Jeżeli posiadasz bazę adresów email możesz zaimportować ją do edrone.

Jak przygotować plik z bazą?

Kluczowe jest, by był to plik tekstowy CSV, a informacje w nim oddzielone były przecinkami. Po otwarciu w notatniku plik powinien wyglądać w ten sposób:

Przy zapisie powinniśmy pamiętać o odpowiednim formatowaniu czyli UTF-8 (bez BOM). Unikaj znaków takich jak ' czy ".

Jak sprawdzić czy baza ma poprawne kodowanie UTF-8

Otwórz plik w OpenOffice Calc 

Otwarcie pliku -> Zapisz jako 

Zaznaczenie opcji : Edytuj ustawienia filtru 

Wtedy pojawia się faktyczny format kodowania 

 Z listy należy wybrać Unicode UTF-8.

Wgrywanie bazy.

Jeżeli plik jest przygotowany poprawnie przejdź do sekcji USTAWIENIA, następnie IMPORT i wciśnij WGRAJ CSV.

Wybierz plik CSV z dysku. Będziesz mieć następnie możliwość przypisania konkretnych pól z pliku do odpowiedniego rodzaju informacji.
Dopasuj odpowiadającą Ci opcję dla każdej z nich. Każda wybrana kolumna jest mapowana - wybieramy informacje których potrzebujemy w mailu: np. imię, język, email, opcjonalnie tag (jeśli jest wcześniej dodany do systemu).

Dla każdego pola możesz zaznaczyć opcję "nadpisz istniejący". W ten sposób informacje z tej kolumny będą zaktualizowane (użyj, gdy poprzedni import posiadał błędne dane, które chcesz poprawić, bądź nie było ich wcale - na przykład numer telefonu).

Po zakończeniu mapowania możesz wybrać opcje dotyczące całego importu:

Z lewej strony możesz wybrać status dla całej bazy (jeżeli jest jednorodna).
Z prawej możesz "nadpisać istniejący status subskrypcji" (jeżeli obecni klienci w edrone mają status "unknown", a wyrazili już zgodę na newsletter, bądź odwrotnie, gdy już wcześniej się wypisali i nie powinni otrzymywać żadnych treści).
"Pominięcie pierwszego wiersza" - należy zaznaczyć, gdy są tam nazwy kolumn, a nie informacje na temat klientów.

Dodatkowe informacje:

  • Baza z niejednorodnym statusem subskrypcji:

Ważne jest, żeby wpisy w bazie miały aktualny status subskrypcji. Jeżeli baza nie jest jednorodna pod tym względem możemy zaimportować ją z odpowiednim statusem w odpowiedniej kolumnie pliku, gdzie:
1 - oznacza zapisany
0 - oznacza wypisany 


Wybranie opcji "Neguj" automatycznie zmieni odczytywanie ( 1 - wypisany, 0 - zapisany).

brak wartości - oznacza status nieznany i z takim wpis będzie zaimportowany. Są to klienci sklepu, którzy nie są zapisani do newslettera (nie wyrazili zgody na otrzymywanie treści marketingowych).


Należy uważać również na oznaczenia statusów i mieć na uwadze, że platforma sklepowa z której baza została wyeksportowana może oznaczać je w inny sposób.

  • Pamiętaj, że podczas importu system sam wykrywa powielone adresy email i dodaje pierwszy z nich. Nie ma więc potrzeby filtrowania bazy pod tym kątem.
  • Tagi, które dodajemy do wpisów powinny wcześniej być zapisane w systemie. (Klienci -> Tagged -> Dodaj). Jeżeli jeden klient posiada kilka tagów powinny być one podane w jednej, odpowiedniej kolumnie (tagi), po przecinku.
    Uwaga: Jeżeli przy kolumnie z tagiem wybierzesz "Nadpisz istniejący" wtedy tag który był dodany do użytkownika zostanie nadpisany nowym. Aby nie kasować tagów, a tylko je dodawać należy wgrywać bazę z odznaczoną tą opcją.
  • Problemy

Mogą pojawić się przy wgrywaniu bazy gdy:

  • Mamy niewłaściwy separator w pliku CSV - akceptujemy bazy oddzielone przecinkami lub średnikami. Należy wtedy wyeksportować bazę z platformy sklepowej jeszcze raz oddzielając odpowiednim znakiem. Jeżeli platforma sklepowa nie ma takiej opcji - otwieramy plik w excelu (lub innym programie do edycji) i w ustawieniach eksportu wybieramy plik oddzielony przecinkami (csv).
  • W polu znajduje się nieakceptowana wartość - np. status subskrypcji oznacza się w edrone “0” bądź “1” - dlatego każda inna wartość, np “Subskrypcje” będzie powodowała błąd. Należy wtedy zmienić statusy zgodnie z oznaczeniami edrone.
  • Tag nie jest uprzednio dodany do systemu a mapujemy kolumnę z tagami. 
  • Chcesz do użytkownika wiele Tag-ów do jednego użytkownika a zapisuje się jedynie pierwszy.  Aby zrobić to poprawnie - dodaj jedną kolumnę z napisem "TAG" a następnie przedziel wartości średnikiem. 
  • Plik ma więcej niż 20 MB (jeżeli przewyższa ten rozmiar należy bazę rozdzielić na kilka plików.)
  • Nazwa pliku zawiera kropki - baza nie zostanie zaimportowana.
  • Plik nie jest zapisany w kodowaniu UTF-8 - należy przekonwertować go do tego formatu (korzystając np. z darmowych programów Open Office, Sublime lub Notepad++ umożliwiających zmianę kodowania) używając opcji "zapisz jako" + wybranie odpowiedniego kodowania (Unicode UTF - 8).
  • Wybierana jest jednocześnie opcja mapowania tagu z pliku jak i nadawany tag dla całej bazy. System nie wie wtedy, który tag ma nadać użytkownikowi. Należy korzystać wyłącznie z jednej z tych opcji

Aby zachować dobrą higienę bazy:

  1. Imię i nazwisko umieścić należy w osobnych kolumnach
  2. Usunąć nieużywane kolumny - np. z adresem

Jeżeli mimo to import nie powiódł się możesz sprawdzić jakie błędy wykrył system klikając na nazwę swojej bazy:

W tym przypadku problem to "INVALID EMAIL" czyli nieprawidłowa wartość kolumny "e-mail" - błędem jest użycie znaków ".


Inne błędy, które mogą się pojawić:

FIELD TOO LONG - za długie wypełnienie komórki
ERROR EMPTY LINE - pusta linia
ERROR INVALID TAG - nieistniejący w systemie tag
ERROR UNTERMINATED QUOTED FIELD AT THE END OF CSV LINE - jeden wpis zajmuje dwie linie
ERROR NOT ENOUGH FIELDS  - przy mapowaniu zostało wybranych więcej kolumn niż istnieje w pliku    
UNHANDLED PARSE EXCEPTION - błąd po naszej stronie, który musisz zgłosić do Supportu.                                                
ERROR EMPTY FIELD - puste pole                                          
ERROR NO EMAIL - brak adresu mailowego

 
Jeżeli po wyeliminowaniu powyższych przyczyn - nie jesteś w stanie prawidłowo zaimportować bazy, skorzystaj z przycisku POMOC i zgłoś ten fakt do supportu (hello@edrone.me).
Baza zostanie wtedy zapisana na serwerze, a my będziemy w stanie Ci pomóc.

Did this answer your question?