W tym poradniku znajdziesz instrukcje krok po kroku, które pomogą Ci sprawnie przygotować bazę kontaktów. Omówimy:
Jak usuwać niepotrzebne kolumny, by Twoja baza zawierała tylko potrzebne dane, które wykorzystuje nasz system. Więcej informacji o obowiązkowych i opcjonalnych polach do wypełnienia w pliku CSV, znajdziesz tutaj.
Jak dzielić dane na osobne kolumny (np. rozdzielić imiona i nazwiska).
Jak wyszukiwać i usuwać dodatkowe znaki, które mogą utrudniać dalszą obróbkę danych (np. spacje, znaki specjalne).
Jak zmienić format w kolumnie np. dla daty urodzin lub numeru telefonu.
Jakimi sposobami można prosto zaznaczyć wiele wersów/kolumn w pliku.
Jak zapisać plik w formacie CSV, aby wgrać go do edrone.
Postępując zgodnie z poniższymi wskazówkami, zyskasz przejrzysty, uporządkowany plik danych gotowych do zaimportowania ich do systemu edrone.
Przejdźmy więc do działania!😊
Dane zawarte w testowej bazie, która jest przedstawiona na poniższych zdjęciach, to losowo wygenerowane dane za pomocą narzędzia ChatGPT. Nie są to prawdziwe dane fizycznych osób.
Uwaga: Instrukcje w tym artykule zostały przygotowane na podstawie arkuszy Google – łatwo dostępnego i intuicyjnego narzędzia online. Jeśli korzystasz z innego programu, takiego jak Microsoft Excel czy LibreOffice Calc, niektóre opcje mogą wyglądać inaczej lub działać w nieco odmienny sposób. Warto dostosować kroki do możliwości wybranego oprogramowania.
1. Usuwanie zbędnych kolumn w arkuszu
Pokażemy Ci teraz, jak usunąć pojedynczą kolumnę w pliku. Więcej informacji o obowiązkowych i opcjonalnych polach do wypełnienia w pliku CSV, znajdziesz tutaj.
Otwórz swój plik w arkuszu Google.
Zaznacz kolumnę, którą chcesz usunąć:
Kliknij literę na górze kolumny (np. „A”, „B”).
Usuń kolumnę:
Kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczoną kolumnę.
W menu kontekstowym wybierz opcję „Usuń kolumnę”.
4. Gotowe! Kolumna została usunięta.
2. Dzielenie danych w kolumnie (np. Imię i Nazwisko w osobne kolumny)
W tym podpunkcie zobaczysz, jak prosto rozdzielić dane w kolumnie na dwie osobne np. połączone imiona i nazwiska Twoich klientów w pliku wyeksportowanym z Twojej platformy sklepowej. Pamiętaj, że “surowa” baza pobrana z Twojej platformy, musi zostać odpowiednio sformatowana przed wgraniem jej do systemu edrone. Pełną instrukcję dotyczącą formatowania pliku, znajdziesz tutaj.
Otwórz plik w arkuszu Google i zaznacz kolumnę, którą chcesz podzielić.
Przejdź do zakładki „Dane” (u góry ekranu).
W sekcji „Narzędzia danych” kliknij przycisk „Rozdziel tekst do kolumn”.
W oknie kreatora kliknij Separator:
Wybierz separator danych (np. Odstęp (spacja), Przecinek, lub inny znak używany do rozdzielenia danych) i kliknij Enter, aby zapisać Twój wybór.
Dane zostaną rozdzielone na osobne kolumny.
3. Wyszukiwanie i usuwanie dodatkowych znaków w kolumnach
Teraz pokażemy Ci, jak prosto usunąć niepotrzebne spacje, dodatkowe kropki lub inne znaki.
Zaznacz kolumnę z danymi.
Kliknij “Edytuj”, albo CTR+H, aby otworzyć narzędzie „Znajdź i zamień”.
W okienku:
W polu „Znajdź i zamień” wpisz znak, który chcesz usunąć (np. „-” dla pauzy lub „.” dla kropek).
Pozostaw pole „Zamień na” puste.
Kliknij „Zamień wszystko”. Wszystkie wskazane znaki zostaną usunięte.
4. Zmiana formatu danych w kolumnie (numer telefonu lub data urodzenia)
Jeśli chcesz wgrać do systemu edrone takie informacje o swoich klientach, jak ich numery telefonów, lub daty urodzin, to musisz pamiętać o poprawnym formacie w kolumnie dla tych danych. Pełna instrukcja dla pliku znajduje się tutaj.
Zmiana formatu numeru telefonu
Jeśli chcesz sformatować numery telefonów (np. usunąć separatory lub dodać spacje/kreski), wykonaj poniższe kroki:
Zaznacz kolumnę z numerami telefonów:
Kliknij literę kolumny (np. „D”), aby zaznaczyć całą kolumnę.
Przejdź do zakładki „Dane”:
Jeśli dane są w postaci tekstowej (np. z dodatkowymi znakami), przejdź do kroku z „Znajdź i Zamień” (opisany poniżej).
Użyj narzędzia „Znajdź i Zamień”, aby usunąć lub zmodyfikować znaki:
W polu „Znajdź” wpisz znak, który chcesz usunąć (np. „-” , “+” lub „(”).
W polu „Zamień na” dodaj spację (lub zostaw puste, aby usunąć znaki).
Kliknij „Zamień wszystko”.
Po usunięciu znaków specjalnych “-”:
Zmiana formatu daty urodzenia
Jeśli chcesz zmienić format daty (np. DD.MM.RRRR) na wymagany przez nasz system (RRRR-MM-DD), wykonaj poniższe kroki:
Zaznacz kolumnę z datami, które chcesz zmienić
∘ Kliknij nagłówek kolumny (np. „E”), aby zaznaczyć całą kolumnęPrzejdź do zakładki Formatuj > Liczba > Niestandardowa data i godzina
W otwartym oknie wybierz z listy format "RRRR-MM-DD" i kliknij Zastosuj.
Format daty w kolumnie został zmieniony.
5. Proste zaznaczanie wielu wersów bądź kolumn w pliku
Aby zaznaczyć wiele wierszy w pliku, możesz skorzystać z jednej z poniższych metod, w zależności od sytuacji 🙂
Metoda 1: Zaznaczanie przyległych wierszy (obok siebie)
Kliknij numer pierwszego wiersza, który chcesz zaznaczyć (po lewej stronie arkusza, np. „2” dla drugiego wiersza).
Przytrzymaj klawisz Shift na klawiaturze.
Kliknij numer ostatniego wiersza, który chcesz zaznaczyć.
Arkusz automatycznie zaznaczy wszystkie wiersze między pierwszym a ostatnim.
Metoda 2: Zaznaczanie nieprzyległych wierszy (oddzielne wiersze)
Kliknij numer wiersza, który chcesz zaznaczyć jako pierwszy.
Przytrzymaj klawisz Ctrl na klawiaturze.
Klikaj kolejne numery wierszy, które chcesz zaznaczyć.
Wiersze mogą być rozproszone w różnych częściach arkusza.
Metoda 3: Zaznaczanie wszystkich wierszy w arkuszu
Kliknij prostokąt w lewym górnym rogu arkusza (znajduje się nad numerem „1” i obok litery „A”).
Spowoduje to zaznaczenie całego arkusza, w tym wszystkich wierszy i kolumn.
Metoda 4: Zaznaczanie wierszy za pomocą klawiatury
Przejdź do pierwszego wiersza, który chcesz zaznaczyć, korzystając ze strzałek na klawiaturze.
Przytrzymaj klawisz Shift, a następnie używaj strzałek w dół lub w górę, aby zaznaczyć kolejne wiersze.
Te metody działają zarówno dla małych, jak i dużych zakresów danych.
6. Zapisywanie pliku w formacie CSV
Kiedy już uporządkujesz swój arkusz kalkulacyjny, będziesz musiał zapisać go jako plik w formacie .csv, .xls lub .xlsx. Tylko te formaty plików są przez nas obsługiwane.
Jeżeli zapiszesz plik, jako CSV (rekomendowany przez nas format) upewnij się, że kolumny pliku są oddzielone średnikami (ewentualnie przecinkami) i upewnij się, że plik jest zapisany w systemie kodowania UTF-8. Nie używaj również znaków specjalnych (np. kropek) w nazwie pliku. Pełna instrukcja przygotowania bazy znajduje się tutaj.
Otwórz swój plik w arkuszach Google
Kliknij Plik → Pobierz -> Comma Separated Values.
Gotowe! Twój plik został zapisany, jako plik CSV.
To już wszystkie nasze tipy dla podstawowych operacji w narzędziu Arkusze Google, abyś mógł/a łatwo i sprawnie przygotować odpowiedni plik do importu pliku bazy do edrone. Powodzenia!
Potrzebujesz dodatkowej pomocy?
Jeśli masz jakiekolwiek dodatkowe pytania dotyczące importu bazy do edrone, skontaktuj się z nami poprzez chat lub na hello@edrone.me