Una de las primeras cosas que necesitas hacer al configurar tu cuenta de edrone es importar la base de contactos que ya tienes.
Es probable que ya tengas una base de contactos guardada en tu plataforma de eCommerce, en alguna herramienta de marketing que usaste antes, o incluso en una hoja de cálculo sencilla.
edrone también recopila automáticamente los datos de cada visitante de tu tienda, creando un Perfil de Cliente que se actualiza todo el tiempo.
Sigue leyendo para conocer todo el proceso, o ve directo a la sección que necesitas:
Descarga la base de contactos que ya tienes
Este paso depende solo de ti, porque cada plataforma de eCommerce y cada herramienta de marketing tiene su propia forma de guardar y exportar contactos. Lo importante es terminar con una hoja de cálculo que tenga, como mínimo, una columna con las direcciones de correo.
No hay límite de cuántos contactos puede tener tu base.
Formato del archivo
Ahora toca dar formato a tu hoja de cálculo para que edrone pueda procesarla correctamente. Cuando la tengas lista, guárdala como CSV, XLS o XLSX.
Archivos CSV
Si guardas el archivo como CSV, asegúrate de que los valores estén separados por comas o punto y coma, y usa codificación UTF-8 (sin BOM) — si el sistema detecta otra codificación, la importación falla automáticamente. Tampoco uses caracteres especiales, incluyendo puntos, en el nombre del archivo.
Nota: evita caracteres como ' (apóstrofo) y " (comillas), porque pueden causar problemas durante la importación.
Campos obligatorios y opcionales del archivo CSV:
Campo | Cómo completarlo | Opcional / Obligatorio |
Correo electrónico | Dirección de correo actual | Obligatorio |
Nombre | Texto | Opcional |
Apellido | Texto | Opcional |
Número de teléfono | Solo números (se aceptan espacios y códigos de país/área) | Opcional |
Género | M para hombres, F para mujeres, REFUSED si la persona prefirió no decir, UNKNOWN, OTHER | Opcional |
Fecha de nacimiento | AAAA-MM-DD | Opcional |
Ciudad | Texto | Opcional |
País | Texto | Opcional |
Estado/Provincia | Texto | Opcional |
Idioma | Código ISO 639-1 (2 letras, por ejemplo ES para español) | Opcional |
Estado de la suscripción de correo | 1, yes, subscribe, active, toggle on o true para el estado "Suscriptores" Los valores negativos, como 0 o no, reciben el estado "Clientes" Los valores explícitos de baja, como unsubscribed, opt-out o wypisany, reciben el estado "Dados de baja" Un campo vacío recibe el estado que elijas en el panel "Configuración de Importación" | Obligatorio |
Estado de la suscripción de SMS | 1 = "Suscriptores", 0 o no = "Clientes", unsubscribed u opt-out = "Dados de baja", vacío = el estado que elijas en el panel "Configuración de Importación" | Opcional |
Fecha de solicitud de suscripción de correo | AAAA-MM-DD | Opcional |
Fecha de confirmación de suscripción de correo | AAAA-MM-DD | Opcional |
Tags | Texto (si quieres asignar varios tags, sepáralos con comas) | Opcional |
Importante: importa solo contactos que dieron un consentimiento de marketing válido (opt-in conforme al RGPD). Importar personas que nunca autorizaron el contacto pone en riesgo tu reputación de envío y la entrega de tus mensajes. Las columnas de estado de suscripción son justo la forma en que le dices a edrone quién dio ese consentimiento.
Archivos XLS y XLSX
Si guardas el archivo como XLS o XLSX, recuerda que ninguna columna ni ninguna fila puede quedar vacía. Si alguna columna o fila no está llena, verás un error y la importación no funcionará.
Buenas prácticas de formato
Coloca el nombre y el apellido en columnas distintas. Así podrás personalizar mensajes usando solo el nombre ("¡Hola, María!") en lugar del nombre completo ("¡Hola, María Fernanda López!").
Elimina las columnas que no quieras importar a tu CRM (dirección completa, número de identificación, etc.).
Elimina duplicados innecesarios si puedes. En el paso de configuración de la importación decides si edrone debe ignorar correos duplicados o sobrescribir los contactos existentes con ellos — quitar duplicados del archivo no es obligatorio, pero ayuda a que el archivo pese menos.
¿Todo listo? Perfecto, ¡ahora subamos el archivo a edrone!
Subir tu archivo al workspace de edrone
Ve a CRM > Importar e inicia una importación. Se abrirá el "Asistente de Importación" con la pregunta "¿Qué quieres hacer con los contactos de tu archivo?" y dos opciones:
"Importar contactos" – agrega contactos nuevos y actualiza los que ya están en tu base. Los pasos de abajo explican esta opción.
"Archivar contactos (sin coste)" – todos los contactos del archivo quedan archivados. Consulta la sección Archivar contactos de un archivo.
Si eliges "Importar contactos", vas a pasar por 2 pasos: subir tu archivo y luego confirmar el mapeo de columnas, las etiquetas y la configuración de la importación en una sola pantalla.
Paso 1: Sube tu archivo
En el bloque "Sube un archivo con contactos", selecciona el archivo que quieres importar. Límites del archivo:
Los archivos CSV deben pesar menos de 60 MB
Los archivos XLS deben tener menos de 65,000 filas y pesar menos de 60 MB
Los archivos XLSX deben tener menos de 1,000,000 de filas y pesar menos de 60 MB
En archivos XLS y XLSX, solo se lee la primera hoja
El máximo de caracteres por fila es 1,024
Importante: si el archivo no tiene el formato correcto, la importación va a fallar. Revisa la sección de formato antes de subirlo.
Cuando seleccionas el archivo, edrone analiza una muestra y te ayuda a mapear las columnas antes de que empiece la importación.
Paso 2: Confirma la importación
Vas a llegar a la pantalla "Confirmar Importación", con el nombre de tu archivo arriba. Un banner azul muestra cuántas filas válidas se encontraron en la muestra que analizó edrone — recuerda, esto describe la muestra, no el archivo completo.
En la sección "Asocia las columnas con los campos correspondientes", revisa la vista previa de tu archivo y asigna un campo de cliente único a cada columna:
Marca la casilla "Omitir primera línea" si tu archivo tiene una fila de encabezado.
Usa el menú "Separador" para elegir cómo están divididas tus columnas (por ejemplo, coma).
En cada columna, usa el menú en la parte superior de la tabla de vista previa para mapearla a un campo del cliente — por ejemplo, Ignorar, Correo, Ciudad o Estado.
Consejo: ahora también puedes mapear directamente una columna de Estado (provincia) — este campo no estaba disponible antes en las importaciones. Si tu archivo tiene datos de estado o provincia, aprovecha para mapear esa columna también.
Necesitas mapear al menos la columna de correo o la de teléfono, o no podrás continuar.
En el panel derecho de la pantalla vas a encontrar dos secciones:
Etiquetas: elige las etiquetas que quieres asignar a los contactos importados. Decide si quieres agregarlas a las etiquetas existentes o reemplazar las existentes — reemplazarlas elimina las etiquetas que ya tenía el contacto, si no seleccionas una para él.
Configuración de Importación: te muestra cuántos contactos de tu archivo ya existen en tu base, para que elijas entre "Sobrescribir contactos existentes" o "Ignorar duplicados". En "Estado de suscripción para contactos con celdas vacías" defines qué estado reciben los contactos con celda vacía en los canales Email, SMS y WhatsApp: "Clientes", "Suscriptores" o "Dados de baja".
Si sobrescribes contactos existentes con "Dados de baja", el asistente te sugiere archivarlos: "¿Quieres que estos contactos dejen de recibir mensajes? Mejor archívalos". Los contactos archivados no reciben mensajes, pero conservan su consentimiento – consulta Archivar contactos de un archivo.
Cuando todo esté listo, haz clic en "Confirmar Importación" para iniciar el proceso.
La importación puede tardar desde unos segundos hasta varias horas, según el tamaño del archivo. Puedes seguir el avance en el historial de importación y te llegará un correo cuando termine.
Archivar contactos de un archivo (sin coste)
¿Quieres conservar contactos en edrone sin enviarles mensajes? En el "Asistente de Importación", elige "Archivar contactos (sin coste)" y sube el archivo con los contactos que quieres archivar.
Todos los contactos del archivo quedan archivados. Los que ya están en tu base se archivan sin cambiar sus datos, y los nuevos se crean directamente archivados.
Antes de empezar, verás un resumen con cuántos contactos se archivarán, incluidos cuántos ya están en tu base. Haz clic en "Confirmar archivado" para iniciar.
En el archivado no hay configuración de estado de suscripción: los contactos nuevos con celda vacía quedan como "Clientes", y los existentes mantienen su estado.
Los contactos archivados no reciben mensajes y no cuentan en tu base facturada hasta que vuelvan a mostrar actividad (como una visita a la tienda, la apertura de un correo o un pedido). Conservan su consentimiento.
Qué pasa después de la importación
Tú decides qué pasa con los duplicados. En el paso de Configuración de la Importación eliges si edrone debe sobrescribir los datos de los contactos existentes o ignorar los duplicados e importar solo los contactos nuevos (aun así, un archivo limpio siempre pesa menos).
Tus contactos aparecen en CRM > Contactos, cada uno con un Perfil de Cliente que edrone mantiene siempre actualizado.
Los contactos y las etiquetas aparecen en pocos minutos. Los segmentos pueden tardar hasta 24 horas en reflejar los contactos nuevos; tenlo en cuenta al planear campañas y automatizaciones (como Carrito Abandonado o Post-Venta).
Quick Win: importa tu base con el estado de consentimiento correcto desde el primer día — tus mensajes de bienvenida y automatizaciones empiezan a funcionar de inmediato para miles de contactos ya conocidos, sin esfuerzo extra.
Historial de importación
Cada importación queda registrada en la tabla "Historial de importación", en la página CRM > Importar. La tabla muestra el nombre del archivo, el estado, el número de contactos, las columnas cargadas, las etiquetas, los cambios de estado y la fecha de importación (el lugar que se muestra, por ejemplo Europe/Warsaw, indica la zona horaria).
Abre los detalles de una importación para ver qué datos se importaron, cuántos contactos de tu base se actualizaron y cuántos contactos se archivaron. Ahí también puedes descargar el archivo que subiste durante 7 días.
Solución de problemas
Usaste el separador equivocado en tu archivo CSV — Nuestro sistema acepta archivos separados por comas, punto y coma, espacios o tabulaciones. Exporta el archivo de nuevo desde el origen eligiendo uno de estos separadores, o ábrelo en un editor de hojas de cálculo y guárdalo de nuevo con el separador correcto y la codificación UTF-8.
Un campo tiene valores inválidos — Por ejemplo, en el campo Estado de la suscripción de correo usa solo los valores de la tabla de la sección de formato (como "1" o "yes" para Suscriptores, "0" o "no" para Clientes y "unsubscribed" u "opt-out" para Dados de baja). Si ves un error, corrige los valores según la tabla.
El archivo pesa más de 60 MB — Divídelo en archivos más pequeños e inténtalo otra vez.
El nombre del archivo tiene caracteres especiales, como puntos — Elimínalos e inténtalo otra vez.
El archivo no se guardó con codificación UTF-8 — Guárdalo de nuevo con la codificación correcta (Unicode UTF-8) e inténtalo otra vez.
¡Listo! Ahora es momento de empezar a interactuar con tus contactos :)
¿Necesitas más ayuda?
Si tienes alguna pregunta adicional sobre la importación de contactos a edrone, no dudes en escribirnos a hello@edrone.me