página, creando un perfil de cliente que se actualiza constantemente.
Sigue leyendo para saberlo todo al respecto o haz clic en los enlaces de abajo para ir directamente a la sección que te interese:
Descarga la base de datos de contactos que ya tienes
Este es el único paso que depende solo de ti, ya que cada plataforma de comercio electrónico y las distintas herramientas de marketing tendrán formas diferentes de almacenar y compartir la base de datos de contactos ya existente. Lo importante aquí es que obtendrás una hoja de cálculo que contenga, como mínimo, una columna con las direcciones de correo electrónico.
Cabe destacar que no hay límites en cuanto al número de contactos que puedes tener en tu base de datos.
Formateo del archivo
Vale, ahora es el momento de formatear la hoja de cálculo para que el sistema de edrone pueda procesarla correctamente.
Una vez que hayas organizado tu hoja de cálculo, tendrás que guardarla como un archivo CSV, XLS o XLSX.
Archivos CSV
Si guardas el archivo como CSV, asegúrate de que los valores del archivo estén separados por comas o punto y coma y utiliza la codificación UTF-8 (sin BOM); si se detecta otro formato de codificación, la importación fallará automáticamente. Tampoco utilices caracteres especiales, incluidos los puntos, en el nombre del archivo.
UWAGA: Unikaj znaków takich jak ‘ (apostrof) i “ (cudzysłów), ponieważ może to stwarzać problemy podczas importu.
A continuación, te mostramos una tabla con los campos obligatorios y opcionales que debes rellenar en el archivo CSV, y cómo completar cada uno de ellos.
Campo | Cómo rellenarlo | OPCIONAL/ |
Correo electrónico | Dirección de correo electrónico actual | Obligatorio |
Nombre | Texto | Opcional |
Apellido | Texto | Opcional |
Número de teléfono | Solo números Se admiten espacios en blanco y los prefijos telefónicos | Opcional |
Género | M para hombres F para mujeres REFUSED en caso de «denegación de información» DESCONOCIDO OTRO | Opcional |
Fecha de nacimiento | AAAA-MM-DD | Opcional |
Ciudad | Texto | Opcional |
País | Texto | Opcional |
Idioma | Código ISO 639-1 (2 letras, PL para polaco) | Opcional |
Estado de la suscripción por correo electrónico | 1 para suscrito 0 para el estado de dado de baja (unsubscribed) Si dejas el campo en blanco, se considera «estado desconocido». | Obligatorio |
Estado de la suscripción por SMS | 1 para suscrito 0 para el estado «dado de baja» (unsubscribed) Si lo dejas en blanco, se considera «estado desconocido». | Opcional |
Fecha de solicitud de suscripción por correo electrónico | AAAA-MM-DD | Opcional |
Fecha de confirmación de la suscripción por correo electrónico | AAAA-MM-DD | Opcional |
Etiquetas | Texto Si el contacto debe tener varias etiquetas asignadas, separa cada etiqueta con una coma. | Opcional |
Archivos XLS y XLSX
Si guardas el archivo como XLS o XLSX y decides importar archivos en uno de estos formatos, debes recordar que NINGUNA columna ni NINGUNA fila puede quedar en blanco. Si alguna columna o fila queda sin rellenar, aparecerá un error y la importación fallará.
Buenas prácticas para formatear la base de datos
Introduce el nombre y los apellidos en columnas separadas. Así podrás enviar mensajes personalizados usando solo el nombre de la persona («¡Hola, Mary!») en lugar del nombre completo («¡Hola, Mary Ann Smith!»).
Elimina todas las columnas que no se vayan a importar a tu CRM (por ejemplo, la dirección o el número de la seguridad social).
Elimina todos los duplicados. Durante la importación, nuestro sistema detectará automáticamente los correos duplicados y los ignorará, por lo que no es necesario hacerlo. Sin embargo, esto ayuda a mantener los archivos lo más ligeros posible.
¿Todo en orden? Genial, ¡ahora solo tenemos que subir el archivo al sistema de edrone!
Importar un archivo a edrone Workspace
Inicia sesión en tu Workspace y ve a la pestaña CONFIGURACIÓN > IMPORTAR. Haz clic en el botón NUEVA IMPORTACIÓN.
Ahora seguirás un proceso muy sencillo en 5 pasos.
Paso 1: Configuración
En el primer paso, debes ajustar la configuración de la importación en cuanto a los estados de las suscripciones y el comportamiento en caso de duplicados:
Estado de la suscripción
Configurar manualmente para toda la importación
Configurar según la columna del archivo
No actualizar: se actualizarán los demás datos y, si hay direcciones nuevas en el archivo, se les asignará el estado «desconocido».
Duplicados de clientes que ya existen en la base de datos
No sobrescribir datos ni etiquetas: los datos que ya están en el sistema no se sobrescribirán
Sobrescribir datos y etiquetas: los datos que ya están en el sistema y asignados a los clientes se sobrescribirán (se sustituirán por los datos del archivo)
Si eliges la opción «Sobrescribir datos y etiquetas», aparecerán a continuación más ajustes relacionados únicamente con las etiquetas:
Etiquetas
Añadir etiquetas a las ya existentes: las etiquetas de la importación se añadirán a la ficha del cliente (no sustituirán a las que ya existen)
Sobrescribir etiquetas de clientes: importante: esta opción sobrescribirá todas las etiquetas presentes en la ficha del cliente por las seleccionadas durante la importación. Si no se selecciona ninguna etiqueta o el campo de esta columna está vacío en el archivo, se eliminarán todas las existentes.
Una vez hayas hecho tu selección, haz clic en el botón Siguiente.
Paso 2: Subir el archivo
Ahora tendrás que subir tu archivo. Haz clic en el botón «Seleccionar archivo para importar»
y sube tu archivo.
Como ya hemos mencionado anteriormente, puedes utilizar los formatos CSV, XLS o XLSX. Estas son sus limitaciones:
Los archivos CSV deben tener menos de 60 MB
Los archivos XLS deben tener menos de 65 000 filas y ser menores de 60 MB
Los archivos XLSX deben tener menos de 1 000 000 de filas y pesar menos de 60 MB
En el caso de los archivos XLS y XLSX, solo se leerá la primera hoja
El número máximo de caracteres por fila es de 1024.
UWAGA: Jeśli plik nie jest poprawnie sformatowany, import nie powiedzie się. Proszę zapoznać się z sekcją formatowania w tym artykule lub kliknąć Jak przygotować plik do importu przed przesłaniem.
Una vez seleccionado el archivo adecuado, haz clic en Siguiente.
Paso 3: Asignación de campos
Ahora tendrás que asignar cada columna de tu archivo a los campos correspondientes en el sistema de edrone. El sistema cargará las primeras 10 filas de tu archivo para ayudarte a seleccionar los campos correctos.
Selecciona en la lista desplegable (1) el campo adecuado para cada columna. Si eliges la opción «Ignorar» (2), esa columna no se importará.
Si en el primer paso eliges la opción «No actualizar estados», durante la asignación no podrás seleccionar columnas con estados.
En la parte inferior, el sistema mostrará el número total de filas procesadas, que debería ser igual al número de clientes que se van a añadir a la base de datos.
Si utilizas un separador de columnas distinto de la coma, verás que el archivo no separa las columnas durante la asignación. En ese caso, haz clic en «Avanzado» y selecciona el separador adecuado (el mismo que has configurado para tu archivo). Aquí también puedes configurar si el sistema debe omitir la primera línea del archivo marcando o desmarcando «Omitir encabezado».
Debajo de la tabla puedes ver en rojo si hay algo más que debas marcar durante la asignación (por ejemplo, no puedes omitir la columna con las direcciones de correo electrónico).
Cuando hayas terminado la asignación, haz clic en «Siguiente».
Paso 4: Etiquetas (opcional)
Este paso te permite asignar etiquetas a los clientes del archivo importado. Puedes elegir etiquetas existentes, añadir nuevas o hacer ambas cosas.
Esta sección también tiene en cuenta la configuración de etiquetas del primer paso. Si has elegido la opción «Sobrescribir», estas etiquetas también sobrescribirán las que ya existen en la ficha del cliente; si eliges la opción «Añadir», se añadirán como nuevas etiquetas asignadas a ese cliente.
Cuando hayas terminado de asignar etiquetas, haz clic en el botón «Siguiente» para pasar al siguiente paso.
Paso 5: Resumen
En este paso verás un breve resumen de todos los ajustes que has seleccionado para esta importación:
Si algo no está bien, puedes hacer clic en el botón «Atrás» y corregir la configuración.
Si todo está bien, haz clic en el botón «Confirmar configuración» y comienza la importación.
La importación puede tardar desde unos segundos hasta varias horas, dependiendo del tamaño del archivo. Si todos los pasos se han realizado correctamente, el sistema mostrará el estado «en curso».
Cuando la importación haya finalizado, recibirás una notificación por correo electrónico.
¡Eso es todo! Ahora es el momento de establecer nuevas interacciones y hacer que tus contactos se involucren :)
Historial de importaciones
Cada importación se registra en la sección Historial de importaciones, en la configuración de importación (CONFIGURACIÓN > IMPORTACIÓN).
En la tabla «Historial de importación» verás la siguiente información:
Fecha de importación: día y hora de la importación
Ten en cuenta que la ubicación (p. ej., Europa/Varsovia) indica la zona horaria
Nombre del archivo: nombre del archivo importado
Estado:
Completado: la importación se ha realizado correctamente
En curso: la importación está en marcha o en cola
Cancelado: el usuario ha cancelado la importación
Failed: la importación no se ha completado debido a errores
Filas: número de filas que se han procesado
ID de importación: código único que identifica la importación en el sistema de edrone. El equipo de soporte de edrone lo usa para resolver problemas.
Si quieres enviar el ID de importación al servicio de atención al cliente, haz clic en el botón «Copiar» que se encuentra a la derecha de este campo.
Al hacer clic en el botón «Dropdown» (la flecha hacia abajo al final de cada fila de la tabla con el historial de importaciones), se despliega un resumen con información sobre qué datos se han importado y cuántas direcciones de la base de datos se han actualizado.
Resolución de problemas
Al importar tu base de datos de contactos, pueden darse las siguientes situaciones:
Has utilizado un separador incorrecto en el archivo CSV
Nuestro sistema acepta archivos con valores separados por comas, punto y coma, espacios o tabulaciones. Si te has encontrado con este problema, tienes dos opciones:
1) intenta descargar la base de datos de contactos desde la fuente (por ejemplo, una plataforma de comercio electrónico) seleccionando una de las opciones anteriores como separador; o 2) abre el archivo en un editor de hojas de cálculo y guárdalo de nuevo seleccionando el separador adecuado y el formato correcto (UTF-8)
El campo contiene valores
incorrectos. Por ejemplo, en el sistema edrone, el campo «Estado de la suscripción por correo electrónico» debe tener el valor «0» o «1». Cualquier otro valor, como «suscrito» o «sí», provocará un error. Si esto ocurre, cambia el valor según la tabla del Paso 1.
El tamaño del archivo supera los 60 MB
. Si tu base de datos de clientes es demasiado grande (más de 60 MB), divídela en varios archivos más pequeños e inténtalo de nuevo.
El nombre del archivo contiene caracteres especiales, como puntos
. En este caso, la base de datos de contactos no se importará. Elimina cualquier carácter especial del nombre del archivo e inténtalo de nuevo.
El archivo no se ha guardado con la codificación UTF-8
. Vuelve a guardar el archivo con la codificación correcta (Unicode UTF-8) e inténtalo de nuevo.
¿Necesitas más ayuda?
Si tienes alguna pregunta sobre cómo importar contactos a edrone, ponte en contacto con nosotros en: hello@edrone.me.