Mimo, że od początku obowiązywania RODO w Europie minęły już 4 lata, to jego stosowanie wciąż wywołuje niemałe kontrowersje. Dlatego też jako Edrone, wychodząc naprzeciw Waszym oczekiwaniom, rozpoczynamy cykl rekomendacji, który pomoże Wam nie tylko przypomnieć najważniejsze kwestie, ale wdrożyć zmiany zgodnie z aktualnymi standardami oraz obowiązującym prawem.
W tym dokumencie dowiesz się:
Co to jest polityka prywatności, dlaczego jest ważna oraz dlaczego powinieneś ją pilnie zaktualizować?
Czy korzystając z chata oraz InBox poprawnie opisałeś u siebie podstawę przetwarzania danych osobowych?
Jakie konkretne zmiany wprowadzić, aby być zgodnym z przepisami prawa?
[PRZECZYTAJ REKOMENDACJĘ]
Zaczynamy!
Co to jest Polityka Prywatności?
Najprościej rzecz ujmując: to instrukcja obsługi, w której prostym językiem opisujesz jakie dane, w jakim celu,, na jak długo oraz komu udostępniasz, gdy użytkownik korzysta z Twojego sklepu internetowego. To ważne, aby wszystko było opisane w sposób prosty, a jeżeli możesz to wykorzystaj infografiki. Prościej znaczy lepiej.
Nie ma jednego wzoru polityki prywatności. Bardzo częstym błędem jest to, że po prostu kopiujemy polityki prywatności z innych sklepów 1:1 albo kupujemy “gotowe” dokumenty. Błąd! Nie ma jednej wzorcowej polityki prywatności, którą zastosujemy w każdym sklepie tak samo. Jedni robią to lepiej, inni gorzej. Jakkolwiek istnieją standardowe kwestie, które występują w politykach prywatności większości serwisów internetowych, każdy tak naprawdę powinien być dostosowany do technologii, która za danym serwisem stoi. Z różnych korzystamy przecież narzędzi, na różnych platformach sklepy są budowane. Poświęćmy zatem chwilę, aby pokazać użytkownikom co się dzieje z ich danymi, gdy korzystają z naszych serwisów.
Ok, przejdźmy do konkretów.
Przede wszystkim wskaż w swojej polityce prywatności na jakiej podstawie przetwarzasz dane osobowe. Podstawy są różne od np. zgody wyrażonej przez użytkownika, po umowę z nim zawartą, obowiązek prawny czy uzasadnione Twoje interesy. Temat podstaw omówimy innym razem. Bazując na naszych obserwacjach i doświadczeniach najprawdopodobniej w Twoim serwisie wygląda to tak, że podstawą jest m.in.:
wykonanie przez Ciebie umowy (np. sprzedaż produktu albo świadczenie usługi elektronicznej jaką jest założenie konta w Twoim serwisie);
udzielona przez użytkownika zgoda np. wysyłanie własnych informacji handlowych do potencjalnych klientów, czyli takich, z którymi Ci nic nie łączy. Pamiętaj, że udzielona zgoda zawsze może być odwołana i musisz o tym poinformować!
Twój uzasadniony interes (np. w celu analizy ruchu użytkowników w Twoim serwisie, ale też marketing usług własnych dla pozyskanych klientów, czyli takich, co do zasady, którzy założyli np. konto w Twoim sklepie albo kupili już jakiś produkt).
Jak mogłoby to brzmieć?
Przykład 1:
Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych?
|
Poza podstawą przetwarzania danych osobowych warto też wpisać kto (poza Twoimi pracownikami) ma dostęp do Twoich danych. Takie podmioty nazywamy “procesorami” albo po prostu podmiotami przetwarzającymi. Takim podmiotem jest np. firma realizująca płatności, firmy kurierskie, a także takie firmy jak edrone, które dostarczają Ci narzędzia wspierające proces sprzedaży. Po prostu wskaż je w Polityce Prywatności. Możesz, ale nie musisz z nazwy. Wystarczy jeśli określisz ich role.
Przykład 2:
Kto ma dostęp do Twoich danych osobowych ?
Twoje dane osobowe przekazujemy podmiotom zewnętrznym tylko po to, aby zarządzać zakupami zrobionymi przez Ciebie online. Otrzymują je wyłącznie:
|
Co powinno się znaleźć jeszcze w polityce prywatności dowiesz się z kolejnych wpisów. Będziemy jeszcze nie raz do niej wracać w najbliższym czasie, a to zwłaszcza w kontekście planowanych zmian w 2022 roku związanych z tym co przygotowuje dla nas dostawcy popularnych przeglądarek internetowych w zakresie tzw. ciasteczek (third parties cookies) jak np. Google Privacy Sandbox. Stay tuned!
Chat oraz InBox
Szybkie i sprawne odpowiadanie na zapytania klientów to absolutnie podstawowa kwestia w budowaniu wiarygodności w ich oczach, ale również najprostszy sposób, aby zyskać ich zaufanie i lojalność. Te wartości mamy na względzie dodając kolejne funkcjonalności w systemie Edrone. Responsywność musi jednak iść w parze ze zgodnością z aktualnymi standardami, w tym w zakresie prawa ochrony danych osobowych. Dlatego rekomendujemy Tobie, że jeżeli używasz naszego chata (ale również jeżeli korzystasz z innych autorskich rozwiązań), abyś umożliwił podmiotom danych (tj. Twoim Klientom) podjęcie decyzji i wyrażenie zgody, czy chcą korzystać z chatu i pozwolić Tobie - a w konsekwencji nam - go rozwijać, a tym samym zapewnić jeszcze lepszy poziom obsługi zapytań. Jeżeli korzystasz z usługi chat innego dostawcy, upewnij się, że wspiera on aktualne wytyczne ustawodawcy! Ma to szczególne znaczenie jeśli używasz rozwiązań typu chatboty, które uczą się i poprawiają na podstawie treści zapytań użytkowników.
Jak taka zgoda powinna brzmieć?
Przykład 3
Zgoda
⌧ Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu ulepszenia automatycznego systemu obsługi zapytań przez XXX (np. właściciel Sklepu) na zasadach określonych w Polityce Prywatności [link do przykładu 1]: Pełna treść klauzuli: https://www.xyz.pl/polityka-prywatnosci/)
Rozpocznij czat 💬 |
Jesteśmy zwolennikami, aby treści było jak najmniej, w sytuacji gdy musimy kogoś poprosić o zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Raz, że wymaga tego pośrednio od nas RODO, a dwa, że jest to wówczas bardziej czytelne dla użytkowników. Takie działanie nazywamy warstwową (layered) realizacją obowiązku informacyjnego. Innymi słowy, chodzi o to, że podstawowe informacje są dostępne z chwilą, gdy podmiot danych podejmuje decyzje czy powierzyć komuś swoje dane. Reszta informacji jest umieszczona w polityce prywatności. Dlatego ten dokument jest tak ważny
Jeżeli nie wiesz jak to zrobić samodzielnie, nie wahaj się odezwać do nas. Chętnie pomożemy Twojej organizacji w lepszym wypełnieniu obowiązku ustawowego.
Podsumowanie
Dzisiaj dowiedziałeś się o tym dlaczego dokument polityki prywatności jest ważny, na jakie kwestie powinieneś zwrócić uwagę, a także jak powinien brzmieć tekst zgody, jeżeli ją zbierasz (a w naszej ocenie powinieneś) w przypadku korzystania z chatu/inbox. Kolejnym razem opowiemy Ci, co jeszcze powinno się znaleźć w polityce prywatności, opiszemy Ci zmiany związane z nowym prawem komunikacji elektronicznej.
W razie jakichkolwiek pytań w zakresie RODO pisz śmiało do naszego działu Supportu : hello@edrone.me