Jedną z pierwszych rzeczy, którą musisz zrobić, podczas zakładania konta edrone, jest zaimportowanie posiadanej już bazy kontaktów.
Prawdopodobnie posiadasz już bazę kontaktów, przechowywaną na twojej platformie eCommerce, w narzędziu marketingowym, z którego korzystałeś w przeszłości lub nawet w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym.
Wyeksportuj obecną bazę klientów i przygotuj ją zgodnie z instrukcjami poniżej.
System edrone automatycznie zbiera dane o każdej osobie odwiedzającej stronę, tworząc Profil Klienta, który jest na bieżąco aktualizowany.
Czytaj dalej aby dowiedzieć się wszystkiego na ten temat lub kliknij w linki poniżej, aby przejść bezpośrednio do pożądanej sekcji:
Pobranie bazy kontaktów, którą już posiadasz
Jest to jedyny krok, który zależy tylko od Ciebie, ponieważ każda platforma eCommerce i różne narzędzia marketingowe będą miały odmienne sposoby przechowywania i udostępniania istniejącej już bazy kontaktów. Ważną rzeczą w tym miejscu jest to, że otrzymasz arkusz kalkulacyjny, zawierający co najmniej kolumnę z adresami email.
Warto zauważyć, że nie ma ograniczeń, co do ilości kontaktów, które możesz posiadać w swojej bazie.
Formatowanie pliku
OK, teraz czas na sformatowanie arkusza kalkulacyjnego tak, by mógł być poprawnie przetworzony przez system edrone.
Kiedy już uporządkujesz swój arkusz kalkulacyjny, będziesz musiał zapisać go jako plik CSV, XLS lub XLSX.
Pliki CSV
Jeśli zapiszesz plik jako CSV, upewnij się, że wartości w pliku są oddzielone przecinkami lub średnikami i użyj kodowania UTF-8 (bez BOM) – jeśli wykryty zostanie inny format kodowania, import automatycznie się nie powiedzie. Nie używaj również znaków specjalnych, w tym kropek, w nazwie pliku.
UWAGA: Unikaj znaków takich jak ' (apostrof) i " (cudzysłów), ponieważ może to stwarzać problemy podczas importu.
Poniżej znajduje się tabela, przedstawiająca obowiązkowe i opcjonalne pola do wypełnienia w pliku CSV oraz sposób wypełniania każdego z nich.
Pole | Jak to wypełnić | OPCJONALNE/ |
Aktualny adres mailowy | Obowiązkowe | |
Name (imię) | Tekst | Opcjonalne |
Last name (nazwisko) | Tekst | Opcjonalne |
Phone number (numer telefonu) | Tylko cyfry Dopuszczalne są białe przestrzenie i numery kierunkowe | Opcjonalne |
Gender (płeć) | M dla mężczyzn F dla kobiet REFUSED w przypadku "odmowy udzielenia informacji" NIEZNANY INNY | Opcjonalne |
Birth date (data urodzenia) | RRRR-MM-DD | Opcjonalne |
City (miasto) | Tekst | Opcjonalne |
Country (kraj) | Tekst | Opcjonalne |
State (województwo/stan) | Tekst | Opcjonalne |
Language (język) | ISO 639-1 code (2 litery, PL dla polskiego) | Opcjonalne |
Email subscription status (status subskrypcji mailowej) | 1, yes, tak, subscribe, active, toggle on, true, sim tych oznaczeń możesz użyć dla statusu „Subskrybenci” 0, no i inne wartości negatywne oznaczają status „Klienci” unsubscribed, opt-out, wypisany (wyraźna rezygnacja) oznaczają status „Wypisani” Puste pole otrzymuje status wybrany w panelu „Ustawienia importu”. | Obowiązkowe |
SMS subscription status (status subskrypcji SMS) | 1 dla statusu „Subskrybenci” 0, no dla statusu „Klienci” unsubscribed, opt-out, wypisany dla statusu „Wypisani” Puste pole otrzymuje status wybrany w panelu „Ustawienia importu”. | Opcjonalne |
Email subscription request date (data zapytania o subskrypcję mailową) | RRRR-MM-DD | Opcjonalne |
Email subscription confirmation date (data potwierdzenia subskrypcji mailowej) | RRRR-MM-DD | Opcjonalne |
Tags | Tekst Jeśli kontakt powinien mieć przypisanych kilka tagów, oddziel każdy tag przecinkiem. | Opcjonalne |
⚠️ Ważne: importuj tylko kontakty, które wyraziły ważną zgodę marketingową (opt-in zgodny z RODO). Import osób, które nigdy nie zgodziły się na kontakt, naraża Twoją reputację nadawcy i dostarczalność wiadomości. Kolumny ze statusem subskrypcji to właśnie sposób, w jaki informujesz edrone, kto wyraził zgodę.
Pliki XLS i XLSX
Jeśli zapiszesz plik jako XLS lub XLSX i zdecydujesz się na import plików w jednym z tych formatów, musisz pamiętać, że ŻADNA kolumna, ani ŻADEN wiersz nie może pozostać pusty. Jeśli którakolwiek kolumna lub wiersz pozostaną niewypełnione, zobaczysz błąd, a Twój import nie powiedzie się.
Dobre praktyki formatowania bazy danych
Wprowadź imię i nazwisko w osobne kolumny. Dzięki temu, będziesz mógł wysyłać spersonalizowane wiadomości, używając tylko imienia danej osoby ("Cześć, Mary!") zamiast pełnego imienia ("Cześć, Mary Ann Smith!").
Usuń wszystkie kolumny, które nie będą importowane do twojego CRM (np. adres, numer ubezpieczenia społecznego).
Usuń zbędne duplikaty, jeśli to możliwe. W kroku Ustawienia importu sam decydujesz, czy edrone ma zignorować duplikaty e-maili, czy nadpisać nimi istniejące kontakty – usunięcie duplikatów z pliku nie jest więc konieczne, ale pomaga utrzymać plik lekkim.
Wszystko w porządku? Świetnie, teraz potrzebujemy załadować plik do systemu edrone!
Importowanie pliku do edrone Workspace
Przejdź do CRM > Import i kliknij „Importuj kontakty”. Otworzy się „Kreator importu” z pytaniem „Co chcesz zrobić z kontaktami z pliku?” i dwiema opcjami:
„Importuj kontakty” – dodajesz nowe kontakty i aktualizujesz te, które już są w bazie. Ten wariant opisujemy w krokach poniżej.
„Archiwizuj kontakty (bezpłatnie)” – wszystkie kontakty z pliku trafią do archiwum. Szczegóły znajdziesz w sekcji Archiwizacja kontaktów z pliku.
Gdy wybierzesz „Importuj kontakty”, przejdziesz przez 2 kroki: prześlesz plik, a następnie na jednym ekranie potwierdzisz mapowanie kolumn, tagi i ustawienia importu.
Krok 1: Prześlij plik
W bloku „Wgraj plik z kontaktami” kliknij „Wybierz plik do importu”, aby go załadować. Ograniczenia plików:
Pliki CSV muszą być mniejsze niż 60 MB
Pliki XLS muszą mieć mniej niż 65 000 wierszy i być mniejsze niż 60 MB
Pliki XLSX muszą mieć mniej niż 1 000 000 wierszy i być mniejsze niż 60 MB
Dla plików XLS i XLSX tylko pierwszy arkusz zostanie odczytany
Maksymalna liczba znaków w wierszu wynosi 1024
UWAGA: Jeśli plik nie jest poprawnie sformatowany, import nie powiedzie się. Proszę zapoznać się z sekcją formatowania powyżej!
Po wybraniu pliku edrone przeanalizuje jego próbkę i pomoże zmapować kolumny, zanim import się rozpocznie.
Krok 2: Potwierdź import
Zobaczysz ekran „Potwierdź import” z nazwą swojego pliku na górze. Niebieski baner pokaże, ile prawidłowych wierszy znaleziono w próbce analizowanej przez edrone — pamiętaj, że to opisuje próbkę, a nie cały plik.
W sekcji mapowania kolumn sprawdź podgląd pliku i przypisz jedno pole klienta do każdej kolumny:
Zaznacz pole „Pomiń nagłówek”, jeśli twój plik ma wiersz nagłówkowy
Użyj rozwijanej listy "Separator", aby ustawić sposób podziału kolumn (np. przecinek)
Dla każdej kolumny użyj rozwijanej listy na górze tabeli podglądu, aby ją zmapować — np. Ignoruj, Email, City lub State
📌 Wskazówka: teraz możesz zmapować również kolumnę State — wcześniej to pole nie było dostępne do importu. Jeśli twój plik zawiera dane o stanie/województwie, zmapuj je również.
Musisz zmapować przynajmniej kolumnę z adresem email lub numerem telefonu, inaczej nie będziesz mógł kontynuować.
Po prawej stronie ekranu zobaczysz dwa panele:
Tagi: wybierz tagi dla importowanych kontaktów. Zdecyduj, czy dodać je do istniejących tagów, czy zastąpić istniejące tagi — zastąpienie usuwa wszystkie tagi już przypisane do profilu klienta, jeśli nie wybierzesz dla niego żadnego tagu.
Ustawienia importu: pokazuje, ile kontaktów z twojego pliku już istnieje w bazie, dzięki czemu możesz wybrać „Nadpisz istniejące kontakty” albo „Ignoruj duplikaty”. W polu „Status subskrypcji dla kontaktów z pustymi komórkami” ustawisz, jaki status otrzymają kontakty z pustą komórką w kanałach Email, SMS i WhatsApp: „Klienci”, „Subskrybenci” lub „Wypisani”.
Jeśli nadpisujesz istniejące kontakty statusem „Wypisani”, kreator podpowie: „Chcesz, żeby te kontakty nie dostawały wiadomości? Lepiej je zarchiwizuj”. Zarchiwizowane kontakty nie dostają wiadomości, ale zachowują swoje zgody – więcej w sekcji Archiwizacja kontaktów z pliku.
Gdy wszystko wygląda dobrze, kliknij „Potwierdź import”, aby uruchomić import.
Import może trwać od kilku sekund do kilku godzin, w zależności od rozmiaru pliku. Postęp sprawdzisz w historii importu, a po zakończeniu otrzymasz powiadomienie mailowe.
Archiwizacja kontaktów z pliku (bezpłatnie)
Chcesz trzymać kontakty w edrone, ale nie wysyłać im wiadomości? W „Kreatorze importu” wybierz „Archiwizuj kontakty (bezpłatnie)”, a potem w bloku „Wgraj plik z kontaktami do archiwum” kliknij „Wybierz plik do archiwizacji”.
Wszystkie kontakty z pliku trafiają do archiwum. Te, które już są w bazie, są archiwizowane bez zmiany ich danych, a nowe od razu trafiają do archiwum.
Zanim archiwizacja się zacznie, zobaczysz podsumowanie: ile kontaktów zostanie zarchiwizowanych, w tym ile z nich już jest w bazie. Kliknij „Potwierdź archiwizację”, aby ją uruchomić.
W panelu „Ustawienia archiwizacji” nie ustawiasz statusu subskrypcji: nowe kontakty z pustą komórką otrzymują status „Klienci”, a istniejące zachowują swój status.
Zarchiwizowane kontakty nie dostają wiadomości i nie liczą się do rozliczanej bazy, dopóki znów nie wykażą aktywności (np. wizyty w sklepie, otwarcia maila lub zamówienia). Zachowują swoje zgody.
Co dzieje się po imporcie
Ty decydujesz, co dzieje się z duplikatami. W kroku Ustawienia importu wybierasz, czy edrone ma nadpisać dane istniejących kontaktów, czy zignorować duplikaty i zaimportować tylko nowe kontakty (choć schludny plik zawsze jest lżejszy).
Twoje kontakty pojawiają się w CRM > Kontakty, każdy z Profilem Klienta, który edrone na bieżąco aktualizuje.
Kontakty i tagi zobaczysz w ciągu kilku minut. Segmenty mogą potrzebować do 24 godzin, żeby uwzględnić nowe kontakty – weź to pod uwagę, planując kampanie i automatyzacje (takie jak Porzucony koszyk czy Po zakupie).
💡 Quick Win: zaimportuj swoją bazę z poprawnym statusem zgody już pierwszego dnia — Twoje wiadomości powitalne i automatyzacje od razu zaczną pracować dla tysięcy znanych kontaktów, bez dodatkowego wysiłku.
Historia importu
Każdy import jest zapisywany w tabeli „Historia” na stronie CRM > Import. Tabela ma kolumny:
Nazwa pliku: nazwa importowanego pliku
Status: stan importu (np. „Ukończono”)
Kontakty: liczba kontaktów
Wgrane kolumny: kolumny wczytane z pliku
Tagi: tagi przypisane podczas importu
Zmiany statusów: zmiany statusów kontaktów
Data importu: dzień i godzina importu (lokalizacja, np. Europa/Warszawa, wskazuje strefę czasową)
Kliknij „Szczegóły”, aby zobaczyć podsumowanie: jakie dane zostały zaimportowane, ile kontaktów w bazie zostało zaktualizowanych i ile kontaktów zarchiwizowano. Tam możesz też pobrać przesłany plik – jest dostępny przez 7 dni.
Rozwiązywanie problemów
Podczas importowania twojej bazy kontaktów, mogą wystąpić następujące sytuacje:
Użyłeś nieprawidłowego separatora w pliku CSV
Nasz system akceptuje pliki z wartościami oddzielonymi przecinkami, średnikami, spacjami lub tabulatorami. Jeśli napotkałeś ten problem, masz dwie możliwości:
1) spróbuj pobrać bazę kontaktów ze źródła (np. eCommerce platform) wybierając jedną z powyższych opcji jako separator; albo 2) otwórz plik w edytorze arkusza kalkulacyjnego i zapisz go ponownie wybierając odpowiedni separator i właściwe formatowanie (UTF-8)
Pole zawiera niepoprawne wartości
Na przykład w polu Status subskrypcji email używaj tylko wartości z tabeli w sekcji formatowania (np. „1” lub „tak” dla statusu „Subskrybenci”, „0” lub „no” dla „Klienci”, „wypisany” lub „opt-out” dla „Wypisani”). Jeśli pojawi się błąd, popraw wartości zgodnie z tabelą.
Rozmiar pliku jest większy, niż 60 MB
Jeżeli twoja baza klientów jest zbyt duża (ponad 60 MB), proszę podziel go na osobne, mniejsze pliki i spróbuj ponownie.
Nazwa pliku posiada znaki specjalne, takie jak kropki
W tym przypadku, baza kontaktów nie zostanie zaimportowana. Usuń wszelkie znaki specjalne z nazwy pliku i spróbuj ponownie.
Plik nie został zapisany z kodowaniem UTF-8
Zapisz plik ponownie z właściwym kodowaniem (Unicode UTF-8) i spróbuj ponownie.
To wszystko! Teraz nadszedł czas, aby nawiązać nowe interakcje i zaangażować swoje kontakty :)
Potrzebujesz dodatkowej pomocy?
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące importowania kontaktów do edrone, skontaktuj się z nami pod adresem: hello@edrone.me.