Sistemul edrone colectează automat date de la fiecare vizitator de pe site-ul tău web, creând un profil de client care este actualizat continuu.
Cu toate acestea, probabil că ai deja o bază de contacte stocată în platforma ta de eCommerce, într-un instrument de marketing pe care l-ai folosit în trecut sau chiar într-un simplu tabel Excel.
De aceea, unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le faci atunci când îți configurezi contul edrone este să imporți această bază de contacte pe care o ai deja.
Exporți baza ta actuală de clienți și pregătește-o conform următorului videoclip:
Descărcarea bazei de contacte pe care o ai deja
Acesta este singurul pas care depinde doar de tine, deoarece fiecare platformă de eCommerce sau instrument de marketing va avea un mod diferit de a stoca și de a furniza o bază de contacte existente. Ceea ce este important aici este să obții un tabel care să conțină cel puțin o coloană cu adrese de e-mail.
De reținut că nu există limite în ceea ce privește numărul de contacte pe care le poți avea în baza de date.
Formatarea fișierului
OK, acum este timpul să formatezi tabelul în așa fel încât informația cuprinsă în el să fie procesată corect de sistemul edrone.
După ce tabelul este organizat, va trebui să-l salvezi ca fișier CSV, XLS sau XLSX.
Fișiere CSV
Dacă salvezi fișierul ca fișier CSV, asigură-te că valorile din fișier sunt separate prin virgule sau punct și virgulă și că folosești codificarea UTF-8 (fără BOM) - dacă este detectat un format de codificare diferit, importul va eșua automat. De asemenea, nu utiliza caractere speciale, inclusiv puncte de pauză, în numele fișierului.
NOTĂ: Evită caractere precum ' (apostrof) și " (ghilimele), deoarece pot crea probleme la import.
Mai jos este un tabel care arată câmpurile obligatorii și opționale care trebuie completate în fișierul CSV și modul în care trebuie completat fiecare câmp.
CÂMP | CUM SE COMPLETEAZĂ | OPȚIONAL / OBLIGATORIU |
O adresă de e-mail validă | Obligatoriu | |
Prenume | Text | Opțional |
Nume de familie | Text | Opțional |
Număr de telefon | Doar numere Spațiile goale și codurile zonale sunt acceptate | Opțional |
Sex | M pentru bărbat F pentru femeie REFUZAT pentru "a refuzat să aleagă" NECUNOSCUT pentru necunoscut ALTE pentru altele | Opțional |
Dată de naștere | YYYY-MM-DD | Opțional |
Oraș | Text | Opțional |
Țară | Text | Opțional |
Limbă | Cod ISO 639-1 (2 litere, ex: EN pentrU engleză) | Opțional |
Status abonare prin e-mail | 1 pentru abonat 0 pentru ne-abonat Dacă acest câmp este lăsat gol, va fi considerat "necunoscut". | Obligatoriu |
Status abonare prin SMS | 1 pentru abonat 0 pentru ne-abonat Dacă acest câmp este lăsat gol, va fi considerat "necunoscut". | Opțional |
Data solicitării de abonare prin e-mail | YYYY-MM-DD | Opțional |
Data confirmării abonării prin e-mail | YYYY-MM-DD | Opțional |
Ethichetare | Text În cazul în care contactului i se atribuie mai multe taguri, separă fiecare tag cu o virgulă. Spațiile sunt acceptate, dar nu sunt obligatorii. | Opțional |
Fișiere XLS și XLSX
Dacă salvezi un fișier în format XLS sau XLSX și decizi să imporți fișiere într-unul din aceste formate, trebuie să ții minte că NICIO coloană sau NICIUN rând nu poate fi lăsat gol. Dacă orice coloană sau rând sunt lăsate necompletate, vei vedea o eroare și importul va eșua.
Bune practici de formatare a bazei de date
Pune numele și prenumele în coloane separate. În acest fel, vei putea trimite mesaje personalizate folosind doar prenumele persoanei ("Bună, Mary!") în loc de numele complet ("Bună, Mary Ann Smith!").
Șterge toate coloanele care nu vor fi importate în CRM (de exemplu adresa, numărul de asigurare socială).
Elimină toate dublurile. În timpul importului, sistemul nostru va detecta automat e-mailurile duplicate și le va ignora, prin urmare, aceasta nu este o cerință. Cu toate acestea, acțiunea ajută la menținerea fișierelor cât mai mici posibil.
Totul e bine? Minunat, acum trebuie doar să încărcăm fișierul în sistemul edrone!
Încărcarea fișierului în Workspace edrone
Pentru a începe, accesează Workspace și mergi la SETĂRI > IMPORT. Dă clic pe butonul IMPORT NOU.
Vei fi întâmpinat de un proces foarte simplu, în 5 pași.
Pasul 1: Acțiuni
În acest prim pas, ți se va cere să precizezi scopul importului tău:
Adaugă utilizatori - selectează această opțiune pentru a adăuga noi utilizatori care nu există în baza de date.
Dacă fișierul de import conține utilizatori care se află deja în baza de date, informațiile despre aceștia pot fi înlocuite.
Actualizarea statutului abonaților de e-mail - actualizarea informațiilor despre utilizatorilor existenți
Actualizarea statutului abonaților SMS - actualizarea informațiilor despre utilizatorii existenți
Adăugarea sau actualizarea tagurilor- actualizarea informațiilor despre utilizatorii existenți
Actualizare personalizată - actualizarea informațiilor despre utilizatorii existenți. Utilizează această opțiune pentru actualizări non-standard, cum ar fi adăugarea de date de naștere sau actualizarea numerelor de telefon pentru clienții existenți.
NOTĂ: Dacă selectezi orice opțiune, cu excepția adăugării de utilizatori, și există clienți noi în fișierul de import, aceștia nu vor fi adăugați la baza de contacte. Aceste opțiuni sunt destinate doar pentru actualizarea clienților existenți.
În funcție de scopul selectat, ți se va cere să stabilești setări suplimentare:
Starea abonamentului
Manual (se aplică la întreaga bază de date importată)
Din fișier (a se vedea secțiunea de formatare)
Clienți duplicați
Ignoră (nu modifică datele despre clienții existenți)
Înlocuiți (utilizează datele din fișierul importat pentru a actualiza datele clienților)
Taguri
Adăugare / actualizare (adaugă taguri noi la întregul fișier importat și păstrează taguri preexistente)
Înlocuiește (atribuie taguri întregului fișier importat, înlocuind orice taguri atribuite anterior clienților existenți în baza de date)
După ce ai făcut alegerea, dă clic pe CONTINUARE.
Pasul 2: Încărcarea fișierului
Acum ți se va cere să încarci fișierul. Dă clic pe SELECTEAZĂ FIȘIERUL PENTRU ÎNCĂRCARE și alege fișierul.
NOTĂ: Nu este posibil să încarci mai mult de un fișier o dată.
După cum am menționat anterior, poți utiliza formatele CSV, XLS sau XLSX. Iată care sunt constrângerile acestora:
Fișierele CSV trebuie să fie mai mici de 60 MB
Fișierele XLS trebuie să aibă mai puțin de 65.000 de rânduri și să fie mai mici de 60 MB.
Fișierele XLSX trebuie să aibă mai puțin de 1.000.000 de rânduri și să fie mai mici de 60 MB.
În cazul fișierelor XLS și XLSX, va fi citită doar prima foaie.
Numărul maxim de caractere pe un rând este de 1024
NOTĂ: În cazul în care există o eroare de formatare, importul va eșua. Te rugăm să consulți secțiunea de formatare din acest articol sau să dai clic pe cum să formezi fișierul bazei de date înainte de a-l încărca.
După ce ai ales fișierul corect, dă clic pe CONTINUARE.
Pasul 3: Maparea câmpurilor
Acum va trebui să asociezi fiecare coloană din fișierul tău cu câmpurile corecte din sistemul edrone. Sistemul va încărca primele 10 rânduri din fișierul tău pentru a te ajuta să selectezi câmpurile corecte.
Selectează din listele derulante (1) câmpul corect pentru fiecare coloană. Dacă alegi "Ignore" (2), coloana respectivă nu va fi importată.
În partea de jos (4), sistemul va afișa numărul total de rânduri procesate, care ar trebui să fie egal cu numărul de clienți care trebuie adăugați în baza de date. Uneori este posibil ca sistemul să citească incorect fișierul. În acest caz, ar trebui să încerci să remediezi situația dând clic pe butonul "show advanced" (3). Sistemul îți va permite apoi să sari peste prima linie și/sau să selectezi separatorul.
În cazul în care există erori asociate cu procesul de cartografiere, acestea vor fi afișate în partea de jos. Nu este posibil să se treacă la etapa următoare dacă sunt afișate erori.
După ce ai terminat cu cartografierea, dă clic pe CONTINUARE.
Pasul 4: Taguri (opțional)
Această etapă îți permite să atribui tagurile clienților din fișierul importat. Ai posibilitatea de a alege taguri existente, de a adăuga altele noi sau ambele.
NOTĂ: Reține că există o limită de 62 de taguri în Workspace edrone.
După ce ai terminat de atribuit taguri, fă clic pe CONTINUARE pentru ultimul pas.
Pasul 5: Rezumat
Acest pas îți va arăta starea importului tău. Importurile pot dura de la câteva secunde până la câteva ore, în funcție de dimensiunea fișierului. Dacă toți pașii au fost parcurși corect, sistemul va afișa starea "în curs de desfășurare".
Odată ce importul este finalizat, vei primi o notificare prin e-mail.
Asta este tot! Acum este timpul să te implici cu toate aceste noi contacte :)
Importuri istorice
Toate importurile sunt înregistrate în secțiunea Importuri istorice din setările de import (SETĂRI > IMPORT).
În tabelul Importuri istorice vei vedea următoarele informații:
Dată import: Ziua și ora importului
Te rugăm să reții că locația (de exemplu, Europa/Varșovia) indică fusul orar.
Nume fișier: denumirea fișierului importat
Status:
Completat - importul a avut succes
În curs de desfășurare - importul este în curs de desfășurare sau în așteptare
Anulat - importul a fost anulat de către utilizator
Eșuat - importul nu a fost finalizat din cauza unor erori
Rânduri: numărul de rânduri care au fost procesate
ID-ul importului: cod unic pentru identificarea importului în cadrul sistemului edrone. Acesta este folosit de support edrone pentru a ajuta la rezolvarea problemelor.
Ori de câte ori este nevoie să partajezi ID-ul de import cu support edrone, dă clic pe butonul de copiere din dreapta acestui câmp.
Retragerea: Dă clic pe acest buton pentru a anula importul. Poți anula importul timp de până la 7 zile după ce fișierul a fost încărcat. Toate modificările, rândurile noi, etc., vor fi eliminate.
Este posibilă doar anularea ultimului import. Aceasta înseamnă că, dacă ai efectuat mai multe importuri în ultimele 7 zile, vei putea anula doar ultimul import.
Dropdown: Dă clic pe acest buton pentru a vedea detalii suplimentare despre import.
Duplicări - rânduri cu e-mailuri care există deja în baza de date
Adăugat - numărul de clienți noi adăugați în baza de date
Metadată
Invalid - numărul de date invalide, care nu au fost adăugate în baza de date din cauza unor erori (de exemplu, o coloană cu un număr de telefon mapat în câmpul de e-mail).
Actualizat - numărul de clienți actualizați care existau deja în baza de date
Șters - numărul de clienți șterși (șterși prin apăsarea butonului "delete" din profilul clientului). Este imposibil să imporți clienții șterși anterior.
Soluționarea problemelor
Atunci când imporți baza de date de contacte, este posibil să te confrunți cu următoarele situații:
Ai folosit un separator invalid în fișierul CSV
Sistemul nostru acceptă numai fișiere cu valori separate prin virgulă sau punct și virgulă. Dacă întâmpini această problemă, ai două opțiuni: 1) încearcă să descarci contactele de la sursa lor (de exemplu, platforma eCommerce) alegând virgule sau punct și virgulă ca separatori; sau 2) deschide fișierul într-un editor de foi de calcul și salvează-l din nou, respectând formatarea corectă.Câmpul include o valoare invalidă
De exemplu, în sistemul edrone, câmpul "Status abonare prin e-mail" ar trebui să aibă ca valoare fie "0", fie "1". Orice altă valoare, cum ar fi "abonat" sau "da", va genera o eroare. În acest caz, modifică valoarea în conformitate cu tabelul din secțiunea de formatare.Dimensiunea fișierului este mai mare de 60 MB
Dacă baza ta de date de contacte este prea mare (peste 60 MB), te rugăm să o împarți în fișiere separate, mai mici și să încerci din nou.Numele fișierului conține caractere speciale, cum ar fi puncte
În acest caz, baza de date de contacte nu va fi importată. Elimină caracterele speciale din numele fișierului și încearcă din nou.Fișierul CSV nu a fost salvat cu codificarea UTF-8
Salvează din nou fișierul cu codificarea corectă (Unicode UTF-8) și încearcă din nou.
Ai nevoie de mai mult ajutor?
Iată un scurt videoclip care explică modul în care funcționează importul de contacte:
Dacă ai întrebări suplimentare cu privire la importul de contacte în edrone, te rugăm să nu eziți să ne contactezi la hello@edrone.me