Na pewno wiesz już, jak istotną rolę w prowadzeniu efektywnego marketingu sklepu internetowego, który realnie przekłada się na zwiększenie zysków, odgrywa wysyłka skutecznego newslettera. Niestety, nawet najlepiej przygotowany newsletter nie osiągnie swoich celów jeśli nie trafi do dostatecznie dużego grona użytkowników sklepu, dlatego tak ważne jest, żeby bazę użytkowników, będących subskrybentami newslettera budować od samego początku istnienia sklepu.
Wydawać by się mogło, że w budowaniu bazy subskrybentów liczy się tylko liczba zapisanych użytkowników sklepu, w myśl zasady: “im więcej tym lepiej” - niestety, to nie do końca prawda.
Przy budowaniu grupy odbiorców newslettera, musimy pamiętać, że zebrana przez nas baza subskrybentów musi być zgodna z prawem.
W tym artykule opowiemy jak zbudować zgodną z prawem bazę subskrybentów newslettera Twojego sklepu.
Po pierwsze - zgoda
Wysyłając newsletter będziemy przetwarzać dane osobowe użytkowników sklepu i wysyłać im treści o charakterze marketingowym. To wiąże się z obowiązkiem przestrzegania rozporządzenia RODO, ale i innych aktów prawnych takich jak: prawo telekomunikacyjne i ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Jak wskazaliśmy, w artykule : “Bądź zgodny z prawem wdrażając edrone” wysyłając newsletter nie będziemy potrzebować zgody wynikającej z RODO, ponieważ przesłanką legitymującą przez nas przetwarzanie danych osobowych użytkowników będzie - Twój uzasadniony interes polegający na prowadzeniu działań marketingowych w zakresie wysyłki newslettera. Musisz jednak pamiętać, że wysyłka w newsletterze treści o charakterze handlowym może wymagać uzyskania zgód wynikających z pozostałych ustaw.
To, że może się okazać, że Twój newsletter wymaga uzyskania zgód wynikających z 3 różnych aktów prawnych nie znaczy, że w checkboxie zapisu do newslettera musisz umieścić 3 różne formuły zgód - wystarczy jedna dobrze sformułowana zgoda i zastosowanie do zbierania zgód modelu “Double OPT - IN”.
Więcej informacji o warunkach legalnej zgody, modelu “double opt - in” wraz z przykładowymi formułami checkboxów znajdziesz w naszym artykule, tutaj przypomnimy tylko, że aby zgoda na subskrypcję newslettera była prawidłowa:
Użytkownik nie może czuć się zmuszony do zapisu do newslettera - nie możesz wskazać, że zapis do newslettera jest obowiązkowy, stosować w żaden sposób wcześniej uzupełnionych okienek checkboxów w formularzu zgody, ani w żaden sposób “ukrywać zgody” w zapisach regulaminu sklepu;
Użytkownik musi wiedzieć czym jest newsletter w jakim celu będą przetwarzane jego dane, przez kogo, jak długo itd. Oczywiście nie wpisuj tego w formule checkboxa, ale zadbaj o stosowne zapisy w polityce prywatności lub regulaminie newslettera;
Użytkownik musi móc zrezygnować z subskrypcji newslettera newslettera tak łatwo jak się do niego zapisał - nie stosuj żadnych skomplikowanych procedur rezygnacji z subskrypcji.
Co bardzo ważne, RODO nakłada na administratorów danych tzw. obowiązek rozliczalności - w przypadku kontroli UODO, jakichkolwiek roszczeń pochodzących od subskrybentów będziesz musiał wykazać, że dany użytkownik sklepu naprawdę udzielił ważnej zgody na otrzymywanie newslettera. Będziesz mógł łatwiej to udowodnić stosując podwójne potwierdzenie wynikające z przyjęcia modelu Double opt - in, w którym dokładnie odnotowywany jest fakt zapisu i rezygnacji z otrzymywania newslettera.
Po drugie - informacja
Jako administrator danych osobowych użytkownika, masz wobec niego obowiązek informacyjny związany z tym, że będziesz przetwarzał jego dane na potrzeby newslettera. Zakres informacji jakie musi otrzymać użytkownik newslettera określa art. 13 RODO (np. Twoje dane kontaktowe jako administratora danych, w jakim celu przetwarzane będą dane - w celach marketingowych polegających na wysyłce newslettera, komu będą przekazywane dane - np. edrone w celu zrealizowania wysyłki newslettera, jak długo będą przetwarzane dane, czy są przesyłane do państw trzecich, jakie prawa mają subskrybenci newslettera - np. prawo do rezygnacji z subskrypcji newslettera w dowolnym momencie.
Wszystkie te informacje wskaż w swojej polityce prywatności lub oddzielnym dokumencie dotyczącym newslettera.
Zbieraj tylko te dane, których potrzebujesz - minimalizm
Jedną z głównych zasad wynikających z RODO jest zasada minimalizmu przetwarzanych danych - powinniśmy przetwarzać tylko tyle danych ile naprawdę potrzebujemy w myśl “im mniej tym lepiej”. Na potrzeby wysyłki newslettera w większości przypadków wystarczy podanie adresu e-mail.
Nie wykorzystuj danych do innych celów
Użytkownicy dokonując zapisu wyrażają zgodę na otrzymywanie konkretnego newslettera pochodzącego od Ciebie jako administratora - Pamiętaj! Danych użytkowników z bazy zebranej na potrzeby konkretnego newslettera nie możesz wykorzystać w inny sposób np. Do wysyłki newslettera innego z Twoich sklepów internetowych.
Ważne! Odradzamy także wprowadzanie do regulaminu sklepu zapisów dotyczących zastrzeżenia przez Sklep możliwości wysyłania również newslettera innego sklepu tego samego właściciela. Żeby prawidłowo wysłać newsletter innego sklepu będziemy potrzebować odrębnej zgody.
Lead Magnet
W styczniu 2023 roku Polska przyjęła przepisy wdrażające europejską dyrektywę Omnibus. Jedną ze zmian było przyjęcie, że newsletter może stanowić rodzaj umowy o udostępnienie treści cyfrowych, w których użytkownik za konkretne treści płaci nie pieniędzmi, ale swoimi danymi. To wiąże się ze spełnieniem pewnych obowiązków wobec użytkownika, np. poinformowaniu go o treści takiej umowy, w jaki sposób można z niej zrezygnować. Więcej o Lead Magnet pisaliśmy - TUTAJ
Pamiętaj o higienizacji swojej bazy
Regularny audyt baz subskrybentów pozwala nie tylko na zwiększenie efektywności działań marketingowych, ale także na uniknięcie ewentualnych roszczeń subskrybentów.
Dlatego:
regularnie usuwaj z bazy subskrybentów osoby, które zrezygnowały z subskrypcji. Pamiętaj! To nie oznacza, że masz obowiązek usunąć dane klienta - masz powstrzymać się od wysłania mu treści o charakterze marketingowym
sprawdzaj poprawność podanych danych (problem ewentualnych błędów przy zapisie świetnie eliminuje przyjęcie modelu Double opt- in)
Jeśli masz wątpliwości, że Twoja baza została zgromadzona prawidłowo (np. Jeżeli przeszedłeś z modelu single opt - in, na model double opt-in) korzystaj z komunikatów “zachęcających do subskrypcji newslettera”
Nie kupuj gotowych baz danych
Zakupienie gotowej bazy danych to najbardziej poważny ze wszystkich możliwych błędów.
Nie wiesz skąd pochodzą dane, czy została wyrażona jakakolwiek zgoda, ani jaki sposób dane zostały pozyskane. Takie działanie jest nielegalne i może być karane nie tylko na gruncie RODO, ale także przepisów dotyczących ochrony baz danych.
Potrzebujesz dodatkowej pomocy?
Jeśli masz jakiekolwiek dodatkowe pytania dotyczące legalnego budowania bazy subskrybentów, skontaktuj się z nami na hello@edrone.me.